Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

O valor secundário de um documento de arquivo é usado para fins: 

A documentação designa um conjunto de técnicas com objetivos de produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos. O processo de documentação apresenta três fases principais. Assinale a alternativa que elenca corretamente essas fases.

O método de arquivamento a ser utilizado para a organização de determinada documentação vai depender da natureza dos documentos em tratamento e da estrutura orgânica da instituição. Do conjunto de métodos, é considerado direto aquele em que a realização da pesquisa é feita no próprio conjunto documental, sem a necessidade de recorrer a um índice para localizar qualquer documento. Um exemplo de método direto é o:

“Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes”.

Disponível em:

https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-ainformacao/legislacao/portarias/anexoportariaprocedimento sdeprotocolo.pdf

Analise as assertivas a seguir que tratam sobre recebimento, classificação e registro de documentos não digitais. 

I - Verificar se o documento, avulso ou processo, destina-se ao órgão ou entidade, independentemente de o destinatário ser ou não ocupante do cargo indicado. Havendo comprovante de recebimento, este deverá ser datado, assinado ou emitido por sistema informatizado e devolvido.

II - Separar os documentos avulsos de caráter oficial daqueles de caráter particular. Os de caráter particular seguirão os procedimentos determinados pelo órgão ou entidade.

III - Documentos caracterizados e devidamente identificados como sigilosos e/ou confidenciais deverão ser priorizados para fins de registro e distribuição. 

De acordo com a padronização dos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, aponte a alternativa CORRETA.

Em um órgão público, os documentos de correspondência interna e externa precisam ser organizados de maneira que seja possível identificar facilmente a origem de cada documento. O objetivo é facilitar a localização de informações baseadas nas regiões onde foram emitidas, como estados ou municípios. Para atender a essa necessidade, o responsável pelo arquivo decide utilizar um método de arquivamento que permita essa organização territorial. Qual método de arquivamento deve ser utilizado nesse caso para atender à demanda de organização de documentos diante dessa situação?

Sobre as atribuições do cargo de Auxiliar Administrativo, analise as asserções a seguir:

I. O Auxiliar Administrativo é responsável por organizar e manter atualizados os arquivos e documentos da empresa, garantindo fácil acesso às informações possíveis.

PORTANTO,

II.A organização e a atualização dos arquivos e documentos são essenciais para a eficiência do trabalho administrativo, facilitando o fluxo de informações e a tomada de decisões.

Assinale a alternativa correta: 

A prefeitura de uma cidade litorânea sofreu uma enchente que danificou muitos documentos. Para evitar futuras perdas, decidiram adotar um método eficiente de arquivamento. Em relação ao método comum de arquivamento, marque a alternativa CORRETA: 

No que tange ao arquivamento de documentos é correto afirmar, exceto: 

Em relação aos métodos de arquivamento, assinale a alternativa CORRETA . 

Na área administrativa, o setor de protocolo desempenha um papel fundamental ao gerir o trânsito de documentos dentro da empresa, sendo sua principal função em um ambiente corporativo:

A elaboração de relatórios em um sistema de gestão documental exige o uso de ferramentas que garantam a precisão e clareza das informações registradas. Em termos de organização de dados, assinale a opção que representa a melhor prática na criação de relatórios para uma análise detalhada dos documentos armazenados.

Em termos de arquivamento, há diversas técnicas que podem ser aplicadas para garantir que os documentos fiquem armazenados de maneira eficiente e acessível. A técnica de arquivamento que consiste em armazenar os documentos por ordem de tempo ou data, sendo ideal para documentos periódicos, é: