Questões de Concurso Comentadas sobre protocolo em arquivologia

O DM (Document Management) “controla o acesso aos documentos, ensejando maior segurança e atribuindo valores lógicos, como a indexação”.

O Document Management é uma técnica de:

O procedimento de análise de um documento que busca identificar o assunto nele contido e sua classificação de acordo com o plano de classificação da instituição é uma atividade peculiar de qual departamento?

Acerca das rotinas secretariais, práticas de escritório e apoio administrativo, com base nos procedimentos de protocolo (BRASIL, 2010), analise as seguintes afirmativas.

I- O funcionamento de órgãos, unidades e setores das instituições implicam a geração de um grande volume de documentos e processos.

II- O Protocolo é responsável pelo recebimento e pela distribuição de correspondências, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição.

III- Por meio das atividades de protocolo, apoiadas num sistema operacional eletrônico, é que se tornam possíveis a consulta e a localização de processos ou documentos que tenham sido registrados.

IV- O protocolo central é a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou entidades, encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e de expedição de documentos no âmbito da área a qual se vincula.

V- O protocolo setorial tem a finalidade de descentralização das atividades do protocolo central e constitui unidade junto ao órgão ou à entidade, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e de expedição.

Estão corretas as afirmativas

A Lei n.º 8.159/1991 considera como gestão de documentos em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

A formação de processos também é chamada

A atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais os documentos passam, de forma a recuperá-los com rapidez, quando necessário, é o

Sobre arquivos analise as afirmativas a seguir: I - O ciclo de vida de um arquivo pode ser caracterizado em três fases: correntes, intermediários e permanentes. II - No arquivo intermediário são guardados os documentos que vieram do arquivo corrente porque deixaram de ser usados com frequência, e estão aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. III - O método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa à facilidade de guarda e pesquisa. Um dos métodos mais perfeitos do arquivamento é o método por assunto, cujo principal elemento de classificação do documento deve ser o local de procedência da informação. IV - Protocolo é a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação, e expedição de documentos. É também o nome atribuído ao número de registro dado ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos. Estão corretas apenas as afirmativas:

O setor de protocolo, nos órgãos públicos, muitas vezes recebe processos que necessitam que documentos sejam unidos a outros documentos ou a processos, em caráter definitivo, pois deles fazem parte, prevalecendo para referência, o número do processo mais antigo. Essa ação é conhecida como:

Assinale a alternativa incorreta.

“É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais, aos interessados.” O conceito acima refere-se a/ão:

Os setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso são denominados:

Analise as seguintes afirmativas sobre as definições relativas aos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo previstos na Portaria Interministerial MJ/MPOG Nº 1.677/2015.

I. Juntada por apensação é a união em caráter temporário de processo(s) a outro processo, destinada ao estudo, à instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes e a servir de documento elucidativo para a instrução deste, pertencente a um mesmo interessado ou não.

II. Termo de desentranhamento é o conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a retirada de folha(s) de um processo que foram anexadas indevidamente ao mesmo.

III. Tramitação é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.

A partir dessa análise, pode-se concluir que estão corretas as afirmativas:

Na Administração Pública existe a necessidade de organizar os arquivos de forma ordenada, para facilitar, entre outras ações, o gerenciamento dos processos em trâmite ou os já tramitados. Um processo constitui o conjunto seqüencial de ações que tem por objetivo atender uma solicitação ou emitir uma decisão. Um processo pode receber informações, pareceres, anexos e despachos que são tramitados em conjunto, ou seja, os documentos formam um processo e seguem para tramitação. Há um ação pela qual um documento passa a constituir um processo, que visa dar forma processual aos documentos que requeiram análises, informações e decisões. Também existe uma rotina que consiste na união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Trata-se, respectivamente, dos seguintes procedimentos de gestão de documentos:

Durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande frequência de consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de controlar essa tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. Tarefas como: separação da correspondência particular da correspondência oficial (da instituição); distribuição da correspondência particular para os destinatários; separação da correspondência de caráter ostensivo da correspondência sigilosa; encaminhamento da correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; classificação do documento de acordo com seu assunto, buscando identificar o destinatário (setor competente); e efetivação da autuação dos processos (inserção de capa, em que serão registrados os dados básicos do processo) são pertinentes à atividade de controle conhecida como:

Quanto ao manuseio de correspondências, é correto afirmar que

Considerando o conceito de protocolo, entendido como o conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação, é INCORRETO afirmar