Questões de Redação Oficial - O Padrão Ofício para Concurso
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Para comunicação entre unidades administrativas do MDIC, há dois expedientes do padrão ofício indicados: o memorando, em caso de assuntos urgentes; ou o ofício, quando se tratar de exposição de projetos, ideias e diretrizes.
Autoridades de mesma hierarquia, como os ministros de Estado, devem utilizar o memorando nas comunicações para tratar de assuntos oficiais entre si.
O aviso é uma modalidade de comunicação expedida somente por ministros de Estado para autoridades de mesma hierarquia.
O ofício é a forma de comunicação indicada para a comunicação entre ministérios.
I. Os termos atenciosamente e respeitosamente são utilizados sem distinção nos fechos das correspondências oficiais.
II. A expressão padrão ofício remete à diagramação uniforme que deve ser utilizada para a composição de ofícios, memorandos e avisos.
III. Ofícios e memorandos são documentos que servem a finalidades distintas: os primeiros servem à comunicação entre órgãos da administração pública; os últimos, à comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão.
IV. As mensagens encaminhadas por correio eletrônico não possuem valor documental na comunicação entre órgãos da administração pública.
Estão corretas as alternativas
O memorando, o ofício e o aviso são modalidades de comunicação oficial cuja finalidade consiste no tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da administração pública entre si e também com particulares
Tenho a honra de encaminhar, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do memorando n. o 1, de 1. o de fevereiro de 2013, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Norte.
Requeiro que, com base no art. 50 da Constituição Federal seja convocado o Sr. Pedro Pereira, para prestar esclarecimentos sobre memorando de entendimento entre Brasil e Cuba, à cerca de programas de intercâmbio de estudantes.
Se um servidor da Assessoria Especial dirigir correspondência oficial ao diretor do Instituto de Criminalística da Perícia Oficial do Estado de Alagoas, ele deverá empregar, na redação desse documento, o pronome de tratamento Vossa Senhoria e o vocativo Senhor, acompanhado do nome do diretor.
Na parte superior do ofício, do aviso e do memorando, antes do assunto, devem constar o nome e o endereço da autoridade a quem é direcionada a comunicação.
Para formatação do aviso, utiliza-se como modelo o padrão ofício.
Segundo o manual de redação da Presidência da República (2ª edição, 2002), a modalidade de comunicação (comunicação eminentemente interna) entre unidades administrativas de um mesmo órgão, deve ser realizada por meio de:
Em 10 de novembro de 2013.
Ao Sr. Chefe do Departamento de Materiais
Assunto: Solicitação de impressora
1. Consulto Vossa Senhoria a respeito da possibilidade de instalação de uma nova impressora neste departamento.
2. A solicitação deve-se ao fato de que, desde a oportuna nomeação de três novos servidores para este Departamento, no mês passado, a quantidade de impressoras em uso tornou-se insuficiente para atender a demanda, que, aliás, tem crescido nos últimos meses.
3. A título de acréscimo, devo mencionar que a instalação de mais uma impressora no departamento será positiva e bem-vinda, pois conferirá maior agilidade ao trabalho dos servidores.
Atenciosamente,
Fulano de Tal,
Chefe do Departamento de Atendimento ao Público
O documento oficial em apreço estaria mais adequado ao padrão e teria trâmite mais ágil caso fosse incluído nele o nome do Chefe do Departamento de Materiais.
Em 10 de novembro de 2013.
Ao Sr. Chefe do Departamento de Materiais
Assunto: Solicitação de impressora
1. Consulto Vossa Senhoria a respeito da possibilidade de instalação de uma nova impressora neste departamento.
2. A solicitação deve-se ao fato de que, desde a oportuna nomeação de três novos servidores para este Departamento, no mês passado, a quantidade de impressoras em uso tornou-se insuficiente para atender a demanda, que, aliás, tem crescido nos últimos meses.
3. A título de acréscimo, devo mencionar que a instalação de mais uma impressora no departamento será positiva e bem-vinda, pois conferirá maior agilidade ao trabalho dos servidores.
Atenciosamente,
Fulano de Tal,
Chefe do Departamento de Atendimento ao Público
Caso ocupe mais de uma página, o memorando poderá ser impresso no anverso e no verso do papel, utilizando-se a denominada margem espelho.
Para se comunicar com autoridade de mesma hierarquia, um ministro do Supremo Tribunal Federal deve redigir aviso, documento que segue o padrão ofício, com acréscimo de vocativo.
O memorando, uma forma de comunicação interna, caracteriza-se pela agilidade, razão por que devem ser simples os procedimentos burocráticos de sua tramitação.