Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

O Decreto nº 11.180, de 16 de maio de 2008, institui a Política Municipal de Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Municipais – GSDIM, o Plano de Classificação Funcional e as Tabelas de Temporalidade da Administração Pública do Município de Uberlândia define normas para avaliação, guarda e destinação de documentos de arquivo e dá outras providências. Nesse contexto, analise as afirmativas a seguir.

I. Os documentos de guarda permanente, ao serem recolhidos ao Arquivo Público de Uberlândia, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso e controle.

II. O “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” deverá consignar um prazo de 20 (vinte) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes.

Assinale a alternativa correta.

Leia o texto a seguir.

“Percebeu-se que, para aprofundar o conhecimento sobre a classificação em arquivos, é necessário estabelecer o significado e uso de importantes conceitos relacionados ao processo classificatório. São eles: classificação, ordenação, arquivamento, codificação e instrumento de classificação.”

SOUSA, Renato T. Barbosa de. In: SANTOS, Vanderlei Batista

dos; INNARELLI, Humberto Celeste; SOUSA, Renato T.

Barbosa. Arquivística: temas contemporâneos: classificação,

preservação digital, gestão do conhecimento. Distrito Federal:

SENAC, 2013. p. 85. (grifo nosso).

Tendo como referência o texto apresentado, relacione a COLUNA II com a COLUNA I, associando o conceito ao seu respectivo significado.

COLUNA I

1. Classificação

2. Ordenação

3. Arquivamento

COLUNA II

( ) Ação intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir de princípios estabelecidos.

( ) Forma de disposição dos tipos documentais dentro de divisões estabelecidas no esquema de classificação.

( ) Ação física de colocar os documentos em pastas ou caixas, orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida.

Assinale a sequência correta.

Leia o texto a seguir.

“Há três fases no planejamento de um programa de manutenção de acervos: a reunião das informações, a formulação de políticas e de procedimentos para orientar o programa de manutenção de acervo e a seleção e organização dos projetos.”

OGDEN, Sherelyn. Planejamento. 2. ed. Rio de Janeiro:

Projeto Conservação Preventiva em Biblioteca e Arquivos:

Arquivo Nacional, 2001. p. 22. (grifo nosso)

Considerando o trecho em destaque, analise as seguintes afirmativas.

I. As diretrizes devem adaptar-se à equipe e aos recursos financeiros da instituição, de modo que as opções de procedimento reflitam objetivos realistas e possíveis de serem atingidos.

II. As diretrizes devem apresentar as opções de procedimento disponíveis na instituição para cada problema e incluir instruções passo-a-passo para cada opção.

Assinale a alternativa correta.

Leia o texto a seguir.

“A contribuição de Schellenberg para a teoria contemporânea de avaliação está centrada, portanto, na ideia de que ‘os valores inerentes aos documentos públicos modernos são de duas modalidades: valores primários [...] e valores secundários [...]’.”

TRACE, Ciaran B. Dentro ou fora do documento? Noções de

valor arquivístico. In: EASTWOOD. Terry; MACNEIL, Heather

(Org.). Correntes atuais do pensamento arquivístico.

Belo Horizonte: Editora UFMG, 2016. p. 82. (grifo nosso).

A respeito dos valores primários e secundários citados no texto, assinale a alternativa correta.

Leia o texto a seguir.

“Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação final, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.”

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso

de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão

de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública

federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. p. 26.

A respeito do processo de avaliação, são objetivos que contribuem para o alcance da racionalização do ciclo vital de documentos, exceto:

São procedimentos que compõem a segunda fase da gestão de documentos, exceto:

Ciente de que um arquivo também passa por evoluções e adequações e de que a formulação do planejamento do arquivo envolve muitas decisões e atribuições, analise as afirmativas seguintes.

I. Na elaboração do plano arquivístico, um ponto importante é a definição quanto à centralização ou à descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. A descentralização se aplica somente à fase corrente dos arquivos.

II. Pelo sistema centralizado, entende-se não apenas a reunião dos documentos em um único lugar, mas também a concentração de todas as atividades de controle desses documentos em um único órgão da estrutura organizacional, designado protocolo e arquivo ou comunicações e arquivo, ou outra denominação parelha.

III. Para os sistemas descentralizados, faz-se a necessidade da criação de uma coordenação central, tecnicamente concebida para exercer funções normativas, orientadoras e de controle.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)

Classificar e arquivar documentos é tarefa intrínseca ao arquivo e ao escriturário. A classificação e a caracterização das correspondências e documentos são dois fatores da maior importância no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo. Nesse contexto, assinale a alternativa incorreta.

Analise a afirmativa a seguir. Na fase permanente ou terceira idade, os documentos já cumpriram as finalidades de sua criação, porém devem ser preservados em virtude do seu valor _________ e __________. Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas anteriores.

Leia o trecho a seguir.
“O arranjo dos documentos de caráter permanente obedece a dois princípios básicos da arquivística, que dizem respeito à ordenação dos grupos de documentos, uns em relação aos outros, e ao ordenamento das peças individuais dentro dos grupos.” CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. Ed. rev. e atual. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. p. 14.
Os princípios citados nesse trecho compreendem:

O serviço encarregado do recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos em uma instituição é denominado:

Assinale a alternativa que apresenta apenas os instrumentos técnicos de gestão de documentos.

A fase ou idade em que os documentos têm o seu potencial de uso reduzido e são guardados em depósitos de armazenamento temporário corresponde à:

Analise o trecho a seguir. “A _____________________ é a organização dos documentos de arquivo, de acordo com um plano ou código de classificação.”
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. p. 24.
Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do trecho anterior.

A gestão de documentos dentro de uma organização é dividida em três fases: produção, utilização e destinação. A esse respeito, numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, relacionando as fases da gestão de documentos a suas respectivas atividades.
COLUNA I 1. Produção 2. Utilização 3. Destinação
COLUNA II ( ) Manter processos contínuos de avaliação. ( ) Utilização de processadores de texto e computadores. ( ) Controle relacionado às atividades de protocolo.
Assinale a sequência CORRETA.

Leia o trecho a seguir. “[…] define os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes de acordo com a frequência de uso pelos órgãos ou entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário.”
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. p. 18.
Esse texto refere-se à(ao):

Método de arquivamento é a tarefa de classificar documentos para um arquivo e exige do profissional de secretariado conhecimentos, não só da administração a que serve, mas também, como a natureza dos documentos a serem classificados.
A esse respeito, analise as afirmativas a seguir.
I. Método alfabético é um método direto, pois o elemento principal a ser considerado é o nome. II. As vantagens do método alfabético são as de que ele é rápido, direto, fácil e barato. III. Desvantagens do método alfabético são o volume de documentos e a variedade da grafia dos nomes. IV. Nos nomes de pessoas físicas, quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Estão corretas as afirmativas:

No contexto das atividades relacionadas aos arquivos, analise as afirmativas a seguir.
I. A eliminação de documentos fundamenta-se nos prazos estabelecidos, que são baseados no valor do documento e informações nele contidas. A eliminação não deve ocorrer em razão da espécie do documento ou de sua apresentação física. II. O valor de um documento é determinado em função de todas as suas possíveis finalidades e do tempo de vigência delas. III. A comissão de análise de documentos é constituída por membros efetivos e eventuais. Os efetivos incluem representantes dos órgãos ou setores como o administrativo, o financeiro e o jurídico. Os membros eventuais são oriundos do órgão ou departamento-fim, os quais são convocados à medida que forem sendo analisados os documentos relativos às suas atividades.
Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)

Assinale a alternativa que apresenta incorretamente a descrição de uma das atividades de arquivo.

Relacione a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, associando os termos básicos de arquivologia às suas respectivas definições.

COLUNA I

1. Arquivo

2. Arquivo corrente

3. Arquivo intermediário

4. Arquivo permanente

COLUNA II

( ) Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

( ) Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

( ) Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

( ) Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

Assinale a sequência CORRETA.