Questões de Secretariado - Organização e Metodos para Concurso

Nas instituições em que os documentos recebem números à medida que chegam, utiliza-se o chamado sistema indireto, em que o secretário é obrigado a

Controlar eficazmente a agenda e o follow-up é uma das técnicas mais produtivas para a rotina de um secretário, pois essas ferramentas, em sintonia com as atividades e responsabilidades do chefe, auxiliam de forma produtiva a administração do tempo e seus compromissos diversos. Na pasta de follow-up, o secretário deve guardar, especificamente,

O profissional secretário deve manter rotinas de trabalho muito bem planejadas e organizadas, visando eficiência e eficácia em seus resultados. É essencial que saiba avaliar se tais atividades são importantes e urgentes; urgentes, mas não importantes; importantes, mas não urgentes; e não importantes, nem urgentes. Considera-se uma tarefa importante e urgente quando

Assinale o instrumento que determina ao servidor competente a execução de procedimentos para baixa e reposição de equipamentos de informática.

Para que a reunião atinja o seu objetivo, é preciso que algumas providências sejam tomadas e cabe à(o) secretária(o) providenciá-las. Segundo Veiga (2010), a realização de uma reunião envolve alguns aspectos básicos, a saber:

I. Convocação dos participantes.

II. Pauta da reunião.

III. Lista de Presença.

IV. Ata.

Quais estão corretos?

Instrumento de pesquisa que fornece uma enumeração descritiva dos itens documentais ou dossiês que compõem um ou mais fundos ou séries. Normalmente inclui um histórico da instituição produtora dos documentos, uma breve explicação dos critérios utilizados em seu arranjo e um índice. De acordo com o nível de detalhamento da descrição dada, pode ser sumário ou analítico.

(http://www.portaldosecretariado.com.br)

Considerando o texto acima indicado, assinale a alternativa que contém o nome do instrumento de pesquisa.

A administração do tempo é um critério essencial para o trabalho de qualquer profissional. No caso do secretário executivo, ela é imperativa para a preparação e a organização de reuniões e agendamento de compromissos. O avanço da tecnologia popularizou o uso do correio eletrônico (e-mail), que é um instrumento de grande ajuda. No programa MS Outlook, por exemplo, além de permitir a transmissão de mensagens e documentos, há um recurso que identifica as mensagens e as associa a itens relacionados, como anotações, tarefas pendentes, contatos ou eventos de calendário semelhantes. Trata-se de:

A agenda, manual ou eletrônica, é um instrumento necessário para se fazer o controle de atividades. Por meio dela, são checados, anotados, organizados, planejados e controlados compromissos, tarefas, reuniões e pagamentos.

No que se refere ao gerenciamento da agenda, assinale a alternativa INCORRETA.

Para deter todas as técnicas secretariais e a organização dos trabalhos nas secretarias, a base estrutural é o conhecimento utilizado na rotina como parâmetros de todas as atividades. Para isso, existem as técnicas específicas, que incluem a relação de atividades e o controle de cada uma delas.

Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir.

I. Paciência, tolerância, atenção e comunicação são importantes ações no atendimento ao público, interno e externo.

II. Com a modernidade das comunicações o(a) secretário(a) pode utilizar como tratamento o pronome “você”, substituindo o senhor e / ou senhora, no atendimento telefônico.

III. Follow-up: é uma expressão técnica inglesa que significa acompanhamento. Essa técnica de acompanhamento complementa a agenda.

IV. A reunião de trabalho é a forma mais eficaz de comunicar decisões, controlar e delegar tarefas, bem como estudar novas estratégias empresariais.

V. Cerimonial é toda solenidade, mesmo que não oficial, que segue uma programação constituída por um conjunto de formalidades.

Estão corretas as afirmativas:

Analise os conceitos a seguir, considerando os estudos de Mazulo (2009).

• “_______ aceitando o crescimento através de possibilidade de atuar em várias frentes ao mesmo tempo; [...]

• _______ pois as atividades secretariais envolvem muitos aspectos confidenciais da empresa; [...]

• _______ uma vez que a função do secretário é ser facilitador, otimizar a rotina das pessoas e solucionar problemas; [...]

• _______ resolver as diversas situações com flexibilidade, destreza e elegância; [...]

• _______ é fundamental à estrutura da organização, a seus valores,suas características e à diversidade humana; [...]

• _______ ressaltando a importância de criar novas possibilidades em vez de simplesmente executá-las.”

Assinale a alternativa que corresponde correta e respectivamente aos conceitos descritos anteriormente.

O ciclo PDCA está vinculado aos fundamentos teóricos da Filosofia de Kaizen, cultura japonesa que preconiza a melhoria contínua, um dos princípios da administração da qualidade. Uma das finalidades do ciclo é:

Gestão de escritório – compreende-se o termo gestão como um processo ou atividade dinâmica que consiste na tomada de decisões sobre objetivos e recursos humanos, materiais, finanças, entre outras coisas, com o foco em resultados. (MACHADO, Secretariado Executivo para Concursos, 2015). Um tipo de gestão indispensável à eficiência e eficácia das atividades de uma secretária executiva é a Gestão de escritório, isso porque:

As organizações, para se manterem vivas frente à concorrência, têm inúmeros desafios, dentre eles o de ter a consciência de que os clientes esperam seus produtos para “ontem”. O tempo, então, é o melhor aliado ou o pior inimigo. Quanto à Administração do tempo: