A função da guia-fora é

A alternativa correta é a C - facilitar o rearquivamento dos documentos e a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado.

Vamos entender melhor o porquê dessa alternativa ser a correta e explorar cada uma das opções oferecidas.

A guia-fora é um instrumento essencial na gestão de documentos, especialmente nos arquivos correntes e intermediários. Ela é utilizada para marcar a ausência temporária de um documento ou de uma pasta no seu local de arquivamento original. Isso permite que o responsável pela gestão dos documentos saiba que determinado item foi retirado e, principalmente, por quem e quando.

Alternativa C: A função da guia-fora é facilitar o rearquivamento dos documentos e a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado. Esta é a opção correta porque a guia-fora permite que se identifique rapidamente as pastas que foram retiradas e não foram devolvidas no prazo correto, e facilita a localização da pessoa responsável por essa retirada, auxiliando na gestão e controle dos documentos.

Agora vamos analisar as alternativas incorretas:

Alternativa A: Separar os documentos dentro de uma pasta. Esta função é desempenhada por divisórias ou abas internas, não pela guia-fora, que tem a finalidade de indicar a ausência de um documento ou pasta.

Alternativa B: Transferir os documentos para o arquivo permanente. A transferência para o arquivo permanente é um processo que envolve a mudança de fase de guarda dos documentos, geralmente após a aplicação da tabela de temporalidade. A guia-fora não tem relação direta com esse processo.

Alternativa D: Selecionar os documentos para eliminação, após a aplicação da tabela de temporalidade. A seleção para eliminação é uma etapa que requer a análise dos prazos estabelecidos na tabela de temporalidade e não envolve o uso da guia-fora.

Alternativa E: Garantir o acesso restrito aos documentos. A guia-fora não tem função de controle de acesso; seu objetivo é apenas registrar e organizar o empréstimo e a devolução de documentos dentro do sistema de arquivamento.

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Gabarito C

A utilização da “guia fora” facilita o rearquivamento e possibilita a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado.

Se o Empréstimo for da Pasta inteira sugerimos que se crie uma Guia Fora, que poderá ser uma Pasta (suspensa por exemplo) e que ocupará o lugar da que saiu, colocando a requisição dentro dela. A Projeção da Pasta pode ser de cor diferente: vermelha que chama a atenção, por exemplo.

Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de

arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção

temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma.

GABARITO: LETRA C

GUIA-FORA é um documento que auxilia o arquivo na hipótese de remoção temporária de um documento (empréstimo). Ao ser retirado um documento de uma pasta, em seu lugar será colocada uma GUIA-FORA, que conterá as informações necessárias ao rastreamento do documento, como a data de retirada, a identificação da pessoa que o retirou etc.

FONTE: Gerson Barbosa Curtolo Q233074

Resposta: C) facilitar o rearquivamento dos documentos e a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado.

Eu encontrei a seguinte definição de guia-fora:

GUIA FORA. “Indicador (cartão, ficha, folha anotada) que se coloca no lugar de uma unidade de arquivo, [ou] item documental, indicando que foi retirado(a) temporariamente para consulta, processamento técnico ou outra finalidade administrativa.” (NAGEL, Dicionário..., 1989.)

fonte: https://www2.ufjf.br/arquivocentral/files/2013/09/di_mambro_glossa_130520.pdf

Vamos analisar as alternativas a partir dessa definição:

A) separar os documentos dentro de uma pasta.

• Incorreto. A guia-fora não é utilizada para separar documentos dentro de uma pasta. Ela serve como indicador de que um documento ou item foi retirado.

B) transferir os documentos para o arquivo permanente.

• Incorreto. A guia-fora não é um instrumento usado para transferência de documentos.

C) facilitar o rearquivamento dos documentos e a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado.

• Correto. Isso se alinha com a definição. A guia-fora indica a retirada temporária de um documento, ajudando assim no processo de rearquivamento e, também, servindo como lembrete de que um documento foi retirado e precisa ser devolvido.

D) selecionar os documentos para eliminação, após a aplicação da tabela de temporalidade.

• Incorreto. A guia-fora não tem relação direta com a seleção de documentos para eliminação.

E) garantir o acesso restrito aos documentos.

• Incorreto. A função da guia-fora não é restringir o acesso, mas sim indicar que um item/documento foi retirado.

Dessa forma, a alternativa correta é:

C) facilitar o rearquivamento dos documentos e a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado.

Gabarito C

-Guia-fora (ficha fantasma / fantasma):

Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária.

Finalidades da guia-fora:

• possibilitar a cobrança de pastas
• rearquivamento de documentos