Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

Segundo Mazulo e Liendo (2010), dentre os métodos de arquivamento existentes, o mais utilizado é o alfabético nominal, que consiste em abrir pastas com o nome correspondente ou o nome da empresa. Nesse sentido, com base nessas autoras, assinale a alternativa correta para o ordenamento alfabético, em um arquivo de correspondências em pastas, para os seguintes nomes:

• Suzana Castelo Dourado.

• Manoel Santo Expedito.

• José Francisco Gomes Júnior.

Ferreira (2012) apresenta uma tabela com prazo de guarda de documentos trabalhistas. Com base no referido autor, relacione os prazos (tempo de guarda), arrolados na Coluna 1, com os documentos indicados na Coluna 2.

Coluna 1

1. Tempo indeterminado.

2. Cinco anos.

3. Dez anos.

Coluna 2

( ) PIS/PASEP – Documentos de cadastramento e inclusive pagamentos de abonos.

( ) DARF/IRRF.

( ) CIPA – Livro de Atas.

( ) Folha de Pagamento.

( ) Atestado médico de gestante.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

No arquivamento de nomes devemos observar pequenas regras, conhecidas como regras de alfabetação. Assim assinale a alternativa em que a regra esteja INCORRETA

Na escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos ao serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Assim quando ao número do documento vier associado à data, o método é o:

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes. Como são chamados os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia?

Que tipo de arquivo possui as características descritas abaixo?

Como é chamada a fase do protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes?

Todas as afirmações abaixo sobre a fase de classificação do protocolo estão corretas, EXCETO.

Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. O protocolo realiza as seguintes atividades:

I. Recebimento e Classificação;

II. Registro – Autuação;

III. Movimentação: Expedição – Distribuição;

IV. Controle da variação / Automação

Após análise dos itens acima podemos concluir que:

A preservação da memória, a burocracia, o uso aumentado das tecnologias e das informações conduzem ao aumento dos arquivos que têm um ciclo de vida. Em relação a essas fases, marque abaixo a alternativa CORRETA:

Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossiês e móveis correspondentes, os funcionários de arquivo deverão obedecer a uma sequência de etapas, estando entre elas temos inspeção, que consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, porque vários motivos fazem-no chegar ao arquivo.

Com base no enunciado, marque os elementos que correspondem à inspeção.

É muito importante organizar o arquivamento de documentos para facilitar o acesso do usuário. Assim, com um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão público deverá decidir sobre o método de arquivamento a ser usado: alfabético; numérico; alfanumérico. _{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Marque o dado que não faz parte do método alfabético.

Arquivo é a designação de um conjunto de documentos acumulados e conservados por pessoas ou instituições para fins de prova ou informação. _{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Para organizar um arquivo priorizando “nomes” deve-se seguir:

O prazo para guarda dos documentos é uma das decisões mais importantes no planejamento do arquivo. A tabela de _____________ é o documento que define o prazo para guarda dos documentos e consiste em um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação documentos.

A alternativa que preenche, corretamente, a lacuna do trecho acima é

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) entende-se por gestão de documentos:

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) à Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência, dá-se o nome de:

O termo “recolhimento dos documentos” segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), diz respeito à:

A teoria arquivística, conforme Heloísa Bellotto (2006), recomenda que o processo de avaliação documental ocorra na fase:

BELLOTTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4ª ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2006.

Faça a correta associação entre os conceitos a seguir, e aponte a sequência numérica CORRETA:

(1) Arquivos correntes.

(2) Arquivos intermediários.

(3) Arquivos permanentes.

(4) Teoria das Três Idades.

( ) Classificação de arquivos conforme uso e valor.

( ) Documentos semiativos, possuidores de valor primário.

( ) Documentos ativos, que geralmente são utilizados frequentemente.

( ) Documentos arquivados de modo definitivo, não podendo ser eliminados.

Reis (2012) explana sobre as fases da gestão de documentos. As 03 (três) fases da gestão documental são:

(REIS, L. Arquivologia Facilitada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012).