Muitas organizações enfrentam um sério problema para propic...

Alternativa correta: D - Ampliar as despesas necessárias para a manutenção do arquivo.

A questão aborda a avaliação documental, uma técnica essencial na gestão de documentos. Ela é fundamental para analisar, selecionar e definir prazos de guarda e eliminação dos documentos, visando otimizar o espaço físico e melhorar a eficiência da organização.

Justificativa da alternativa correta:

A alternativa D é a correta porque a avaliação documental visa justamente a redução de custos com a manutenção do arquivo, e não a ampliação das despesas. Por isso, essa opção não se encaixa nos benefícios da avaliação documental, caracterizando-a como a exceção dentre as alternativas mencionadas.

Análise das alternativas incorretas:

A - Reduzir massa documental: Um dos principais objetivos da avaliação documental é reduzir a quantidade de documentos guardados, eliminando aqueles que não possuem mais valor administrativo, fiscal, legal ou histórico. Portanto, essa é uma afirmação correta.

B - Ampliar o espaço físico para novos documentos: Ao eliminar documentos desnecessários, a organização libera espaço físico para armazenar novos documentos que são mais relevantes e necessários, o que também é um benefício real da avaliação documental.

C - Aumentar o índice de recuperação da informação: Com um arquivo mais enxuto e organizado, a localização e recuperação de informações torna-se muito mais rápida e eficiente, o que é um benefício direto da avaliação documental. Assim, essa alternativa está correta.

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