Questões de Secretariado - Organização e Metodos para Concurso

Q3181304

Ano: 2025 Banca: INAZ do Pará Órgão: Prefeitura de Bocaina do Sul - SC Prova: INAZ do Pará - 2025 - Prefeitura de Bocaina do Sul - SC - Telefonista |

Q3181304 Secretariado

A organização de registros e a gestão de agendas de contatos são atividades fundamentais para a eficiência do atendimento e para o controle das interações com clientes, parceiros ou colegas de trabalho. A forma como esses registros são mantidos influencia diretamente a produtividade e a qualidade do atendimento.

Assinale a alternativa CORRETA sobre as boas práticas para organização de registros e gestão de agendas de contatos.

A

A organização de registros deve ser feita de forma flexível, utilizando um sistema digital ou manual conforme a conveniência do momento, sem a necessidade de um padrão de organização fixo.

B

A agenda de contatos deve ser mantida em um único documento compartilhado, sem a necessidade de categorização dos contatos, para garantir fácil acesso a todas as informações.

C

O uso de ferramentas de gestão de contatos e registros deve ser automatizado, sem a necessidade de intervenções manuais, para evitar erros de digitação e garantir que os dados sejam organizados de maneira eficiente.

D

A organização de registros deve incluir, além dos dados de contato, notas sobre interações anteriores e a categoria do contato, para facilitar o acesso a informações relevantes em futuros atendimentos.

E

A gestão de contatos deve ser centralizada em uma única lista de contatos, sem a necessidade de manter registros separados por categorias ou departamentos, para facilitar a consulta em um único lugar.

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Q3181285

Ano: 2025 Banca: INAZ do Pará Órgão: Prefeitura de Bocaina do Sul - SC Prova: INAZ do Pará - 2025 - Prefeitura de Bocaina do Sul - SC - Recepcionista |

Q3181285 Secretariado

A gestão de agenda e o uso eficaz de e-mails corporativos são componentes essenciais para manter a organização e a produtividade no ambiente de trabalho. O uso adequado dessas ferramentas pode otimizar a comunicação interna e externa, além de melhorar o gerenciamento de tarefas e compromissos.

Assinale a alternativa CORRETA sobre as boas práticas no uso de ferramentas de gestão de agenda e e-mails corporativos.

A

Ferramentas de gestão de agenda permitem a integração de compromissos com o calendário do celular e o compartilhamento de agendas com colegas de trabalho, otimizando a organização.

B

A gestão de agenda deve ser feita de forma manual e centralizada, sem o uso de ferramentas digitais, para garantir maior controle sobre os compromissos e reuniões.

C

O uso de e-mails corporativos deve ser restrito a comunicações internas e não deve incluir clientes ou fornecedores externos, garantindo a segurança das informações.

D

O uso de filtros e pastas no e-mail corporativo não é recomendado, pois esses recursos dificultam o acesso rápido às mensagens importantes.

E

O envio de e-mails corporativos deve sempre ser informal, já que a comunicação deve ser descontraída para promover um ambiente mais amigável.

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Q3181277

Ano: 2025 Banca: INAZ do Pará Órgão: Prefeitura de Bocaina do Sul - SC Prova: INAZ do Pará - 2025 - Prefeitura de Bocaina do Sul - SC - Recepcionista |

Q3181277 Secretariado

A gestão de agendas e a recepção de visitantes são funções fundamentais para a organização e funcionamento de qualquer ambiente corporativo. A eficácia no controle de compromissos e a hospitalidade na recepção podem refletir diretamente na imagem da empresa.

Assinale a alternativa CORRETA sobre boas práticas no controle de agendas e recepção de visitantes.

A

É importante garantir que a agenda seja atualizada em tempo real e que haja flexibilidade para ajustes em caso de imprevistos, como mudanças de horário ou compromissos adicionais.

B

O controle de agendas deve ser realizado apenas por uma pessoa, evitando que outros membros da equipe intervenham para garantir a organização e a confidencialidade dos compromissos.

C

A recepção de visitantes deve ser sempre impessoal, limitando-se a registrar suas informações e direcioná-los, sem fazer qualquer tipo de interação além do necessário.

D

A recepção de visitantes deve ser feita apenas com a comunicação básica de que o visitante está aguardando, sem necessidade de acompanhamento ou oferecimento de conforto.

E

A gestão de agendas deve ser centralizada em um sistema físico de anotações, para que todos os compromissos sejam registrados de forma manual e acessível.

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Q3176906

Ano: 2025 Banca: FUNDATEC Órgão: Prefeitura de Tangará da Serra - MT Prova: FUNDATEC - 2025 - Prefeitura de Tangará da Serra - MT - Telefonista |

Q3176906 Secretariado

No dia a dia como telefonista, muitas vezes o profissional irá deparar-se com uma alta demanda. Para gerenciar seu tempo de forma adequada, é correto:

A

Pedir que todas as pessoas liguem apenas no dia seguinte para poder organizar as demandas.

B

Atender as primeiras ligações, ignorando as demais.

C

Atender todas as ligações e estabelecer uma ordem de atendimento de acordo com o que é mais urgente, sem deixar de realizar as demais demandas.

D

Agir rapidamente, padronizando as respostas a todas as pessoas para conseguir atender um número maior de ligações.

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Q3176905

Ano: 2025 Banca: FUNDATEC Órgão: Prefeitura de Tangará da Serra - MT Prova: FUNDATEC - 2025 - Prefeitura de Tangará da Serra - MT - Telefonista |

Q3176905 Secretariado

Everton é telefonista da prefeitura de Tangará da Serra e sempre organiza e limpa seu ambiente de trabalho. Para ele, manter o ambiente limpo e organizado reduz o estresse, melhora a sua segurança e deixa-o mais ágil na prestação de serviços. Com base nisso, é correto afirmar que Everton está:

A

Correto, pois manter a higiene e a organização do ambiente de trabalho são práticas recomendadas por instituições de saúde e segurança no trabalho.

B

Correto, pois limpar e organizar seu ambiente de trabalho é a única maneira de manter a segurança no trabalho segundo instituições e médicos.

C

Incorreto, pois limpar e organizar o ambiente de trabalho frequentemente gera perda de tempo e não traz benefícios.

D

Incorreto, pois há funcionários específicos que realizam a limpeza e a organização da prefeitura, sendo apenas responsabilidade deles a higiene e a segurança no trabalho dos demais funcionários.

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Q3176892

Ano: 2025 Banca: FUNDATEC Órgão: Prefeitura de Tangará da Serra - MT Prova: FUNDATEC - 2025 - Prefeitura de Tangará da Serra - MT - Recepcionista e Mensageiro |

Q3176892 Secretariado

Receber e organizar documentos é uma das funções de recepcionistas e mensageiros. Para realizar essa tarefa com excelência, esses profissionais devem, EXCETO:

A

Receber os documentos físicos e digitais com pontualidade, seja por e-mail, site, correio, etc.

B

Fazer a triagem dos assuntos e direcioná-los para as pessoas ou aos setores responsáveis.

C

Analisar os documentos, abrindo envelopes e pacotes destinados a outras pessoas a fim de ajudar a resolver as demandas.

D

Organizar e arquivar documentos de forma que continuem disponíveis caso necessário.

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Q3168733

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Prefeitura de Timbó - SC Prova: FURB - 2024 - Prefeitura de Timbó - SC - Secretária de Escola |

Q3168733 Secretariado

Para garantir a eficiência no trabalho da secretaria, é essencial:

A

Aplicar normas claras e padronizadas de procedimentos administrativos, promovendo consistência e organização.

B

Permitir que documentos sigilosos sejam armazenados em arquivos comuns.

C

Assegurar que cada membro da equipe crie seu próprio sistema de arquivamento.

D

Estabelecer procedimentos com base em decisões informais da equipe.

E

Dispensar o uso de protocolos de segurança para documentos de baixo risco.

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Q3164675

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Secretário |

Q3164675 Secretariado

Durante um evento corporativo de grande porte, o secretário é designado para supervisionar a logística e a recepção dos participantes. Sobre a organização de eventos, marque a alternativa correta:

A

A logística do evento pode ser planejada no dia de sua execução para evitar mudanças de última hora.

B

A previsão orçamentária é um elemento crucial no planejamento de eventos.

C

A recepção dos participantes deve ser improvisada para promover um ambiente descontraído.

D

A contratação de fornecedores pode ser feita sem análise de referências, desde que os preços sejam competitivos.

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Q3164349

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Auxiliar de Secretária |

Q3164349 Secretariado

Em uma reunião de planejamento, foi discutida a importância do uso de cronogramas para acompanhar projetos escolares. Sobre cronogramas, marque a alternativa correta:

A

Devem ser utilizados exclusivamente em projetos de longo prazo.

B

Não podem ser alterados após sua elaboração inicial.

C

Devem ser utilizados apenas no início de cada ano letivo.

D

Permitem o acompanhamento de prazos e etapas, garantindo maior eficiência na execução de projetos.

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Q3160056

Ano: 2025 Banca: Wisdom Órgão: Prefeitura de Herval D`Oeste - SC Prova: Wisdom - 2025 - Prefeitura de Herval D`Oeste - SC - Recepcionista |

Q3160056 Secretariado

Qual é a melhor prática para controlar o acesso e o uso de chaves no local de trabalho?

A

Deixar as chaves em locais visíveis para facilitar o acesso a qualquer momento.

B

Manter um controle rigoroso sobre quem possui as chaves e registrar sempre que houver troca de posse.

C

Não registrar os acessos, pois a maioria das pessoas é de confiança.

D

Permitir que todos os funcionários tenham acesso irrestrito às chaves para evitar problemas.

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Q3160053

Ano: 2025 Banca: Wisdom Órgão: Prefeitura de Herval D`Oeste - SC Prova: Wisdom - 2025 - Prefeitura de Herval D`Oeste - SC - Recepcionista |

Q3160053 Secretariado

Qual a principal função de um protocolo?

A

Controlar o acesso de pessoas estranhas à empresa.

B

Agendar as reuniões da diretoria.

C

Controlar o estoque de materiais de escritório.

D

Registrar a entrada e saída de documentos e correspondências.

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Q3160051

Ano: 2025 Banca: Wisdom Órgão: Prefeitura de Herval D`Oeste - SC Prova: Wisdom - 2025 - Prefeitura de Herval D`Oeste - SC - Recepcionista |

Q3160051 Secretariado

Qual a importância de manter o local de trabalho organizado?

A

Demonstra descaso com as tarefas do dia a dia.

B

Facilita a localização de documentos e agiliza o atendimento.

C

Torna o ambiente mais bonito e agradável para os visitantes.

D

É uma exigência apenas para empresas multinacionais.

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Q3129120

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: CISNORDESTE - SC Prova: FURB - 2024 - CISNORDESTE - SC - Apoio Administrativo |

Q3129120 Secretariado

O gerenciamento da agenda do CISNORDESTE/SC requer:

A

Sistema integrado de calendário, definição de prioridades, controle de prazos e compromissos, com alertas automáticos e sincronização entre usuários autorizados.

B

Organização semanal de tarefas.

C

Controle de horários disponíveis.

D

Lista atualizada de compromissos diários.

E

Registro manual de atividades previstas.

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Q3112012

Ano: 2024 Banca: ADM&TEC Órgão: Prefeitura de Matriz de Camaragibe - AL Prova: ADM&TEC - 2024 - Prefeitura de Matriz de Camaragibe - AL - Auxiliar de Serviços Educacionais |

Q3112012 Secretariado

O planejamento e a organização das atividades de trabalho são fundamentais para garantir eficiência, economia de tempo e recursos, além de proporcionar um ambiente de trabalho seguro e bem estruturado. Para auxiliares de serviços educacionais, a organização diária das tarefas é essencial para manter a escola limpa e funcional. Analise as afirmativas a seguir e indique se são verdadeiras (V) ou falsas (F).

( ) O planejamento adequado das atividades de limpeza deve considerar a prioridade para as áreas de maior circulação, como corredores e salas de aula, e a distribuição equilibrada das tarefas ao longo do dia.

( ) A organização das atividades deve ser flexível e pode ser alterada a qualquer momento, de acordo com a preferência dos funcionários, sem a necessidade de seguir um cronograma pré-estabelecido.

( ) A utilização de checklist e cronogramas semanais ajuda a garantir que nenhuma tarefa importante seja esquecida e que o trabalho seja realizado de forma organizada e eficiente.

( ) Para melhorar a produtividade, as tarefas mais complexas e demoradas devem ser realizadas no início do dia, quando o nível de energia dos trabalhadores está mais alto.

A sequência CORRETA é:

A

F – V – V – F.

B

V – F – V – F.

C

F – V – F – V.

D

V – F – V – V.

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Q3100312

Ano: 2024 Banca: IBADE Órgão: Prefeitura de Ouro Preto do Oeste - RO Prova: IBADE - 2024 - Prefeitura de Ouro Preto do Oeste - RO - Agente Administrativo - IPSM |

Q3100312 Secretariado

O papel do secretariado envolve várias técnicas essenciais para assegurar eficiência na comunicação e na administração de tarefas. Entre as alternativas listadas abaixo, selecione a que descreve uma técnica fundamental para organizar documentos e informações de forma rápida e eficaz no ambiente de trabalho.

A

Atendimento ao cliente por telefone.

B

Organização de arquivos físicos e digitais.

C

Redação de e-mails.

D

Uso de ferramentas de gestão de projetos.

E

Preparação de apresentações em slides.

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Q3096322

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Câmara de Brusque - SC Prova: FURB - 2024 - Câmara de Brusque - SC - Agente Administrativo - Recepção |

Q3096322 Secretariado

Uma câmara municipal utiliza serviços postais e de malote para envio e recebimento de correspondências entre seus departamentos e órgãos externos. Em um determinado dia, o agente administrativo responsável pela recepção recebe as seguintes demandas:

I.Enviar um contrato licitatório via serviço postal com registro e aviso de recebimento (AR).

II.Receber documentos confidenciais de outro órgão público através do malote interno.

III.Organizar o envio de convites para uma audiência pública via serviço comum de correspondência.

Considerando as boas práticas de serviços postais e gestão de malotes, qual é a conduta mais adequada para o agente administrativo diante dessas demandas?

A

Usar o serviço postal comum para o contrato licitatório e os convites, garantindo que o malote seja reservado exclusivamente para documentos confidenciais.

B

Encaminhar o contrato licitatório com registro e AR, garantir que os documentos confidenciais sejam lacrados e registrados no controle de malotes, e priorizar o envio dos convites via serviço comum com registro de despacho.

C

Enviar todos os documentos via malote interno para agilizar os processos, garantindo que o contrato licitatório receba atenção especial.

D

Direcionar os documentos confidenciais para o setor jurídico antes de qualquer registro ou envio, garantindo maior controle sobre a segurança.

E

Registrar todos os envios no sistema interno da câmara e enviar os documentos de acordo com a ordem de chegada, sem priorizar nenhuma correspondência.

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Q3096318

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Câmara de Brusque - SC Prova: FURB - 2024 - Câmara de Brusque - SC - Agente Administrativo - Recepção |

Q3096318 Secretariado

Uma câmara municipal está implementando um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para melhorar o controle e o acesso aos arquivos digitais. O agente administrativo da recepção é responsável por realizar a digitalização e catalogação de documentos recebidos, garantindo que estejam disponíveis no sistema para consulta. Certo dia, o agente recebe:

I.Um contrato licitatório com várias páginas e assinaturas manuscritas.
II.Uma correspondência oficial em papel que precisa ser registrada e arquivada.
III.Um documento confidencial que requer acesso restrito no sistema.

Considerando as melhores práticas de GED, qual é a conduta mais adequada para o agente administrativo?

A

Priorizar a digitalização do documento confidencial e enviá-lo para análise do setor jurídico antes de registrá-lo no sistema.

B

Catalogar e registrar apenas o contrato licitatório, pois os outros documentos podem ser armazenados fisicamente sem necessidade de digitalização imediata.

C

Digitalizar os documentos sem catalogação, arquivando-os diretamente em uma pasta genérica no sistema para que sejam organizados posteriormente.

D

Digitalizar todos os documentos em baixa resolução para economizar espaço no sistema, catalogar apenas o contrato licitatório e arquivar os demais documentos fisicamente.

E

Digitalizar o contrato em alta resolução, registrá-lo com metadados claros no sistema, arquivar a correspondência oficial com os dados do remetente e destinatário, e aplicar restrições de acesso ao documento confidencial conforme o nível de segurança necessário.

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Q3096315

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Câmara de Brusque - SC Prova: FURB - 2024 - Câmara de Brusque - SC - Agente Administrativo - Recepção |

Q3096315 Secretariado

Uma câmara municipal implementou um novo sistema para gerenciar documentos e correspondências recebidas, priorizando eficiência no protocolo, arquivamento e digitalização. Durante um dia de trabalho, o agente administrativo da recepção recebe:

I.Um ofício físico com prazo urgente para resposta.

II.Uma correspondência digital enviada por e-mail sem indicação clara do setor destinatário.

III.Um documento interno que precisa ser digitalizado e anexado ao sistema eletrônico de gestão documental.

Considerando as boas práticas de gestão de documentos e correspondências, qual é a conduta mais adequada para lidar com essas situações de forma eficiente e organizada?

A

Registrar o ofício no protocolo, encaminhá-lo ao setor responsável, direcionar a correspondência digital para triagem administrativa e digitalizar o documento interno, anexando-o ao sistema eletrônico.

B

Manter o ofício físico em papel e armazenar as correspondências digitais no e-mail, atualizando o sistema de gestão apenas ao final do expediente.

C

Digitalizar todos os documentos antes de realizar qualquer registro ou encaminhamento, para garantir que estejam disponíveis no sistema eletrônico.

D

Priorizar o ofício físico devido ao prazo urgente e arquivar os demais documentos temporariamente até que haja tempo para análise e digitalização.

E

Encaminhar a correspondência digital ao setor jurídico para análise preliminar, arquivar o ofício físico provisoriamente e priorizar a digitalização do documento interno.

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Q3087396

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Cupira - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Prefeitura de Cupira - PE - Auxiliar de Secretaria Escolar |

Q3087396 Secretariado

Texto associado

Leia o texto abaixo:

"Gerenciamento da rotina do trabalho é um conjunto de técnicas, ferramentas e metodologias utilizadas para organizar e otimizar o trabalho de uma equipe. Esse gerenciamento ajuda o time a cumprir prazos, dar conta das demandas e fazer entregas de qualidade. Além disso, também é ele que vai assegurar que os processos estão sendo seguidos. Fazer esse gerenciamento traz uma série de benefícios para a organização."

acesso em: https://tinyurl.com/34t4k587

Considerando o texto e seus conhecimentos, julgue o item seguinte:

No setor público, o planejamento do trabalho deve ser altamente flexível para permitir adaptações frequentes e detalhadas, mesmo que isso implique em refazer o cronograma periodicamente.

Certo

Errado

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Q3087392

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Cupira - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Prefeitura de Cupira - PE - Auxiliar de Secretaria Escolar |

Q3087392 Secretariado

Texto associado

Leia o texto abaixo:

"Gerenciamento da rotina do trabalho é um conjunto de técnicas, ferramentas e metodologias utilizadas para organizar e otimizar o trabalho de uma equipe. Esse gerenciamento ajuda o time a cumprir prazos, dar conta das demandas e fazer entregas de qualidade. Além disso, também é ele que vai assegurar que os processos estão sendo seguidos. Fazer esse gerenciamento traz uma série de benefícios para a organização."

acesso em: https://tinyurl.com/34t4k587

Considerando o texto e seus conhecimentos, julgue o item seguinte:

A revisão periódica do cronograma de trabalho é desnecessária após o início da execução do plano, pois a adaptação constante pode indicar falta de precisão no planejamento inicial e comprometer a eficiência do trabalho.

Certo

Errado

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SEM DESCULPAS DESSA VEZ

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Questões de Concurso Comentadas sobre organização e metodos em secretariado

Foram encontradas 352 questões