Questões de Concurso Comentadas sobre atribuições em secretariado

Analisando as afirmações sobre o perfil do(a) secretário(a) no mundo atual,

I. Ter conhecimento de datilografia e informática é suficiente, pois a redação dos textos é ditada pelo executivo.

II. Tomar decisões do que deve ser feito, em seu ambiente de trabalho.

III. Como executor(a) de tarefas, não é necessário o conhecimento da área em que atua.

IV. Deve conhecer regras de comportamento à mesa.

V. Deve ter conhecimentos de preparação de textos e de regras básicas de metodologia científica.

verifica-se que

São atribuições profissionais do(a) recepcionista: efetuar e atender ligações telefônicas, identificando pessoas, anotando e transmitindo recados, marcando entrevista, completando ligações.

Sobre tais atribuições, marque a incorreta.

Marque o que representa procedimento obrigatório do(a) recepcionista em relação ao recebimento de correspondências, para evitar dúvida quanto à entrega ou mesmo extravio das mesmas.

São atribuições profissionais do(a) recepcionista: expedir e receber correspondências internas e externas, conferindo, anotando e protocolando quando necessário.

Marque os dados importantes que devem constar em correspondências expedidas para que não ocorra qualquer tipo de problema (ruído), como retorno por falta de identificação de quem vai receber a correspondência.

O(a) recepcionista tem por atribuições profissionais: requisitar e controlar material de expediente necessário à execução dos serviços, solicitando também a reprodução de cópias.

Quando houver necessidade de o(a) recepcionista requisitar material de expediente, recomenda-se:

I. Certificar-se de que realmente existe a necessidade de fazer a requisição.

II. Pedir exatamente o material de que se precisa para o momento em que o material está sendo requisitado.

III. Definir a quantidade necessária do material para o referido uso.

IV. Registrar o departamento ou seção para onde vai o material e o motivo do pedido feito.

V. Antecipar os pedidos de materiais por questão de otimização do tempo de que dispõe o(a) recepcionista em relação ao pronto atendimento do requisitante.

Estão corretas:

Quanto às funções de um(a) secretário(a), analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) Filtrar telefonemas para o seu executivo.

( ) Perguntar o nome da empresa e da pessoa ao receber uma ligação.

( ) Anotar a hora e o dia de uma ligação.

( ) Controlar a agenda e os compromissos do executivo.

( ) Realizar o pagamento da folha salarial.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

O auxiliar de procuradoria está autorizado a:

Analise a notícia no quadro a seguir:

Secretária que revelou departamento de propina da Odebrecht depõe

A secretária Maria Lúcia revelou a existência de um departamento de propina dentro da Odebrecht e prestou depoimento nesta sexta-feira à Lava Jato. De acordo com o Ministério Público Federal, a secretária era funcionária de confiança e é considerada peça-chave nas investigações.

(G1.GLOBO, 2017)

A atitude da secretária está correta, pois:

O comportamento ético apresenta um ponto essencial nos negócios das instituições. O profissional de Secretariado pode exigir de si mesmo e das pessoas com quem se relaciona, o cumprimento desse comportamento. Diante dessa perspectiva, assinale a alternativa incorreta.

Carvalho (1998) enfatiza que, atualmente, o Secretário Executivo é um administrador de informações que assessora a direção/chefia a processar e organizar informações. Possui prática nas rotinas de escritório, habilidade para assumir responsabilidades sem supervisão direta, iniciativa e autonomia para tomar decisões e solucionar problemas. Dessa forma, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F).

( ) O profissional de Secretariado Executivo precisa apresentar liderança autocrática, confiabilidade, espírito de equipe, criatividade, ética, dinamismo e ser polivalente em gestão.

( ) A complexidade das organizações e das decisões, bem como a intensificação das situações nelas envolvidas, passa a exigir dos profissionais de Secretariado Executivo o administrar de uma nova competência de aprendizagem que é a capacidade de autogerenciamento.

( ) Estabelecer e manter boas relações com coragem e desprendimento, coloca o Profissional de Secretariado Executivo em vantagem e com formação intelectual diferenciada.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

São consideradas atribuições do secretário escolar, EXCETO:

São atribuições do cargo de recepcionista:

As principais habilidades de atendimento focadas no cliente externo e interno que o profissional de secretariado deve ter no exercício de sua profissão são, EXCETO: 

O perfil que centra uma de suas premissas básicas focada nos relacionamentos interpessoais é o de secretariado. A este profissional cabe a responsabilidade da função “assessoria”. Portanto, seu comportamento deve apresentar características interpessoais sólidas e emocionalmente focadas. Essas características são, EXCETO: 

O profissional de secretariado é o responsável direto por organizar e supervisionar os arquivos institucionais tanto na fase corrente, quanto nas fases intermediária e permanente. Neste sentido, precisa dominar os diversos métodos de arquivamento. Sendo assim, um método de arquivamento básico que considera “o elemento principal para a recuperação da informação sendo a: ordenação de assuntos” é o: 

Parabéns! Sua aprovação no concurso foi uma conquista. A partir da posse você será um profissional de secretariado executivo que irá atuar diretamente nas atividades de assessoria da Câmara de Vereadores X. Entretanto, será exigida de você uma postura profissional condizente ao cargo. Assinale a alternativa que NÃO é referência de uma postura profissional adequada: 

Administrar o tempo não tornar o profissional de secretariado escravo dele! Muito pelo contrário. Administrar o tempo é melhorar a qualidade de vida e o desempenho profissional. Sendo assim, há alguns desperdiçadores de tempo que podem afetar diretamente o desempenho eficaz do profissional de secretariado na execução de suas atividades diárias. São eles, EXCETO: 

O profissional de secretariado efetivo que adota como premissa o fortalecimento do seu desempenho no trabalho tem como lema: “Fazer as coisas certas, na hora certa, com as palavras e expressões certas!” Somado a tudo isso: “Saber como, onde e quando fazer as coisas certas”. Nesse sentido, um profissional de secretariado efetivo é, EXCETO:

Segundo Veiga (2010), para que a reunião atinja o seu objetivo, é preciso que algumas providências sejam tomadas, e cabe a quem for secretariar encarregar-se delas. Sendo assim, analise as seguintes afirmações, relacionadas a alguns aspectos básicos que envolvem a realização de uma reunião:

1. Convocação dos participantes – deve ser feita o mais breve possível, para que todos possam se preparar. Dependendo do caráter da reunião, a convocação pode ser feita por e-mail, telefone ou edital. 2. Pauta – representa a agenda da reunião. Devem constar o título da reunião, a data, o horário, o local, os nomes dos participantes e os assuntos que serão discutidos. 3. Lista de presença – devem constar o título da reunião, a data, o horário, o local e os nomes dos participantes, com respectivo espaço para assinatura. 4. Ata – é o documento no qual fica registrado tudo o que foi discutido e acordado pelos participantes durante a reunião. O responsável pela elaboração da ata deve relatar os assuntos e as discussões da maneira como aconteceram. Fazem parte da ata os seguintes itens: título da reunião, data, horário, local, presenças, mesa dirigente, assuntos discutidos, votações realizadas, deliberações e assinaturas.

O resultado da somatória dos números correspondentes às afirmações corretas é: