Qual a principal função de um protocolo?

Alternativa Correta: D - Registrar a entrada e saída de documentos e correspondências.

Vamos entender melhor o tema central da questão, que é a função de um protocolo dentro de uma organização. O protocolo é uma parte essencial nas organizações, sendo responsável por controlar e organizar a circulação de documentos e correspondências. Sua principal função é garantir que todos os documentos que entram e saem sejam devidamente registrados e rastreados. Isso é fundamental para a segurança, eficiência e transparência nas operações de uma empresa.

De acordo com a normatização brasileira, o protocolo se encarrega da gestão documental, contribuindo para que informações importantes sejam facilmente localizadas e acessíveis quando necessário.

Agora, vamos analisar por que a alternativa D é a correta:

Justificativa da Alternativa Correta (D): A principal função de um protocolo é registrar a entrada e saída de documentos e correspondências. Este registro é fundamental para manter o controle e garantir a segurança das informações que circulam na organização. Isso permite um acompanhamento eficiente dos documentos, facilitando sua localização e acesso futuro.

Agora, analisemos as alternativas incorretas:

Alternativa A: Controlar o acesso de pessoas estranhas à empresa. - Esta atividade é geralmente da responsabilidade de setores como a segurança ou a recepção, não do protocolo.

Alternativa B: Agendar as reuniões da diretoria. - Essa função normalmente cabe à secretaria ou ao departamento de recursos humanos, dependendo da estrutura organizacional.

Alternativa C: Controlar o estoque de materiais de escritório. - Esta função é tipicamente associada ao setor de almoxarifado ou de compras, não ao protocolo.

Para responder questões como esta com mais segurança, é importante identificar palavras-chave no enunciado, como "principal função", e relacioná-las com os conceitos fundamentais da atividade de protocolo. Evite confundir responsabilidades que são geralmente comuns a outros departamentos, como segurança, recursos humanos ou almoxarifado.

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