Questões de Concurso Comentadas sobre perfil profissional em secretariado

O relacionamento que o secretário deve manter com o chefe é condição de extrema importância para o bom desempenho de suas atividades, afetando diretamente os resultados das tarefas. Para que tal relação seja produtiva em todos os aspectos, é necessário

Medeiros (2006) afirma que, ao recepcionar alguém, o Profissional de Secretariado deverá informar-se quanto ao nome da visita, da organização a que pertence ou representa, do propósito e do assunto a ser tratado. Além dessas informações, para recepcionar com eficiência, é CORRETO afirmar que

No que tange às relações de trabalho, é CORRETO afirmar que

Uma das principais qualidades inerentes ao profissional de secretariado é a capacidade de relacionamento com os diversos públicos (MEDEIROS, 2010).

Nesse sentido, os diversos grupos interessam às relações humanas pelos seguintes aspectos:

Machado (2016), em seu livro, Secretariado Executivo para Concursos II, argumenta que atualmente os profissionais estão se reinventando e, para isso, uma das ferramentas para o desenvolvimento de pessoas e organizações é “a prática do coaching”. Qual seria o primeiro passo para o desenvolvimento dessa ferramenta?

Os sonhos em si não são irrealizáveis, impossíveis de acontecer, o problema encontra-se na inércia de quem sonha. São incontáveis as histórias de sucesso encontradas em toda parte, quantas pessoas já superaram inúmeros obstáculos e venceram grandes desafios. Pode ser sorte de estar no lugar certo e na hora certa? Para quem acredita, sim. Sorte de ter a oportunidade de fazer aquele curso de inglês completo? Sorte de conhecer aquela pessoa influente que deu um empurrãozinho que facilitou o acesso ao dono daquela multinacional que lhe contratou? Um olhar mais reflexivo e criterioso, no entanto, leva à conclusão de que sorte apenas não é suficiente para se obter sucesso. Ela não é uma ferramenta com que se pode contar sempre. Determinação, disciplina e perseverança, somadas ao estabelecimento de prioridades e à capacidade de tornar adversidades em oportunidades, estão por trás de muitos dos casos de sucesso. Ritossa (2009), em seu livro Marketing Pessoal, chega à constatação de que o sucesso de um indivíduo, assim como de uma empresa, não depende apenas de uma excelente ideia, trabalhar incansavelmente ou ter um destino generoso. Precisa-se planejar um curso de ações e decidir o que devemos fazer, como e quando, de acordo com nossas prioridades e aspirações pessoais. Dentre os princípios mercadológicos que podem ser readequados e aplicados ao desenvolvimento individual, encontra-se a estratégia do Marketing Pessoal, entendido como:

Não é mais novidade que o mercado de trabalho globalizado exige mais do que nunca qualificação profissional. Inúmeras são as mudanças no mundo corporativo. Inúmeros são os desafios na construção da carreira do profissional de secretariado executivo, então torna-se indispensável para ele:

Sobre o papel do secretário executivo no serviço público, hoje, é possível afirmar:
I. Cabe-lhe o gerenciamento de sistemas de informação por meio do controle de rotinas automatizadas multimídia (editores de texto, planilhas eletrônicas e bancos de dados). II. Presta assessoria em questões institucionais de caráter operacional, liderando grupos de trabalho e administrando eventuais conflitos entre funcionários. III. Desenvolve ações que viabilizam planos de governo, em nível estratégico.
Está correto o que se afirma em 

De acordo com o TEXTO, é CORRETO afirmar que os autores fundamentaram a pesquisa, associando o profissional de secretariado à responsabilidade socioambiental em função 

Leia a afirmativa a seguir.

Além de dominar as técnicas de atendimento, é fundamental que o recepcionista cuide com esmero de sua imagem. A elegância transita pelo modo como o profissional se veste, pelo carisma e a boa educação.

Assinale a alternativa que não está de acordo com essa afirmativa.

Por mais que os servidores sejam treinados, imprevistos acontecem na rotina diária do trabalho. Nesse momento, a capacidade de demonstrar profissionalismo é fundamental ao recepcionista.

Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir e assinale com V as verdadeiras e com F as falsas.

( ) Proatividade não é só uma palavra da moda, é uma característica cada vez mais valorizada.

( ) Demonstrar interesse, conhecimento e envolvimento com o que está acontecendo, num evento, demonstra presunção.

( ) O celular particular deve estar sempre ativo, fora do modo silencioso, para ser atendido.

( ) Uniforme bem cuidado, cabelos presos, visual clean e discreto, crachá com identificação bem visível valorizam a postura profissional.

( ) Precisando se afastar do posto de trabalho, informe à coordenação para que providencie um substituto ou avise ao colega mais próximo para ajudá-lo.

Assinale a sequência CORRETA.

Marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas. ( ) Em meados da década de 80, o inglês era considerado um diferencial competitivo. ( ) Antes da informática, trabalhos como redação de documentos e elaboração de planilhas eram feitos, exclusivamente, à mão. ( ) O processo de downsizing, pelo qual passou algumas empresas, acabou por incorporar atividades que eram executadas pela gerência média às atividades do profissional de secretariado. ( ) Hoje em dia, o profissional de secretariado não é apenas executor de tarefas, mas, ao contrário, é participativo e integrado aos negócios da organização em que trabalha. A sequência está correta em

Com relação aos aspectos de higiene e cuidado pessoal no ambiente de trabalho analise as afirmações abaixo e indique qual está totalmente ERRADA:

De acordo com o sistema de ensino brasileiro, qual das alternativas abaixo não corresponde a uma possibilidade formativa para o profissional de Secretariado no país?

As atividades desempenhadas pelo Secretário Executivo nas organizações mudaram bastante ao longo dos anos, exigindo desse profissional um perfil mais gerencial. Dentre as atividades abaixo, assinale a opção que representa essa mudança de paradigma profissional vislumbrada atualmente.

Com relação à etiqueta profissional e ao uso de cartões de visita, assinale a alternativa correta.

O uso da informática tornou-se uma ferramenta importante e necessária para o perfil do profissional de secretariado. É vital estar sempre atualizado para acompanhar o mercado de trabalho, que hoje em dia exige profissionais capacitados com habilidades especificas e empreendedoras para uma atuação eficaz. Assinale a única alternativa não essencial ao desempenho da função de secretária, no tocante ao conhecimento de sistemas de informação e ferramentas de trabalho:

O marketing pessoal tem apresentado crescente importância no ambiente corporativo. Há por parte das pessoas a preocupação em melhorar a postura e apresentação pessoal e, principalmente, atualizar os conhecimentos profissionais e acadêmicos. As organizações, por sua vez, aumentam o seu nível de exigência para a contratação de pessoas e para que os seus colaboradores mantenham-se atualizados e contribuam para que as empresas se tornem mais competitivas e rentáveis.

Assinale a alternativa que não condiz com o marketing pessoal. 

A Secretária Executiva utiliza além das técnicas secretariais ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções. Faça a relação das colunas de algumas das habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz de uma Secretária:

A. Motivação

B. Liderança

C. Comunicação

D. Administração do tempo

E. Responsabilidade e Decisões

F. Informática

( ) Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. Trata-se de um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interadas das metas e resultados.

( ) As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. A cada trabalho executado, o envolvimento da Secretária tem sido um verdadeiro desafio na sua carreira, que vem respondendo satisfatoriamente às organizações com firmeza; determinação e coragem.

( ) Muito presente no dia-a-dia de uma Secretária, como um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos, esta habilidade deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa. A secretária pode atuar transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas, tratar a todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores essenciais.

( ) A fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional, a secretária deve saber utilizar esta habilidade muito bem. Para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que, inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da Secretária e do executivo.

( ) É um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente dessa habilidade dos indivíduos.

( ) É mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. Alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia.

Marque a alternativa correta para o comportamento da recepcionista: