Questões de Secretariado para Concurso

Q3099698

Ano: 2024 Banca: Instituto Consulplan Órgão: Prefeitura de Além Paraíba - MG Prova: Instituto Consulplan - 2024 - Prefeitura de Além Paraíba - MG - Recepcionista/PSF |

Q3099698 Secretariado

Sobre a utilização adequada dos equipamentos de escritório, assinale a afirmativa correta.

A

O uso de equipamentos de escritório é secundário, e o sucesso organizacional depende apenas da criatividade dos funcionários.

B

Equipamentos de escritório são importantes somente para realizar tarefas administrativas e não influenciam em outros aspectos do trabalho.

C

O uso adequado dos equipamentos de escritório, como impressoras e computadores, é irrelevante para o desempenho e a produtividade da equipe.

D

Equipamentos de escritório são ferramentas que auxiliam, otimizam e proporcionam maior agilidade nos serviços organizacionais, melhorando a produtividade e a comunicação.

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Q3096322

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Câmara de Brusque - SC Prova: FURB - 2024 - Câmara de Brusque - SC - Agente Administrativo - Recepção |

Q3096322 Secretariado

Uma câmara municipal utiliza serviços postais e de malote para envio e recebimento de correspondências entre seus departamentos e órgãos externos. Em um determinado dia, o agente administrativo responsável pela recepção recebe as seguintes demandas:

I.Enviar um contrato licitatório via serviço postal com registro e aviso de recebimento (AR).

II.Receber documentos confidenciais de outro órgão público através do malote interno.

III.Organizar o envio de convites para uma audiência pública via serviço comum de correspondência.

Considerando as boas práticas de serviços postais e gestão de malotes, qual é a conduta mais adequada para o agente administrativo diante dessas demandas?

A

Usar o serviço postal comum para o contrato licitatório e os convites, garantindo que o malote seja reservado exclusivamente para documentos confidenciais.

B

Encaminhar o contrato licitatório com registro e AR, garantir que os documentos confidenciais sejam lacrados e registrados no controle de malotes, e priorizar o envio dos convites via serviço comum com registro de despacho.

C

Enviar todos os documentos via malote interno para agilizar os processos, garantindo que o contrato licitatório receba atenção especial.

D

Direcionar os documentos confidenciais para o setor jurídico antes de qualquer registro ou envio, garantindo maior controle sobre a segurança.

E

Registrar todos os envios no sistema interno da câmara e enviar os documentos de acordo com a ordem de chegada, sem priorizar nenhuma correspondência.

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Q3096318

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Câmara de Brusque - SC Prova: FURB - 2024 - Câmara de Brusque - SC - Agente Administrativo - Recepção |

Q3096318 Secretariado

Uma câmara municipal está implementando um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para melhorar o controle e o acesso aos arquivos digitais. O agente administrativo da recepção é responsável por realizar a digitalização e catalogação de documentos recebidos, garantindo que estejam disponíveis no sistema para consulta. Certo dia, o agente recebe:

I.Um contrato licitatório com várias páginas e assinaturas manuscritas.
II.Uma correspondência oficial em papel que precisa ser registrada e arquivada.
III.Um documento confidencial que requer acesso restrito no sistema.

Considerando as melhores práticas de GED, qual é a conduta mais adequada para o agente administrativo?

A

Priorizar a digitalização do documento confidencial e enviá-lo para análise do setor jurídico antes de registrá-lo no sistema.

B

Catalogar e registrar apenas o contrato licitatório, pois os outros documentos podem ser armazenados fisicamente sem necessidade de digitalização imediata.

C

Digitalizar os documentos sem catalogação, arquivando-os diretamente em uma pasta genérica no sistema para que sejam organizados posteriormente.

D

Digitalizar todos os documentos em baixa resolução para economizar espaço no sistema, catalogar apenas o contrato licitatório e arquivar os demais documentos fisicamente.

E

Digitalizar o contrato em alta resolução, registrá-lo com metadados claros no sistema, arquivar a correspondência oficial com os dados do remetente e destinatário, e aplicar restrições de acesso ao documento confidencial conforme o nível de segurança necessário.

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Q3096315

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Câmara de Brusque - SC Prova: FURB - 2024 - Câmara de Brusque - SC - Agente Administrativo - Recepção |

Q3096315 Secretariado

Uma câmara municipal implementou um novo sistema para gerenciar documentos e correspondências recebidas, priorizando eficiência no protocolo, arquivamento e digitalização. Durante um dia de trabalho, o agente administrativo da recepção recebe:

I.Um ofício físico com prazo urgente para resposta.

II.Uma correspondência digital enviada por e-mail sem indicação clara do setor destinatário.

III.Um documento interno que precisa ser digitalizado e anexado ao sistema eletrônico de gestão documental.

Considerando as boas práticas de gestão de documentos e correspondências, qual é a conduta mais adequada para lidar com essas situações de forma eficiente e organizada?

A

Registrar o ofício no protocolo, encaminhá-lo ao setor responsável, direcionar a correspondência digital para triagem administrativa e digitalizar o documento interno, anexando-o ao sistema eletrônico.

B

Manter o ofício físico em papel e armazenar as correspondências digitais no e-mail, atualizando o sistema de gestão apenas ao final do expediente.

C

Digitalizar todos os documentos antes de realizar qualquer registro ou encaminhamento, para garantir que estejam disponíveis no sistema eletrônico.

D

Priorizar o ofício físico devido ao prazo urgente e arquivar os demais documentos temporariamente até que haja tempo para análise e digitalização.

E

Encaminhar a correspondência digital ao setor jurídico para análise preliminar, arquivar o ofício físico provisoriamente e priorizar a digitalização do documento interno.

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Q3087396

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Cupira - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Prefeitura de Cupira - PE - Auxiliar de Secretaria Escolar |

Q3087396 Secretariado

Texto associado

Leia o texto abaixo:

"Gerenciamento da rotina do trabalho é um conjunto de técnicas, ferramentas e metodologias utilizadas para organizar e otimizar o trabalho de uma equipe. Esse gerenciamento ajuda o time a cumprir prazos, dar conta das demandas e fazer entregas de qualidade. Além disso, também é ele que vai assegurar que os processos estão sendo seguidos. Fazer esse gerenciamento traz uma série de benefícios para a organização."

acesso em: https://tinyurl.com/34t4k587

Considerando o texto e seus conhecimentos, julgue o item seguinte:

No setor público, o planejamento do trabalho deve ser altamente flexível para permitir adaptações frequentes e detalhadas, mesmo que isso implique em refazer o cronograma periodicamente.

Certo

Errado

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Q3087392

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Cupira - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Prefeitura de Cupira - PE - Auxiliar de Secretaria Escolar |

Q3087392 Secretariado

Texto associado

Leia o texto abaixo:

"Gerenciamento da rotina do trabalho é um conjunto de técnicas, ferramentas e metodologias utilizadas para organizar e otimizar o trabalho de uma equipe. Esse gerenciamento ajuda o time a cumprir prazos, dar conta das demandas e fazer entregas de qualidade. Além disso, também é ele que vai assegurar que os processos estão sendo seguidos. Fazer esse gerenciamento traz uma série de benefícios para a organização."

acesso em: https://tinyurl.com/34t4k587

Considerando o texto e seus conhecimentos, julgue o item seguinte:

A revisão periódica do cronograma de trabalho é desnecessária após o início da execução do plano, pois a adaptação constante pode indicar falta de precisão no planejamento inicial e comprometer a eficiência do trabalho.

Certo

Errado

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Q3087368

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Cupira - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Prefeitura de Cupira - PE - Auxiliar de Secretaria Escolar |

Q3087368 Secretariado

Texto associado

Uma empresa de manufatura, como parte de um esforço para melhorar sua eficiência operacional, decide implementar o Programa 5S. Os gestores realizaram treinamentos com os funcionários para familiarizá-los com os cinco pilares do programa: Seiri (Senso de Utilização), Seiton (Senso de Organização), Seiso (Senso de Limpeza), Seiketsu (Senso de Padronização) e Shitsuke (Senso de Disciplina). No entanto, após as primeiras semanas de implementação, surgiram dúvidas sobre o que realmente envolve cada um dos pilares e como a empresa pode garantir a aplicação correta de cada etapa.

Considerando o contexto apresentado, julgue o item a seguir:

O pilar "Shitsuke" é o último do Programa 5S e tem o objetivo de criar uma cultura de disciplina, garantindo que as práticas dos outros pilares sejam seguidas continuamente.

Certo

Errado

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Q3079416

Ano: 2024 Banca: IVIN Órgão: Prefeitura de São Domingos do Capim - PA Prova: IVIN - 2024 - Prefeitura de São Domingos do Capim - PA - Assistente em Serviços Educacionais - Auxiliar de Secretaria |

Q3079416 Secretariado

Com o objetivo de sistematizar uma sequência de operações ou procedimentos cujas etapas ou módulos são representados de forma encadeada por meio de símbolos geométricos, a equipe de servidores de uma escola deve produzir necessariamente um:

A

Anagrama.

B

Diagrama.

C

Fluxograma.

D

Ideograma.

E

Organograma.

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Q3079405

Ano: 2024 Banca: IVIN Órgão: Prefeitura de São Domingos do Capim - PA Prova: IVIN - 2024 - Prefeitura de São Domingos do Capim - PA - Assistente em Serviços Educacionais - Auxiliar de Secretaria |

Q3079405 Secretariado

As atribuições do cargo de auxiliar de secretaria escolar incluem, dentre outras responsabilidades, as que se seguem:

I. Organizar e efetuar a manutenção de prontuários discentes.

II. Fazer atendimento telefônico.

III. Organizar a agenda escolar.

IV. Realizar relatórios para a gestão.

Assinale:

A

Se estiverem corretos apenas os itens I e II.

B

Se estiverem corretos apenas os itens I e III.

C

Se estiverem corretos apenas os itens II e III.

D

Se estiverem corretos apenas os itens I, II e III.

E

Se estiverem corretos os itens I, II, III e IV.

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Q3065982

Ano: 2024 Banca: IVIN Órgão: Prefeitura de São Domingos do Capim - PA Prova: IVIN - 2024 - Prefeitura de São Domingos do Capim - PA - Secretário Escolar |

Q3065982 Secretariado

Para ter eficácia nas comunicações administrativas, é preciso procurar a clareza e a simplicidade acima de tudo, deixar a mensagem “fria”, no dizer de Izidoro BLIKENSTEIN (Técnicas de comunicação escrita. 23.ed. São Paulo: Contexto, 2016). Ciente dessas qualidades textuais, aponte, dentre as possibilidades, a única frase cujo enunciado não apresenta erro de ambiguidade:

A

O cachorro do vizinho sempre causa problemas.

B

Andréia pediu a Fabiano que pegasse a mochila dela na sala.

C

Ajudei a colega exausta no final do dia.

D

O professor de Pedrinho terminou a aula fazendo apontamentos no seu caderno.

E

Falei com a chefe que estava com vertigens.

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Q3065976

Ano: 2024 Banca: IVIN Órgão: Prefeitura de São Domingos do Capim - PA Prova: IVIN - 2024 - Prefeitura de São Domingos do Capim - PA - Secretário Escolar |

Q3065976 Secretariado

Tendo em vista que a utilização da fraseologia adequada em um atendimento telefônico é fundamental não só para passar uma boa imagem da instituição, mas também para prestar um serviço de excelência, assinale a frase mais apropriada a ser dita quando se atende a uma ligação no período da tarde:

A

Dizer seu nome seguido do nome da escola.

B

Dizer o nome da escola seguido de “boa-tarde”.

C

Dizer “Boa-tarde” seguido do seu nome.

D

Dizer seu nome seguido de “boa-tarde”.

E

Dizer “Boa-tarde” seguido do nome da escola.

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Q3065975

Ano: 2024 Banca: IVIN Órgão: Prefeitura de São Domingos do Capim - PA Prova: IVIN - 2024 - Prefeitura de São Domingos do Capim - PA - Secretário Escolar |

Q3065975 Secretariado

A Lei nº 7.377/1985 (que dispõe sobre o exercício da profissão de secretário), estende em seu art. 3º o direito ao exercício da profissão àqueles que — embora não habilitados por diploma de educação superior específico ou não, nem por certificado de nível médio específico ou não — tenham trabalhado em atividades próprias de secretaria durante, pelo menos, cinco anos ininterruptos ou:

A

Seis anos intercalados.

B

Sete anos intercalados.

C

Oito anos intercalados

D

Nove anos intercalados.

E

Dez anos intercalados.

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Q3065968

Ano: 2024 Banca: IVIN Órgão: Prefeitura de São Domingos do Capim - PA Prova: IVIN - 2024 - Prefeitura de São Domingos do Capim - PA - Secretário Escolar |

Q3065968 Secretariado

Constituem atribuições básicas do Secretário Escolar/Chefe de Secretaria legalmente habilitado, além daquelas estabelecidas no Regimento Escolar:

I. Analisar documentos para efetivação de matrícula, submetendo-os à apreciação da direção e da coordenação pedagógica, independentemente da equipe gestora.

II. Assistir à direção da escola em serviços técnico-administrativos, especialmente os que se referem à vida escolar e pessoal dos alunos.

III. Planejar, coordenar, controlar e supervisionar as atividades da secretaria escolar, de forma profissional e humana.

IV. Encaminhar para a análise do órgão competente documentação escolar sempre que necessitar de parecer técnico.

Assinale:

A

Se estiverem corretas apenas as atribuições I e II.

B

Se estiverem corretas apenas as atribuições II e III.

C

Se estiverem corretas apenas as atribuições III e IV.

D

Se estiverem corretas apenas as atribuições I, II e III.

E

Se estiverem corretas as atribuições I, II, III e IV.

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Q3057332

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Atendente/Recepcionista |

Q3057332 Secretariado

Os principais obstáculos à comunicação, como contraponto aos princípios de qualidade da mesma, podem ser resumidos nos seguintes aspectos, EXCETO:

A

Má interpretação.

B

Distorção por intermediários.

C

Fatores psicológicos e sociais.

D

Comunicação verbal, que é a transmissão da mensagem através das expressões corporais, gestos, olhar, posturas, vestuário, tom de voz.

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Q3057330

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Atendente/Recepcionista |

Q3057330 Secretariado

Quando uma comunicação se estabelece de forma não positiva, compreende-se que há problemas como ruídos, bloqueios e filtragens nas mensagens emitidas. Para melhorar esses possíveis problemas de comunicação em geral, se faz necessário certo cuidado, EXCETO:

A

Ter o entendimento na mensagem repassada.

B

Evitar comentários particulares.

C

Ser inflexível.

D

Entender o ponto de vista dos outros.

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Q3057329

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Atendente/Recepcionista |

Q3057329 Secretariado

A comunicação direta com o público envolve uma série de comportamentos que auxiliam a troca efetiva de informações entre o emissor e o receptor. Existem recursos que podem ser usados para melhorar a comunicação, assinale o que está INCORRETO.

A

Vocabulário – um vocabulário original e simples ajuda a transmitir mensagens e ideias objetivas.

B

Clareza e precisão – saber colocar argumentos e ideias de modo a ser entendido sem dificuldades.

C

Aptidão verbal – dificuldade de se comunicar, transmitir ideias, colocar em palavras aquilo que é pensado.

D

Adaptação – facilidade de ajustar-se e conduzir-se em qualquer circunstância e em qualquer situação.

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Q3057328

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Atendente/Recepcionista |

Q3057328 Secretariado

Quando o recepcionista apresenta um conjunto harmônico de boas maneiras, bons costumes, boas atitudes, gestos próprios, palavras certas, tom de voz adequado, além da fisionomia e traje corretos, isso facilita as relações humanas, tornando-as mais agradáveis e simpáticas. Melhorando, assim, o relacionamento em todos os níveis. Assinale a alternativa que apresenta um comportamento que deve ser adotado pelo recepcionista:

A

Ao falar com o patrão, o recepcionista deve entrar na sala sem bater ou, se anunciar previamente, manter-se de pé enquanto fala com ele.

B

Caso seja íntimo do seu patrão, o recepcionista deve tratá-lo com intimidade no trabalho, principalmente na presença de outros funcionários para que pensem que ele é o funcionário preferido do patrão.

C

Quando conversar com alguém, é importante olhá-lo nos olhos. Isso transmite segurança e atenção.

D

Ser reticente nas conversas com clientes e colegas de trabalho.

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Q3057326

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Atendente/Recepcionista |

Q3057326 Secretariado

O recepcionista é um prestador de serviço que exerce papel estratégico dentro da empresa. Reconhecer sua importância e responsabilidade no processo possibilita demonstrar ao cliente a qualidade e a excelência da empresa. A atuação deste profissional requer qualidades e habilidades. Assinale a alternativa que NÃO corresponde às responsabilidades desse profissional:

A

É importante que o recepcionista tenha clareza das suas atividades, deveres, direitos, rotinas, responsabilidades, limites de autonomia e expectativas da sua liderança.

B

O recepcionista precisa estar sempre atento ao planejamento diário e ao controle das providências a serem tomadas.

C

Transmitir um impacto visual agradável, que denote bem estar e segurança, não é atribuição do recepcionista. Seu único trabalho é atender aos clientes.

D

O recepcionista comprometido com seu trabalho é dinâmico e participante.

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Q3049664

Ano: 2024 Banca: FGV Órgão: Prefeitura de Macaé - RJ Prova: FGV - 2024 - Prefeitura de Macaé - RJ - Assistente Previdenciário |

Q3049664 Secretariado

As técnicas secretariais permitem que os profissionais de secretariado executem suas funções com eficiência, incluindo a organização, a gestão do tempo e o domínio de tecnologias de escritório.
Uma prática que contribui para o desenvolvimento de boas relações interpessoais no ambiente de trabalho é

A

demonstrar empatia e respeito nas interações diárias, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo.

B

evitar qualquer tipo de interação pessoal, mantendo o foco exclusivamente nas tarefas profissionais.

C

priorizar a comunicação escrita em detrimento da verbal, para evitar mal-entendidos e conflitos.

D

focar apenas no desempenho individual, sem se preocupar com o impacto das interações interpessoais.

E

adotar uma postura neutra, evitando se envolver nas dinâmicas de grupo e nas relações interpessoais.

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Q3038575

Ano: 2024 Banca: INAZ do Pará Órgão: Prefeitura de Barrolândia - TO Prova: INAZ do Pará - 2024 - Prefeitura de Barrolândia - TO - Digitador |

Q3038575 Secretariado

Qual é a principal razão para usar a posição correta dos dedos ao digitar?

A

Facilitar a visualização do teclado.

B

Evitar a necessidade de usar o teclado numérico.

C

Melhorar a velocidade e a precisão da digitação.

D

Reduzir o tempo de inicialização do computador

E

Permitir a execução de comandos de voz.

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Questões de Concurso Sobre secretariado

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