Questões de Concurso Público STJ 2015 para Analista Judiciário - Arquivologia
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A criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de informação, a gestão do correio eletrônico, a análise de sistemas, a produção e manutenção de programas de documentos vitais e o uso da informatização nesses processos são elementos da fase de produção do programa de gestão de documentos.
O diagnóstico da situação arquivística do tipo maximalista requer uma profunda descrição dos métodos de organização dos documentos nas várias unidades de trabalho.
A opção por um diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista é feita para coletar informações necessárias para a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade.
O principal dado a ser coletado nas organizações é a descrição de suas atividades e da relação destas com o fluxo das informações contidas nos documentos de arquivo.
Os negativos fotográficos devem ser quantificados por tiras.
A quantificação das plantas é feita por metro quadrado.
A elaboração do diagnóstico da situação arquivística para formulação da política de arquivo é própria do diagnóstico maximalista.
Os metadados sobre o documento de arquivo que entra no protocolo são identificados na rotina conhecida como registro.
Logo após sua entrada no protocolo, o documento de arquivo deve tramitar para o setor destinatário.
Todos os documentos de arquivo que entram e saem da organização devem ser registrados no protocolo.
As funcionalidades do protocolo desaparecem com a implantação do sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
O documento de arquivo deve ser sempre classificado no último nível da estrutura de classificação.
Busca-se com a avaliação a eliminação dos documentos de arquivo.
A descrição de documentos de arquivo não é uma atividade exclusiva dos arquivos permanentes. Ela pode acontecer em qualquer uma das fases.
A transferência de um documento ao arquivo intermediário e o recolhimento de um documento ao arquivo permanente constituem procedimentos da função arquivística conhecida como aquisição.
Os documentos de arquivo devem ser classificados, de acordo com seu formato, em códigos ou planos de classificação.
O tipo documental é a junção de uma espécie documental com a função que originou a necessidade do documento.
O objeto de estudo da diplomática é o tipo documental e o da tipologia documental é a espécie documental.
A análise tipológica parte do princípio da proveniência, ou seja, verifica se o conjunto homogêneo de atos está expresso em uma série documental.
A análise tipológica de documentos independe da estrutura orgânico-funcional da entidade acumuladora.