Questões de Arquivologia - Digitalização de Documentos para Concurso

a digitalização é largamente aplicada aos arquivos e faz uso dos documentos escaneados para efeito de prova administrativa e/ou jurídica.

documentos digitalizados são aqueles produzidos, tramitados e armazenados em meio eletrônico.

o GED é uma técnica de digitalização que utiliza um hardware e um software para gerenciar documentos eletronicamente, permitindo após o processo de digitalização a eliminação imediata dos originais em papel para economia de espaço físico nos arquivos institucionais.

o workflow tem como característica principal identificação da localização do documento na instituição para aplicação de sua destinação final.

o Gerenciamento de Documentos Eletrônicos não necessita da adoção de um software específico para realizar suas atividades.

os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados poderão ser eliminados antes de serem arquivados.

documentos digitalizados são aqueles produzidos, tramitados e armazenados em meio eletrônico.

a digitalização é largamente aplicada aos arquivos e faz uso dos documentos escaneados para efeito de prova administrativa e/ou jurídica.

o GED é uma técnica de digitalização que utiliza um hardware e um software para gerenciar documentos eletronicamente, permitindo após o processo de digitalização a eliminação imediata dos originais em papel para economia de espaço físico nos arquivos institucionais.

a digitalização de documentos adota as mesmas técnicas e procedimentos de um sistema de gestão documental aplicado aos documentos convencionais.

Os documentos, em sua totalidade, podem ser, de acordo com a legislação em vigor, eliminados após cinco anos.

A função arquivística que trata dessa questão é a descrição, fundamentada por uma norma internacional.

A digitalização de todos os documentos e a eliminação dos originais estão entre as principais soluções apontadas pelas instituições arquivísticas brasileiras.

Os documentos eliminados devem ser aqueles desprovidos de valor secundário.

O instrumento para a avaliação dos documentos quanto aos seus prazos de guarda e destinação final é o código de classificação de documentos.

adotar sistemas de normalização e organização do sistema de gerenciamento de documentos, com base na concepção de arquivo total e nos princípios de responsabilidade, privacidade, segurança e acessibilidade à informação.

armazenar, mesmo que indiscriminadamente, documentos produzidos, pelo reduzido risco de se perder registros e informações de valor permanente ou de relevância para a administração, além da facilidade de recuperá- los, se for necessário.

manter os controles de movimentação de documentos inalterados por longo período de tempo, pois é desnecessária a atualização da metodologia adotada e é oneroso o acompanhamento de todos os documentos que tramitam diariamente.

adotar sistemas de digitalização de todos os documentos produzidos na organização como a única estratégia de uso inteligente de economia de espaço físico e redução de custos operacionais.

adotar medidas de preservação que resultem no total isolamento de um documento, para evitar que haja qualquer intervenção humana ou ambiental que provoque qualquer deterioração e alteração no seu ciclo de vida.