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CETREDE - 2024 - Prefeitura de Ubajara - CE - Secretário Escolar
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Q3029426

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento ,

Ano: 2024 Banca: CETREDE Órgão: Prefeitura de Ubajara - CE Prova: CETREDE - 2024 - Prefeitura de Ubajara - CE - Secretário Escolar |

Q3029426 Arquivologia

No contexto da organização de uma secretaria escolar, a escolha do método de arquivamento é crucial para a eficiência na gestão documental. Considerando os diferentes métodos de arquivamento e suas aplicações, marque a opção que apresenta um método de arquivamento e sua adequação para o gerenciamento de documentos escolares.

Alternativas

O arquivamento alfabético é o mais adequado para documentos que precisam ser recuperados rapidamente com base em datas específicas, como relatórios financeiros anuais.

O arquivamento numérico simples é ideal para documentos que precisam ser acessados frequentemente por diferentes pessoas, pois facilita a localização rápida pelo número de identificação.

O arquivamento geográfico é indicado para escolas com várias unidades ou campi, permitindo que os documentos sejam organizados conforme a localização geográfica das unidades.

O arquivamento por assunto é recomendado para o arquivamento de históricos escolares, pois permite a fácil recuperação de documentos de alunos pelo ano de matrícula.

O arquivamento cronológico é o mais eficiente para organizar documentos de expedição diária, como certificados e atestados, independentemente da ordem alfabética dos nomes dos alunos.

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Q3029427

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Arquivamento ,

Ano: 2024 Banca: CETREDE Órgão: Prefeitura de Ubajara - CE Prova: CETREDE - 2024 - Prefeitura de Ubajara - CE - Secretário Escolar |

Q3029427 Arquivologia

Antes de arquivar documentos na secretaria de uma escola, é necessário realizar a preparação adequada para garantir a preservação e a acessibilidade futura dos arquivos. Qual prática recomendada para preparação de documentos a serem arquivados?

Alternativas

Os documentos devem ser armazenados diretamente nas pastas de arquivo, sem a necessidade de higienização, pois a limpeza pode danificar o material.

Todos os documentos devem ser digitalizados antes de serem arquivados fisicamente, eliminando a necessidade de manter qualquer forma de arquivo físico.

O material a ser arquivado deve ser dobrado e grampeado em grupos menores para economizar espaço, o que facilita o armazenamento em pastas compactas.

Documentos avulsos devem ser organizados em grupos, classificados por tipo, e inseridos em pastas adequadas, com etiquetas claras para facilitar a identificação e recuperação.

Documentos com diferentes prazos de retenção devem ser arquivados juntos, em uma única pasta, para simplificar o processo de arquivamento e eliminação.

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Q3029428

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento ,

Ano: 2024 Banca: CETREDE Órgão: Prefeitura de Ubajara - CE Prova: CETREDE - 2024 - Prefeitura de Ubajara - CE - Secretário Escolar |

Q3029428 Arquivologia

A organização eficiente da secretaria de uma escola favorece a gestão administrativa e acadêmica. Considerando as boas práticas na organização de documentos relacionados a professores e alunos, marque a opção da afirmação CORRETA.

Alternativas

Os documentos dos alunos devem ser organizados em uma única pasta por turma, sem distinção de tipos de documentos, para facilitar a consulta rápida durante o ano letivo.

O histórico escolar de um aluno deve ser arquivado separadamente de outros documentos acadêmicos, como certificados de conclusão e boletins, para evitar a confusão entre diferentes tipos de registros.

A documentação dos professores deve ser arquivada em conjunto com a documentação dos alunos para manter todas as informações acadêmicas em um único local.

Os documentos de expedição, como atestados e certificados, devem ser arquivados de acordo com a ordem de solicitação, independentemente da classe ou nível de ensino.

A documentação dos alunos deve ser arquivada por ordem alfabética dentro de cada série ou turma, e deve incluir todos os registros relevantes, como históricos escolares, boletins e certificados.

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4: C

5: D

6: E

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