O arquivamento de um documento é o ato de guardá-lo ordenad...

Alternativa correta: A - verificar a existência de documentos que tratem do mesmo assunto.

A gestão de documentos e o processo de arquivamento requerem uma série de operações sistematizadas para garantir a eficiência e a rapidez na recuperação das informações. Um dos aspectos críticos é assegurar que documentos relacionados sejam facilmente acessíveis e estejam organizados para permitir o acompanhamento de processos, projetos ou outras sequências de eventos e atividades. Assim, a alternativa A é a correta porque, ao verificar a existência de documentos que tratem do mesmo assunto, estamos garantindo a integridade do conjunto documental e facilitando tanto o armazenamento quanto a posterior busca de informações.

Ao arquivar documentos, é essencial considerar se já existem outros documentos sobre o mesmo assunto, pois isso pode influenciar a forma como eles serão organizados, seja em arquivos correntes ou intermediários. Esta operação ajuda a manter a consistência na classificação e a evitar redundâncias ou dispersão informativa.

As outras alternativas mencionadas não representam práticas adequadas de arquivamento. Por exemplo, manter cópias extras de documentos (alternativa B) pode levar à desorganização e ao uso desnecessário de espaço de armazenamento. Reunir documentos e colocá-los fora de ordem cronológica (alternativa C) vai contra os princípios da boa gestão de arquivos, que buscam manter a ordem original para preservar o contexto e facilitar o acesso. Ignorar o conteúdo e a tipologia do documento (alternativa D) é imprudente, pois o conhecimento sobre o que está sendo arquivado é fundamental para a organização e recuperação eficaz dos documentos. Por fim, ao inspecionar um documento (alternativa E), se a classificação anterior estiver incorreta ou tiver se tornado inapropriada devido a mudanças nos procedimentos ou categorizações, pode ser necessário atualizar a classificação para refletir com precisão seu conteúdo e/ou função atual.

Portanto, a habilidade de verificar a existência de documentos relacionados é parte integrante das operações de arquivamento e é crucial para manter um sistema de gestão de documentos eficiente e confiável.

Operações do Arquivamento

Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:

✔ Inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento.

✔ Estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.

✔ Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.

✔ Codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores.

✔ Ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos.

✔ Guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

Fonte: http://concurseirosdemaceio.blogspot.com/2014/11/tecnicas-de-arquivamento-classificacao.html

gab. A

Gabarito letra A

Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:

a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.

b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando os previamente para o arquivamento.

Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões. 

c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente. 

d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para: – emprestar aos usuários; – prestar informações; – efetuar uma juntada.

Referência: Material de Apoio - Professora Kátia Quadros

Arquivamento → arquivamento de um documento é o ato de guardá-lo ordenadamente de acordo com a classificação estabelecida (alfabética, cronológica, geográfica ou outra). Assim, quando novamente solicitado e arquivado corretamente, será facilmente localizado.

operações de arquivamento:

→ verificar a existência de documentos que tratem do mesmo assunto.