Questões de Concurso Comentadas sobre procedimentos administrativos em arquivologia

Analise as seguintes afirmativas sobre as definições relativas aos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo previstos na Portaria Interministerial MJ/MPOG Nº 1.677/2015.

I. Juntada por apensação é a união em caráter temporário de processo(s) a outro processo, destinada ao estudo, à instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes e a servir de documento elucidativo para a instrução deste, pertencente a um mesmo interessado ou não.

II. Termo de desentranhamento é o conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a retirada de folha(s) de um processo que foram anexadas indevidamente ao mesmo.

III. Tramitação é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.

A partir dessa análise, pode-se concluir que estão corretas as afirmativas:

Na Administração Pública existe a necessidade de organizar os arquivos de forma ordenada, para facilitar, entre outras ações, o gerenciamento dos processos em trâmite ou os já tramitados. Um processo constitui o conjunto seqüencial de ações que tem por objetivo atender uma solicitação ou emitir uma decisão. Um processo pode receber informações, pareceres, anexos e despachos que são tramitados em conjunto, ou seja, os documentos formam um processo e seguem para tramitação. Há um ação pela qual um documento passa a constituir um processo, que visa dar forma processual aos documentos que requeiram análises, informações e decisões. Também existe uma rotina que consiste na união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Trata-se, respectivamente, dos seguintes procedimentos de gestão de documentos:

Quanto ao manuseio de correspondências, é correto afirmar que

Com relação à numeração de folhas e de peças de um processo, analise as seguintes orientações:

1 - A capa do processo não será numerada.

2 - As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação no número, aposto no canto superior direito da página, recebendo a folha inicial o número 02.

3 - Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar.

4 - Quando houver páginas e espaços que não contenham informações, deve-se apor o carimbo “EM BRANCO”. Estão corretos os itens:

(Fonte: Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo – AGU, 2010, pp. 68-69).

Processo é um conjunto de documentos que impliquem responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões. O termo que caracteriza a abertura de processo, devendo ser formado a partir de originais de documentos, cópias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferência com as originais, é:

A Portaria 05, de 19/12/2002, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do MPOG (Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão), dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG. De acordo com a referida Portaria, desmembramento se refere ao ato de:

De acordo com a Portaria Normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002, processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

Ana Maria atua numa instituição pública federal. Responsável pela abertura e tramitação de um processo, percebeu ser necessária a juntada de dois processos. Compreendendo a distinção exata e correta entre Juntada por Apensação e por Anexação, Ana Maria optou pela:

Qual operação tem por objetivo analisar documentos, obter informação ou decisões que respaldem responsabilidades técnicas, administrativas ou financeiras, formadas a partir de cópias autenticadas e identificadas por carimbo?

De acordo com o Comitê de Terminologia Arquivística, é correto afirmar que

Antônio atua no setor de protocolo de uma instituição pública municipal. Ao ingressar no referido setor, foi orientado sobre como proceder para que os documentos que por ali passem cumpram a função devida. Aprendeu que no protocolo são desenvolvidas as seguintes ações:

A UFCG, a exemplo de vários órgãos públicos, tem documentos que requerem ser unidos definitivamente a outros documentos ou processos, fazendo parte deles, prevalecendo como referência, o número do processo mais antigo. Essa atividade arquivística é conhecida como

A decisão proferida por autoridade competente para dar continuidade a uma ação administrativa configura o chamado despacho

A retirada de partes de um processo, para devolução ao interessado ou para instrução de novo expediente, configura o ato de

A comunicação administrativa compreende conteúdos relativos ao cotidiano da administração. Atende às áreas de planejamento e às estruturas técnico-normativas e objetiva orientar, atualizar e ordenar o fluxo das atividades funcionais. Com relação aos tipos de comunicação e suas partes constituintes, analise as definições I e II.

I. Descrição sumária e nominal a ser objeto de decisões e providências por meio da tramitação do processo.

II. Toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos.

Qual a alternativa que nomeia adequadamente as definições I e II, nessa ordem?

As correspondências podem ser classificadas como oficial, particular ou empresarial. A classificação é uma forma eficaz de distinguir níveis adequados de controle. Sobre a definição das formas de classificar correspondências, podemos afirmar que:

No arquivo de uma empresa pública, a produção e a acumulação de documentos fazem parte do cotidiano burocrático. Neste arquivo existe um grande conjunto de documentos reunidos em capa especial, que são acumulados organicamente no decurso de ações administrativas. Este conceito genérico refere-se à/ao

Como é denominado o conjunto de documentos cujo potencial de uso para a instituição recomenda que devam ser preservados?