As funções arquivísticas visam a possibilitar o acesso às in...

A alternativa correta é a B - estabelecer os pontos de acesso com o intuito de facilitar a recuperação dos documentos ou informação.

Vamos entender o tema da questão. A questão aborda a importância das funções arquivísticas, particularmente a indexação, que é um componente da função de descrição de documentos. A indexação visa tornar a recuperação da informação eficiente e precisa, facilitando o acesso aos documentos.

Agora, vamos justificar por que a alternativa B está correta e as demais estão incorretas:

Alternativa B: A indexação realmente se refere ao estabelecimento de pontos de acesso, que são termos ou referências que facilitam a busca e a recuperação de documentos e informações. Esta atividade é essencial para tornar a gestão documental mais eficiente, permitindo que usuários encontrem rapidamente o que precisam.

Alternativa A: Embora a definição de prazos de guarda e destinação sejam funções importantes, não são atividades relacionadas diretamente com a indexação, mas sim com a gestão de arquivos e tabela de temporalidade. Portanto, essa alternativa está incorreta.

Alternativa C: Apresentar a frequência de consulta ao documento está mais relacionado a controle de uso ou estatísticas de acesso, e não à indexação. Indexação visa facilitar a recuperação da informação e não monitorar sua consulta.

Alternativa D: Analisar a real situação do arquivo e apontar os pontos de atrito se refere a auditorias ou diagnósticos de arquivos, e não à função da indexação. Esta alternativa também está incorreta.

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Criação e utilização de índices e de vocabulários controlados.

Estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação utilizando

termos, palavras-chaves ou descritores.

Procedimento que tem a ver com o acervo e a recuperação da informação.

Gab. B

GABARITO - LETRA B

A indexação é um processo fundamental para a recuperação e o acesso à informação. Ela é a representação do conteúdo dos documentos por meio da transcrição de uma linguagem natural em linguagem documentária. Para o desenvolvimento da atividade, deve-se elaborar procedimentos de indexação nos quais se defina quais critérios serão utilizados pelo corpo indexador, levando-se em consideração a infraestrutura da organização, seus recursos humanos e seus usuários. Os instrumentos resultantes do processo de indexação podem ser listas de cabeçalhos de assuntos, tesauros ou vocabulários controlados. Esse controle implica diretamente na organização de acervos, já que nomeia de forma consistente os pontos de acesso que levam à informação dos documentos. Apesar de normalmente realizada em documentos bibliográficos, a indexação adquiriu importância na arquivologia a partir do momento em que a documentação arquivística adquiriu diversidade de gênero e conteúdo. Para uma indexação consistente e aplicável aos documentos arquivísticos, alguns procedimentos precisam ser adotados, a fim de evitar repetição de informações e resultados ineficientes.