A inspeção é uma das etapas do arquivamento, e a sua função é

A alternativa correta é a alternativa C: verificar se os documentos se destinam ao arquivamento.

A questão aborda o tema da inspeção no processo de arquivamento. A inspeção é uma etapa crucial na gestão de documentos, pois tem a função de verificar se os documentos estão aptos para serem arquivados. Isso envolve uma análise cuidadosa para garantir que apenas os documentos relevantes e necessários sejam armazenados de maneira organizada.

Vamos entender melhor cada alternativa:

Alternativa A: determinar a entrada e as referências cruzadas.
Essa alternativa está incorreta porque a função da inspeção não é determinar a entrada e as referências cruzadas. Esse processo geralmente ocorre durante a classificação e o registro dos documentos.

Alternativa B: selecionar os documentos para eliminação.
Essa alternativa está incorreta. A seleção para eliminação normalmente é uma etapa do processo de avaliação de documentos, não da inspeção. A inspeção visa verificar a pertinência do arquivamento, não a eliminação.

Alternativa C: verificar se os documentos se destinam ao arquivamento.
Essa é a alternativa correta. A inspeção tem exatamente essa função: garantir que os documentos sejam adequados e necessários para o arquivamento, evitando o armazenamento de documentos irrelevantes ou desnecessários.

Alternativa D: atribuir códigos aos documentos.
Essa alternativa está incorreta. A atribuição de códigos aos documentos é parte do processo de classificação e indexação, não da inspeção.

Alternativa E: dispor os documentos de acordo com a classificação.
Essa alternativa também está incorreta. Dispor os documentos de acordo com a classificação é uma etapa subsequente à inspeção e classificação, e ocorre durante a fase de arquivamento propriamente dita.

Portanto, a alternativa C é a que melhor descreve a função da inspeção no processo de arquivamento. A inspeção assegura que apenas os documentos que realmente precisam ser arquivados sejam selecionados para armazenamento.

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 Etapas de arquivamento

A banca cobrou o conteúdo de uma obra do Arquivo Nacional de 2001. 

2.1.2 – ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:

a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.

b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.

Fonte:

Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública / Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001

Gabarito: C

Arquivamento (na fase corrente)
Etapas:
• inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).
• análise (estudo, classificação e codificação) – ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa).
• ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas.
• arquivamento – é a guarda do documento no local designado. 

Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.