Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em alguns níveis. Quando o órgão tem programa de retenção e eliminação de documentos, estabelece procedimentos para recolhimento e tem um ou mais centros de arquivamento intermediário, trata-se do nível:
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O diagnóstico da situação documental antecede qualquer uma das funções arquivísticas. O diagnóstico deve incluir a quantificação da documentação, expressa de acordo com regras aceitas universalmente. Ao encontrar um acervo de documentos textuais armazenado em caixas de transferências, dispostas em estantes de aço, o arquivista deverá quantificá-lo em:
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Ao chegar ao protocolo, a correspondência deve ser separada em duas classes, e a segunda delas será separada também em duas classes. São elas, respectivamente:
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