Questões de Secretariado - Organização e Metodos para Concurso - Página 3

Q2324156

Ano: 2023 Banca: FUNDATEC Órgão: Prefeitura de Sapucaia do Sul - RS Prova: FUNDATEC - 2023 - Prefeitura de Sapucaia do Sul - RS - Escriturário |

Q2324156 Secretariado

Segundo Gomes (2015), uma agenda, por mais simples que seja, é onde se anotam compromissos, despesas, atividades, datas, horários, telefones e endereços importantes. Existem agendas físicas, em papel, e também as eletrônicas, virtuais. Analise as seguintes afirmações sobre como organizar com eficiência uma agenda física:

1. Deve-se fazer uso da agenda como uma “central de informações”. 2. As datas sociais também devem constar na agenda. 3. Recados ou compromissos não devem ser anotados em pedaços de papel, deve-se usar a agenda. 4. A atividade já concluída deve ser riscada com a caneta marca-texto ou pelo menos ter sua conclusão anotada, se necessário, com data.

O resultado da somatória dos números correspondentes às afirmações corretas é:

A

06.

B

07.

C

08.

D

09.

E

10.

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Q2323696

Ano: 2023 Banca: AMEOSC Órgão: Prefeitura de Santa Helena - SC Prova: AMEOSC - 2023 - Prefeitura de Santa Helena - SC - Agente Administrativo |

Q2323696 Secretariado

Analise as asserções a seguir:

I.Gerir uma agenda e organizar reuniões de maneira eficaz, não apenas otimizando o tempo, mas também melhorando a produtividade e a eficiência das equipes é essencial, para alcançar o objetivo desejado da organização.
MAS
II.É preciso estabelecer procedimentos que ajudem a garantir que as reuniões sejam úteis, bem gerenciadas e resultem em ações concretas. E as agendas sejam organizadas e cumpridas conforme planejado.

A respeito dessas asserções, assinale a opção CORRETA:

A

A asserção I é uma proposição verdadeira e a II é uma proposição falsa.

B

A asserção I é uma proposição falsa e a II é uma proposição verdadeira.

C

As asserções I e II são proposições verdadeiras e a II é uma justificativa correta da I.

D

As asserções I e II são proposições falsas.

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Q2309818

Ano: 2023 Banca: IBFC Órgão: SAEB-BA Prova: IBFC - 2023 - SAEB-BA - Técnico Administrativo - Administrativo |

Q2309818 Secretariado

Saber administrar bem o tempo, fazer bom uso de uma agenda, é uma habilidade que auxilia no aumento da produtividade. Analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F)

( ) Administrar bem o tempo exige disciplina, planejamento, comprometimento e organização.

( ) O controle de uma agenda pré-estabelecida não interfere no aumento da produtividade.

( ) Estabelecer objetivos e priorizar atividades auxilia o processo de tomada de decisões.

( ) As ações objetivas realizadas dentro de um cronograma, auxiliam para o alcance de resultados positivos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

A

V - F - F - V

B

V - F - V - V

C

F - F - V - V

D

V - F - F - F

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Q2296087

Ano: 2023 Banca: AGIRH Órgão: Prefeitura de Cunha - SP Prova: AGIRH - 2023 - Prefeitura de Cunha - SP - Recepcionista do CREAS |

Q2296087 Secretariado

Sobre o uso da agenda, julgue as seguintes afirmativas:

I. Deve-se anotar, dentre outras informações, todos os compromissos diários do executivo e/ou da equipe e reuniões.

II. Deve-se atentar para a grafia das palavras, pois em sua ausência a agenda pode ser consultada por outra pessoa da equipe.

III. É importante deixar intervalos entre um compromisso e outro.

São corretas as afirmativas:

A

I e II.

B

I e III.

C

II e III.

D

todas afirmativas estão corretas.

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Q2255722

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255722 Secretariado

Letícia e Rafael, secretários executivos de uma instituição pública, foram designados para organizar uma reunião a pedido de seu superior imediato. Algumas dúvidas surgiram quanto ao planejamento e à organização da reunião, porém, após discutirem sobre o assunto, concluíram que

A

a identificação clara do propósito da reunião é o primeiro e mais importante passo da organização, uma vez que será o fio condutor do planejamento e da condução da reunião.

B

a construção da pauta deve considerar, dentre outros pontos, os tópicos específicos e tempo para cada um e devem ser organizados de forma lógica por importância, complexidade e conveniência.

C

a ausência de prioridade por importância ou urgência dos assuntos a serem discutidos não causa impacto significativo no cronograma definido quanto do envio da pauta da reunião.

D

a comunicação sobre a reunião deve ser enviada aos participantes com antecedência de dois dias para que estes possam confirmar presença e preparar, se necessário, a confecção de algum relatório.

E

a preparação da logística no que se refere ao local e aos recursos audiovisuais deve considerar a média dos participantes convocados de forma a otimizar o espaço a ser utilizado.

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Q2255721

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255721 Secretariado

A reunião consiste em uma troca de informações para o esclarecimento de um ou mais assuntos. Uma reunião deliberativa tem como objetivo

A

apresentar um determinado assunto, que requer uma tomada de decisão, visando obter sugestões de diferentes pontos de vista e uma solução consensual.

B

acompanhar o desempenho dos colaboradores em determinada atividade que está em desenvolvimento, de forma a definir o melhor processo de trabalho.

C

comunicar decisões tomadas, fatos ou eventos ocorridos, além de receber informações dos colaboradores sobre os assuntos abordados.

D

estimular os participantes a pensarem em conjunto sobre um determinado tema, para posterior avaliação e aplicação das ideias propostas.

E

tratar de assuntos emergenciais, de forma que os participantes opinem e definam estratégias para solução de eventuais ocorrências semelhantes.

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Q2255717

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255717 Secretariado

O profissional que atua como secretário executivo, além das competências e habilidades requeridas para exercer sua função, deve ter uma visão abrangente de diversas áreas da organização, dentre elas a de administração de materiais.
Com relação ao exposto, é correto afirmar que a gestão de materiais objetiva

A

ter os materiais necessários, na quantidade certa, no local certo, na qualidade requerida e no tempo oportuno à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo.

B

fornecer dados estatísticos sobre a quantidade, a distribuição e o custo do estoque de materiais adquiridos, de forma a racionalizar a produção e entrega de bens.

C

analisar o orçamento para a aquisição dos materiais necessários à produção de bens, bem como a manutenção de custos baixos e dos investimentos.

D

controlar os registros e informações que envolvem as etapas do fluxo de suprimento de bens, de forma a otimizar o fornecimento de produtos acabados.

E

registrar e avaliar os principais dados e a seriação que caracterizam e individualizam cada item de matéria-prima e insumos utilizados na produção.

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Q2255714

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255714 Secretariado

Dentre os símbolos mais comumente utilizados em um fluxograma, podem ser citados o retângulo e o losango que indicam, respectivamente:

A

um processo previamente definido e uma conexão.

B

os documentos do processo e uma anotação.

C

um determinado processo ou ação e uma decisão.

D

um procedimento manual e uma transmissão de informação.

E

o início ou fim de um fluxo e um grupo de instruções.

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Q2255713

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255713 Secretariado

Para auxiliar no gerenciamento e controle das diversas atividades sob sua responsabilidade, Suzana que atua como secretária executiva de uma instituição pública, optou por elaborar um cronograma.
Ela sabe que o planejamento de um cronograma considera, as seguintes etapas:

A

estabelecimento das atividades, estimativa para os recursos, controle de tempo das atividades, roteiro e efetuação do cronograma.

B

definição das atividades, sequenciamento das atividades, estimativa de duração das atividades, desenvolvimento e controle do cronograma.

C

detalhamento das atividades, classificação das atividades, especificação do prazo de entrega das atividades, execução e avaliação do cronograma.

D

visualização analítica das atividades, descrição das atividades, gerenciamento do tempo de cada atividade, estruturação e checagem do cronograma.

E

listagem das atividades, estabelecimento de metas para a realização das atividades, duração esperada das tarefas, implantação e gestão do cronograma.

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Q2255712

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255712 Secretariado

Para agilizar algumas tarefas, o profissional que atua como secretário executivo sabe da importância das planilhas eletrônicas como ferramenta de trabalho. Dentre as diversas vantagens que apresentam, ele sabe que as planilhas

A

organizam e gerenciam conjuntos complexos de dados por meio de colunas identificadas com números.

B

auxiliam na coleta de dados de forma estruturada e realizam por meio de fórmulas numéricas a comparação entre esses dados.

C

contêm células distribuídas em colunas e linhas, realizam cálculos matemáticos, classificam e filtram dados.

D

criam soluções personalizadas para estruturar os dados contidos nas linhas, possibilitando a criação de mapas estatísticos.

E

automatizam por meio de gráficos dinâmicos os dados e as funções numéricas para a execução de cálculos e operações matemáticas.

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Q2255708

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255708 Secretariado

Qualidade e organização são fatores fundamentais ao trabalho do secretário executivo com foco no alcance da eficácia profissional.
Considerando-se o exposto, é correto afirmar que

A

a organização do trabalho inclui um conjunto de elementos que contribuem para a realização simultânea das atividades minimamente urgentes.

B

as pessoas eficazes têm foco na contribuição que podem dar à organização, olhando além do próprio trabalho em direção às metas.

C

a qualidade do trabalho está relacionada ao uso racional e econômico dos insumos para a consecução dos processos administrativos.

D

a eficácia profissional garante o incremento das competências pessoais para que os compromissos sejam obtidos de forma sinérgica.

E

a organização do trabalho se refere ao alinhamento das metas específicas do processo produtivo com a estruturação dinâmica das ações diárias.

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Q2255704

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255704 Secretariado

Uma ferramenta importante para o bom desempenho do trabalho é a agenda, uma vez que não se pode confiar na memória ao planejar e organizar as atividades do cotidiano. Tanto a agenda convencional quanto a digital apresentam vantagens e desvantagens.
Considera-se como uma limitação da agenda digital

A

a edição ou exclusão de compromissos de forma ágil.

B

a facilidade de adicionar e lembrar de eventos recorrentes.

C

a dependência de uma plataforma e de layouts prontos.

D

o uso de alarmes e lembretes antes do horário determinado.

E

o compartilhamento de horários disponíveis para agendar reuniões.

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Q2255703

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255703 Secretariado

Das situações apresentadas a seguir, assinale a que aponta uma diferença entre follow-up e follow through.

A

O follow-up refere-se a um reagendamento de compromissos, e o follow through ao cancelamento deles.

B

O sentido do follow through baseia-se em fazer uma lista de assuntos pendentes, e o do follow-up na finalização deles.

C

O recurso do follow-up evita que ocorra o esquecimento de realizar tarefas, e o do follow through contribui para a prospecção do trabalho.

D

A técnica de seguimento do follow through complementa uma agenda, e a do follow-up categoriza os prazos das tarefas.

E

O acompanhamento de assuntos pendentes refere-se ao follow-up, e a continuidade e término de uma atividade ao follow through.

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Q2255702

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255702 Secretariado

Em razão das várias atribuições e responsabilidades requeridas em suas atividades, o secretário executivo sabe da importância de administrar o tempo, de forma a evitar os seus desperdiçadores. As causas de desperdício do tempo podem ser divididas em categorias, sendo uma delas a estrutural

A

proveniente dentre outros pontos, da indefinição dos níveis de responsabilidade/autoridade, ausência, insuficiência, excesso ou mau uso das normas internas e níveis hierárquicos não definidos claramente.

B

referente a fatores socioambientais que podem ser divisões inadequadas dos ambientes de trabalho, áreas com diferentes atribuições e grau de movimentação localizadas num mesmo ambiente, entre outros pontos.

C

relativa aos traços, valores e hábitos do que caracteriza uma cultura organizacional, tais como as políticas de portas abertas, a informalidade, os pontos de caráter pessoal manifestado pelo estilo de cada colaborador.

D

decorrente de distribuição física não planejada devido a fluxos de trabalho ou informações, excesso de formalismo, mentalidade competitiva, assim como uma visão sistemática dos processos organizacionais.

E

a fatores relacionados às habilidades de supervisão e gerenciamento de equipes e trabalho, que podem ocorrer nos processos de comunicação, delegação, liderança, motivação e desenvolvimento profissional.

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Q2251878

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: Prefeitura de Piracicaba - SP Prova: VUNESP - 2023 - Prefeitura de Piracicaba - SP - Telefonista Auxiliar de Regulação Médica - TARM |

Q2251878 Secretariado

Uma agenda de anotações e compromissos em uma unidade de atendimento de urgências médicas serve para

A

divulgar tarefas complexas e complicadas.

B

registro claro e correto das mensagens.

C

guardar documentos.

D

controle de ponto eletrônico.

E

definição de metas e objetivos.

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Q2251830

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: Prefeitura de Guararapes - SP Prova: VUNESP - 2023 - Prefeitura de Guararapes - SP - Telefonista |

Q2251830 Secretariado

A ferramenta pessoal, onde ficam registradas anotações de compromissos e horários e informações diversas, recebe o nome de

A

compêndio.

B

brochura.

C

relatório.

D

agenda.

E

planilha.

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Q2249167

Ano: 2022 Banca: VUNESP Órgão: Prefeitura de Francisco Morato - SP Prova: VUNESP - 2022 - Prefeitura de Francisco Morato - SP - Recepcionista |

Q2249167 Secretariado

Maria, recepcionista de uma instituição da área de saúde, sabe da importância do uso da agenda no ambiente corporativo para

A

classificar tarefas com prazos indeterminados.

B

armazenar informações essencialmente pessoais.

C

marcar e controlar compromissos.

D

registrar as ligações particulares recebidas durante o expediente.

E

administrar as pendências, essencialmente, semanais.

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Q2225909

Ano: 2019 Banca: SUSTENTE Órgão: Câmara de Igarassu - PE Prova: SUSTENTE - 2019 - Câmara de Igarassu - PE - Secretário(a) de Plenário |

Q2225909 Secretariado

O profissional contemporâneo possui perfil polivalente, “está inserido no processo gerencial das empresas, como um profissional vital, para trabalhar ao lado do poder decisório, otimizando resultado em times, projetos, virtualmente e nas múltiplas opções que o mercado de trabalho oferece a todos os profissionais” (NEIVA e D´ELIA, 2014). Relacione as colunas, levando em consideração o papel dos secretários para as novas atuações no mercado:
1. Agente de resultados 2. Agente facilitador 3. Agente de qualidade 4. Agente de mudanças
( ) Existe uma expectativa alta por parte das empresas, pois o secretário é determinante para que haja adesão dos demais colaboradores. ( ) Para esta competência, o secretário vai utilizar a comunicação como item mais importante. ( ) A empresa precisa de que todos os profissionais sejam geradores nas suas respectivas áreas de atuação. ( ) O secretário segue as normas que estabelecem um conjunto de requisitos para um padrão de excelência.

A sequência correta está em:

A

4 - 2 - 3 -1.

B

4 - 2 -1- 3.

C

1- 2- 4 - 3.

D

1 - 2 - 3 - 4.

E

2 - 1- 3 - 4.

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Q2225899

Ano: 2019 Banca: SUSTENTE Órgão: Câmara de Igarassu - PE Prova: SUSTENTE - 2019 - Câmara de Igarassu - PE - Secretário(a) de Plenário |

Q2225899 Secretariado

Reuniões são encontros organizacionais realizados com o objetivo de tomar decisões. Leia as assertivas abaixo:
I. É uma das formas mais eficaz de se comunicar. II. Podem ser classificadas como internas ou externas. III. Seu sucesso depende apenas de um bom planejamento. IV. A pauta é definida antes da reunião e contempla os assuntos que serão discutidos. V. Um dos melhores horários para marcar as reuniões é no fim do expediente.

A alternativa que contempla apenas as verdadeiras é:

A

I, II, III, IV.

B

I, II e IV.

C

II, III e V.

D

II, III, IV e V.

E

I e II.

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Q2224489

Ano: 2023 Banca: FGV Órgão: Prefeitura de Niterói - RJ Prova: FGV - 2023 - Prefeitura de Niterói - RJ - Agente Administrativo |

Q2224489 Secretariado

As atividades secretariais a seguir exemplificam a rotina de organização de reuniões e de comunicação oficial de um agente administrativo, à exceção de uma. Assinale-a.

A

Assessorar diretamente o trabalho de executivos.

B

Planejar, organizar e dirigir os serviços de secretaria.

C

Fiscalizar, observar e orientar a entrada e saída de pessoas.

D

Redigir textos profissionais, inclusive em idioma estrangeiro.

E

Registrar conferências e palestras para atender às necessidades da instituição.

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A OPORTUNIDADE ESTÁ ESCAPANDO!

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Questões de Secretariado - Organização e Metodos para Concurso

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