Questões de Concurso
Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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No que se refere a arquivamento e a procedimentos administrativos, julgue o item.
No método de arquivamento numérico, não é
necessário recorrer a um índice alfabético remissivo a
fim de localizar um documento.
No que se refere a arquivamento e a procedimentos administrativos, julgue o item.
No arquivamento vertical, os documentos são colocados
uns ao lado dos outros ou atrás, de modo a agilizar a
consulta.
No que se refere a arquivamento e a procedimentos administrativos, julgue o item.
O recolhimento acontece quando um documento passa
do arquivo intermediário para o corrente.
No que se refere a arquivamento e a procedimentos administrativos, julgue o item.
O arquivo intermediário guarda documentos que devem
ser conservados em definitivo, mas que não possuem
mais valor administrativo.
No que se refere a arquivamento e a procedimentos administrativos, julgue o item.
Na distribuição, acontece a saída de documentos de uma
unidade de documentos, que não é considerada como
uma atividade típica do protocolo.
Julgue o item, relativo à arquivologia.
No arquivamento vertical, os documentos são colocados
uns ao lado dos outros, facilitando sua consulta.
Julgue o item, relativo à arquivologia.
A tabela de temporalidade determina os prazos em que
os documentos devem ser mantidos nos arquivos
correntes e intermediários, sem estabelecer critérios
para microfilmagem ou eliminação.
Julgue o item, relativo à arquivologia.
O método básico alfabético possui a vantagem de
facilitar a recuperação da informação com baixo custo e
fácil implantação.
No que se refere ao arquivamento, julgue o item.
As denúncias recebidas pelos Conselhos Regionais de Farmácia não necessitam de ser guardadas em arquivo
corrente, podendo ser encaminhadas diretamente ao
arquivo intermediário pelo período de dois anos e, em
seguida, eliminadas.
No que se refere ao arquivamento, julgue o item.
Cada documento tem um ciclo de vida, que determina o
tempo que esse documento deverá permanecer no
arquivo corrente, sua transferência para um arquivo
intermediário e posterior eliminação ou recolhimento
para o arquivo permanente.
No que se refere ao arquivamento, julgue o item.
A gestão de documentos refere‐se às atividades
ligadas ao planejamento e ao controle das atividades
relativas à produção, à classificação, à tramitação, ao
uso, ao arquivamento, à avaliação e à seleção dos
documentos de arquivo em fase permanente e
intermediária.
No que se refere ao arquivamento, julgue o item.
Os protocolos relativos ao cadastro de pessoa física e jurídica no Conselho Regional de Farmácia deverão ser
guardados pelo período de cinco anos após a baixa do
registro, devendo ser digitalizados antes da eliminação.
Sobre o setor de protocolo, julgue os itens a seguir com V para Verdadeiro e F para Falso e assinale ao que segue:
( ) Nas etapas de Expedição e Distribuição, é realizado o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida como protocolização. O protocolo também é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos interno;
( ) Na etapa de Classificação, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição;
( ) Na etapa de Controle da Tramitação/Movimentação, o protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultarem os últimos andamentos realizados na sua tramitação;
( ) O serviço de protocolo é responsável pelas atividades de expedição de correspondências a outras instituições.
Assinale a alternativa que contém a sequência correta de V e F:
Uma instituição identificou como assuntos passíveis de existência de documentos os temas seguintes:
Salários
Admissão de funcionários
Telefonia
Internet
Contas a pagar
Contas a receber
Demissão de funcionários
Férias.
O método de arquivamento utilizado para classificar os temas acima foi:
• Recolher, selecionar, classificar e catalogar os documentos.
• Garantir a conservação e a confidencialidade dos dados guardados.
• Proporcionar consulta imediata e pronta localização dos papéis. Conforme os objetivos acima mencionados, qual das opções menciona os métodos mais conhecidos de arquivamento?
O arquivamento de um documento é o ato de guardá-lo ordenadamente de acordo com a classificação estabelecida (alfabética, cronológica, geográfica ou outra). Assim, quando novamente solicitado e arquivado corretamente, será facilmente localizado.
Faz parte da rotina de operações de arquivamento:
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