Questões de Concurso Público MEC 2011 para Analista de Processos
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Os processos de gerenciamento, utilizados para medir, monitorar e controlar todas as atividades de negócios, asseguram a eficácia e a eficiência das operações desenvolvidas na organização, agregando, diretamente, valor aos clientes dessa organização.
São três os tipos de processos de negócio presentes em uma organização: processos primários ou essenciais, processos de suporte e processos de gerenciamento.
Ao contrário dos processos primários ou essenciais, que se caracterizam por cruzar os limites funcionais da organização, os processos de suporte, frequentemente, estão associados a determinadas áreas funcionais.
Entre as possíveis razões para se recorrer à análise de um processo de negócio, destaca-se a necessidade de se compreender e medir a sua efetividade, identificando suas ineficiências atuais para auxiliar no seu redesenho, de modo a melhor atender aos objetivos de negócio.
Um handoff é definido como o ponto do processo em que, por exemplo, determinada atividade passa de uma pessoa para outra; quanto menor a quantidade de handoffs, mais bem-sucedido será o processo.
Apesar de existirem várias metodologias para a análise de processos, algumas atividades são comuns a todas elas, como a compreensão do ambiente de negócio e da cultura da organização, a identificação das regras de negócio, gargalos, tempo e custo do processo, e a forma como ocorrem as interações com o cliente.
A necessidade de análise de um processo pode advir de monitoramento contínuo, resultado do ciclo de vida da gestão por processos, ou de evento específico, como a necessidade de planejamento dos objetivos e das metas estratégicas da organização.
A informação obtida a partir da análise de determinado processo deve ser consensual entre todos os que nele interagem e incluir aspectos de melhoria que representem o modo como se deseja que o processo seja ou opere na prática.
Os processos devem ser modelados com base, exclusivamente, nas perspectivas das operações e dos sistemas que dão suporte a tarefas e procedimentos.
O objetivo da criação de um modelo de processo é buscar uma representação que descreva esse processo de forma integral e completa, sem a qual será impossível proceder à análise e ao gerenciamento das operações de negócio.
O desenvolvimento de um plano para o estado desejado de um processo existente é feito na fase de redesenho.
O redesenho de processos deve preceder qualquer atividade de automação, sob o risco de se manter a ineficácia de um processo que se verifique ineficaz.
Para efetiva simulação de processos, é necessário que as ferramentas utilizadas permitam a criação dinâmica de cenários, com a definição de propriedades das atividades, tais como a quantidade de recursos envolvidos, o tempo e o custo estimados, além da distribuição de ocorrências e da prioridade de processamento.
A simulação de processos com o uso de ferramentas de software apropriadas é considerada pouco vantajosa, pois não contempla a interação dos atores reais do processo testado.
O uso de tecnologia para a automação de processos propõe-se a reduzir o tempo e o custo associados ao processo, tanto no que diz respeito às atividades em si, quanto à passagem de uma atividade para outra.
Cada processo tem uma métrica e uma medição associadas com o trabalho ou a saída do processo executado, estando ambas baseadas nas dimensões fundamentais de tempo, custo, capacidade e qualidade.
Os dados e as informações coletados durante o monitoramento, que fornecem subsídios para a melhoria dos processos, são sempre obtidos de forma automática, por intermédio de sistemas de gerenciamento de processos de negócios.
Independentemente das métricas e medições envolvidas no trabalho de monitoramento com vistas à melhoria do processo, é fundamental avaliar o valor que o processo agrega ao cliente, aspecto que deve conduzir qualquer análise posterior.
Entre as características básicas das métricas efetivas, geralmente chamadas de indicadores-chave de desempenho (KPIs — performance indicators), identificam-se o alinhamento com os objetivos e as estratégias corporativas, o foco em usuários e em algumas poucas atividades de alto valor e a facilidade de serem compreendidas.
As atividades relacionadas à identificação, rastreabilidade e gerência de mudanças estão vinculadas ao processo de desenvolvimento de requisitos, que cria e interpreta os requisitos.