Questões de Arquivologia - Documentos Digitais / Eletrônicos para Concurso
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No que diz respeito às tipologias documentais e aos suportes físicos, julgue o item seguinte.
Os documentos digitais podem ser criados por meio de um software específico e por meio da digitalização, mas não por intermédio de sistemas gerenciadores de bancos de dados.
As assinaturas eletrônicas são os meios ideais para livrar- -se da burocracia e ganhar agilidade. A Lei no 14.063, de 23 de setembro de 2020, define três tipos de assinatura eletrônica que caracterizam o nível de confiança sobre a identidade e a manifestação de vontade de seu titular. Dentre essas assinaturas, uma possui nível mais elevado de confiabilidade a partir de suas normas, de seus padrões e de seus procedimentos específicos.
Essa assinatura eletrônica é a
Os documentos digitais, tais como a fotografia digital, a base de dados e a planilha de cálculo, podem apresentar-se de algumas formas.
Eles são considerados, respectivamente, documentos digitais
O arquivamento de documentos é importante para a organização e para a segurança das informações. Considerando a importância do arquivo para as organizações, julgue o item.
Os metadados são muito importantes para a
recuperação de documentos arquivísticos digitais.
Os metadados de integridade fornecem
informações para apoiar o armazenamento, bem
como a estrutura interna de documentos
complexos.
Considerando as noções de arquivologia, julgue o item a seguir.
A criação de documentos em meio digital deve
privilegiar o uso de formatos de arquivos padronizados,
com o objetivo de garantir acesso durante um
longo prazo.
Analise as afirmativas a seguir e assinale V para a verdadeira e F para a falsa.
( ) Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.
( ) A digitalização é largamente aplicada nos arquivos e faz uso dos documentos escaneados para efeito de prova administrativa.
( ) Documentos digitalizados são aqueles produzidos, tramitados e armazenados em meio eletrônico.
As afirmativas são, respectivamente,
A operação de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos documentos convencionais porque nesses últimos o arquivamento é ao mesmo tempo uma operação lógica e física. No documento digital, suporte e conteúdo são entidades separadas. Como ele é constituído por um objeto físico (suporte), lógico (software e formato) e conceituai {apresentação), a operação de arquivar significa armazenar o objeto digital, mantendo a sua identificação única e os ponteiros para outros objetos digitais.
O órgão ou entidade deve controlar quem está autorizado a ter acesso aos documentos arquivados e em que circunstâncias o acesso é permitido, dado que os documentos podem conter informação pessoal, comercial ou operacionalmente sensível. O sistema deve ser capaz de recuperar qualquer documento, em qualquer tempo e de apresentá-lo com a mesma forma que tinha no momento da sua criação. A essa qualidade damos o nome de:
Lopes (2009) afirma que a gestão integrada à microfilmagem e à digitalização necessita de planejamento arquivístico global da instituição.
Basenado-se no exerto acima, analise as afirmativas abaixo:
I- O microfilme, apesar de tratamentos sofisticados e adequados, tem durabilidade limitada.
II- A digitalização e a microfilmagem justificam a destruição de originais, visto que possibilitam o acesso às cópias idênticas dos originais.
III- A microfilmagem, se bem conduzida, pode ser de grande utilidade na preservação física do documento, possibilitando a cópia dos acervos de valor permanente.
IV- Há estudos que demonstram que, quando se trata de documentos de longo valor jurídico, que precisam ser guardados por mais de duas décadas, a solução da microfilmagem de substituição é economicamente justificável.
Estão corretas as afirmativas
De acordo com as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, a Autenticidade é qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade é composta de identidade e integridade.
Analise as afirmativas em relação à Identidade e Integridade, identificando com “V” as VERDADEIRAS e com “F” as FALSAS, assinalando a seguir a alternativa CORRETA na sequência de cima para baixo.
( ) Identidade é o conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos (ex.: data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo).
( ) Integridade é a capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos.
( ) Integridade é a declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal.
( ) Identidade e integridade são constatadas à luz do contexto (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico) no qual o documento arquivístico foi produzido e usado ao longo do tempo.
( ) Identidade é a relação entre os dados de forma e conteúdo do documento digital que permite sua apresentação.
No armazenamento de arquivos digitais, como ofícios digitalizados no MS-Word ou planilhas do MS-Excel, é importante fazer cópias de segurança. Esse procedimento é conhecido como:
Em relação às tecnologias empregadas atualmente no gerenciamento e na preservação de informações e arquivos, analisar os itens abaixo:
I - A microfilmagem é um instrumento tecnológico para preservar documentos originais da destruição pelo manuseio, garantindo a segurança e o acesso às informações em contraposição à digitalização, que serve somente para consulta e recuperação.
II - O workflow é uma sequência de passos necessários para automatizar processos que, através de uma autoestrada eletrônica, permitem que as imagens dos documentos trafeguem automaticamente entre as estações de trabalho, permitindo que eles possam ser transmitidos de uma pessoa para outra.
III - O gerenciamento eletrônico de documentos é uma reprodução por varredura eletrônica que tem por finalidade otimizar e racionalizar a gestão documental.
IV - Na microfilmagem de documentos, no início e no final de cada conjunto, será reproduzida uma imagem de abertura e de encerramento, respectivamente.
Estão CORRETOS:
“A prática arquivística, até bem pouco tempo, estava voltada para o tratamento das grandes massas documentais que se acumularam sem critérios técnicos ao longo dos séculos. (...) A informação criada pelos computadores não era vista como arquivo, mas como dado, a separação era bem distinta” (SANTOS, 2005, p. 19 e 20). Sobre o avanço das tecnologias da informação nos arquivos está INCORRETO afirmar:
Com a evolução da sociedade cada vez mais _____________ torna-se necessário não só aprender e saber guardar os documentos que já nascem eletrônicos, mas também saber o que fazer com os arquivos que temos em papel. Com o surgimento de novas _______________ de Tecnologia da Informação (TI), juntamente com este crescimento das informações produzidas diariamente, torna-se cada vez mais comum dizer que a solução para os problemas desta nova sociedade está no Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), tanto no gerenciamento quanto na preservação das informações destes novos tipos de documentos.
Assinale a alternativa que preencha correta e respectivamente as lacunas.
A criação de documentos em meio digital não deve se preocupar com a padronização do formato dos arquivos, haja vista que as atualizações da tecnologia sempre resultam em maior legibilidade dos documentos.