Questões de Concurso Comentadas sobre protocolo em arquivologia

Acerca das atividades de protocolo, analise os itens a seguir e na sequência assinale a alternativa correta:

I- A expedição ou distribuição é a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário, sendo distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição;

II- A triagem consiste na separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade;

III- O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos.

Assinale a alternativa que indica corretamente atividades realizadas pelo setor de protocolo:

Entende-se por correspondência externa aquela:

Na coluna I, constam algumas atividades na utilização dos serviços de protocolo. Estabeleça a correta correspondência com as respectivas características descritas na coluna II

Coluna I

1. Despacho

2. Distribuição

3. Diligência

4. Tramitação

Coluna II

( ) Movimentação do processo de uma unidade à outra.

( ) Devolução do processo ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

( ) Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação.

( ) Remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nele tratada.

A sequência correta é:

Leia o caso hipotético a seguir.

M.A. trabalha em uma organização em que toda correspondência que chega passa primeiro pelas suas mãos. M.A. diz que, para evitar problemas de atraso e troca de destinatário ou qualquer outro que prejudique o andamento dos negócios, ela adota os seguintes procedimentos:

1. recebe, separa, classifica e distribui toda correspondência;

2. carimba o documento e escreve para onde o documento será encaminhado;

3. insere um código atribuído a ele na classificação.

De acordo com o caso relatado, M.A. trabalha no setor de

Nas rotinas de protocolos, o técnico administrativo deve observar

Numere as ações abaixo de acordo com as etapas subsequentes da rotina de protocolo de correspondências oficiais via malote, correios ou outros tipos de entregas.

( ) Abrir e ler as correspondências que não forem sigilosas.

( ) Carimbar o protocolo e anotar o número e a data da distribuição.

( ) Receber e separar as correspondências entre sigilosas e não sigilosas.

( ) Lançar na ficha de protocolo e encaminhar ao setor responsável.

A sequência correta dessa numeração é

Sabe-se que nas administrações pública e privada as unidades responsáveis pelo conjunto de operações técnicas que caracterizam os serviços de gestão de documentos correntes são geralmente conhecidas como:

Geralmente cada instituição cria suas próprias rotinas de trabalho. No entanto, de modo geral, toda instituição tem um setor que desenvolve atividades voltadas para recepção, seleção, registro e distribuição de documentos e correspondências oficiais. Esse setor é chamado de

SILVA (2017) defende ser condição para preservação e acesso dos documentos arquivísticos, independentemente de suporte, formato, gênero, tipo ou data, o(a):

“É a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos. É também o nome atribuído ao número de registro dado ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos”.

O trecho acima se refere ao conceito de:

Dentre os procedimentos administrativos pertinentes ao protocolo não está incluído o de: