Questões de Concurso Comentadas sobre organização e metodos em secretariado

Assinale a alternativa que indica corretamente atividades utilizadas de forma sistemática em toda organização pública de modo a garantir o seu melhor desempenho.

Em relação à conservação de equipamentos, analise as seguintes assertivas:

I. Os equipamentos certamente terão sobrevida maior se forem utilizados conforme as instruções do fabricante (manual).

II. Qualquer problema que impeça o uso de um equipamento deve ser informado a quem de direito: nada de tentar consertar o telefone quando não se tem capacitação para isso.

III. Se o equipamento apresentar problemas, deve-se solicitar imediatamente a visita de um técnico ou enviar o equipamento para a assistência técnica competente.

Quais estão corretas?

Veiga (2010) define uma das técnicas secretariais como uma importante ferramenta de trabalho que possibilita organizar, planejar e lembrar os compromissos assumidos e que deve estar constantemente atualizada(o) e organizada(o). Atualmente, é comum as secretárias utilizarem softwares gerenciadores em substituição a essa técnica, que se denomina:

O processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner, denomina-se:

Medeiros e Hernandes (2010) definem que, apesar do avanço tecnológico e de algumas empresas já terem optado pelo escritório automatizado, grande parte da comunicação empresarial é ainda efetuada por meio de correspondência verbal escrita em papel. Sendo assim, com base nos referidos autores, analise as seguintes assertivas, relativas aos procedimentos adequados ao manuseio e distribuição de correspondências, e assinale C, se corretas, ou I, se incorretas.

( ) Separar a correspondência do departamento a que está vinculada(o) e a endereçada a outros departamentos; em geral, devem ser encaminhadas fechadas.

( ) Abrir os envelopes com auxílio de uma espátula, procurando não atingir seu conteúdo.

( ) Carimbar a data de recebimento no canto superior direito de cada carta ou documento e rubricar sobre o carimbo, inclusive nos documentos anexos, se houver, tais como cheques, certificados ou apólices.

( ) Descartar todos os envelopes no lixo reciclável, mesmo daquelas cartas cujo conteúdo não identifique o remetente ou o endereçamento da carta difira do apresentado no envelope.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Leia o seguinte texto, extraído da obra de Mazulo e Liendo (2010):

“Quem trabalha sozinho dificilmente terá sucesso, tendo em vista a diversidade de ações, o enorme volume de tomadas de decisão e a abrangência dos processos no mundo profissional de hoje. Vamos tomar como exemplo a organização de um evento. Pense na quantidade de ações envolvidas, nos diversos itens que constituem o ______________, em todos os detalhes protocolares que regem um cerimonial. É impossível executar tudo de maneira solitária. Para que o evento seja realizado com êxito, faz-se necessária a formação de equipes de ação, também chamadas de comissões. O evento, então, acontecerá, e o resultado final não poderá ser atribuído a um organizador somente”.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do trecho acima e que indica a denominação de uma das técnicas secretariais utilizada no planejamento e na organização de eventos. 

Para efetuar o controle de atendimentos e compromissos, a Telefonista sabe que essa organização deve ser feita por intermédio de

Preencha corretamente as lacunas e, em seguida, assinale a alternativa correta.

O estudante que resolve estudar fora do país, em nível de ensino médio, precisa de uma ________________, quando retorna para o Brasil, para que seu diploma e certificado de ensino médio seja considerado válido pelo nosso sistema de ensino brasileiro e que ele possa realizar a _________ e ___________ obter seu _____________na universidade que ele for aprovado e resolver cursar. Sem isso, a situação dele fica inválida aqui no Brasil.

Crianças com idade igual ou inferior a seis anos são incapazes de executar algumas tarefas acadêmicas, uma delas é ingressar com o processo de matricula escolar. Este ato de matricular as crianças é de dever do(s):

Antônio Carlos, criança de quatro anos, nasceu em casa com auxílio de uma parteira, num distrito da cidade de Campos Sales, e não possui certidão de nascimento. Sua mãe foi até a cidade vizinha tentar efetivar sua matricula em uma escola da rede pública de ensino. Você, secretária(o) escolar como atenderia à está mãe:

Sobre escrituração e organização de documentos, leia as assertivas abaixo assinalando V para verdadeiro e F para falso.

( ) A matrícula só pode ser homologada pelo(a) Diretor(a) quando for constatado que os documentos do aluno estão todos completos, conforme a legislação vigente, assumindo a responsabilidade sobre qualquer irregularidade na documentação apresentada pelo aluno ou responsável legal.

( ) É de competência da Secretaria Escolar fornecer aos pais o Diário de Classe, conforme a cópia da Certidão de Nascimento ou Casamento, de forma legível e com pequenas rasuras.

( ) Os prontuários dos atuais alunos ficam em envelopes individuais, etiquetados e classificados em ordem alfabética e guardados em pastas específicas para cada classe.

( ) O arquivo morto, é o nome dado a papéis antigos que, pela importância, não podem ser descartados durante um período - fica dentro de pastas identificadas pelo ano.

Assinale a alternativa que apresente a sequência correta de cima para baixo.

Educação de Jovens e Adultos, é a nomenclatura adotada para a antiga modalidade de:

Maria Alice, treze anos, cursava o nono ano na Escola Municipal Aurora de Mesquita, por problemas pessoais Alice teve que se desligar repentinamente de seus trabalhos acadêmicos, sua mãe como não conhecia os tramites legais a tomar, não comunicou o fato ocorrido na secretaria da escola. A falta de comunicação por parte da responsável de Alice é classificado como:Maria Alice, treze anos, cursava o nono ano na Escola Municipal Aurora de Mesquita, por problemas pessoais Alice teve que se desligar repentinamente de seus trabalhos acadêmicos, sua mãe como não conhecia os tramites legais a tomar, não comunicou o fato ocorrido na secretaria da escola. A falta de comunicação por parte da responsável de Alice é classificado como:

Um dos momentos mais importantes para a escola são as matrículas. Existem vários pontos a serem avaliados, como o número de turmas por ano e o número de alunos por sala. Além disso, prazos e exigências precisam estar bem definidos e devem ser claramente comunicados aos responsáveis. Por todos esses motivos, é preciso que haja muita organização durante o período de matrícula na escola. Assinale a alternativa que melhor caracteriza o momento de matricula.

Durante as férias escolar, como funcionará o setor da secretaria?

I. Toda a escola permanecerá fechada até o início das aulas.

II. A Secretaria Municipal de Educação poderá autorizar horário especial de atendimento, com ampla divulgação à comunidade escolar.

III. A secretária funcionará normalmente para receber os pais e responsáveis para qualquer eventual dúvida.

Após a análise de todos os itens acima, podemos concluir que:

Nos dias atuais, as escolas reconhecendo a importância da arte na educação de seus jovens, já oferecem atividades fora da sala de aula, como de música, dança, teatro e artes visuais. O contato com essa dinâmica é de extrema importância para a formação do ser humano. Outra forma de introduzir a cultura em suas vidas é promover eventos dentro da instituição, trazendo espetáculos para o ambiente escolar. Sobre este tema, assinale alternativa que apresente pontos relevantes a se pensar antes de elaborar um evento escolar.

I. Adequação às idades – o ideal é apresentar um único evento/espetáculo para todas as series/idades desde, a educação infantil até o ensino médio.

II. Local de apresentação – infelizmente existem muitas escolas que não disponibilizam de teatro ou anfiteatro, para receber eventos desse porte, então será realizado no pátio ou quadra poliesportiva.

III. Profissionais qualificados é importante selecionar profissionais que saibam transmitir a mensagem correta na linguagem dos estudantes.

Após a análise de todos os itens acima, podemos concluir que:

Todo registro escolar efetuado por uma escola deve conter:

Sobre assinaturas nos documentos escolares, assinale a alternativa INCORRETA.

João Lucas, tem sete anos e nunca estudou em escola, com as demais crianças de sua idade, pois seu pai trabalha em empregos temporários. Dona Lourdes, mãe do menino, foi até a secretaria da escola municipal mais próxima de sua casa para se informar como deve proceder para matricular seu filho no próximo ano letivo. Qual seria a solução para João Lucas?

No âmbito estudantil, a secretaria escolar é o setor responsável pela documentação da vida de todos os estudantes presentes naquela instituição. Sobre o cotidiano deste setor, assinale a alternativa correta.

I. Tem a função de organizar, registrar e documentar todos os fatos que aconteçam no âmbito da unidade escolar, tornando viável seu funcionamento administrativo e garantindo sua legalidade e a validade de seus atos.

II. Incentiva constantemente práticas inovadoras de ensino e promove a utilização de tecnologias educacionais.

III. Secretário é um profissional que resolve problemas pontuais e corriqueiros com bastante frequência, o que o possibilita de desenvolver e executar ações de longo prazo que melhoria bastante a solucionar a raiz de todos os infortúnios vivenciados na escola.

Após a análise de todos os itens acima, podemos concluir que: