Ao realizar a distribuição de documentos em uma organização...

A alternativa correta é a E.

Vamos agora entender detalhadamente o contexto da questão e por que a alternativa E é a correta.

Esta questão aborda a importância de procedimentos adequados na distribuição de documentos dentro de uma organização governamental. O objetivo é garantir tanto a eficiência como a confidencialidade na gestão documental, dois pilares essenciais para a boa administração pública.

Para resolver essa questão, é necessário ter conhecimento sobre princípios básicos de administração pública, especialmente aqueles relacionados à gestão de documentos e à segurança da informação.

Vamos analisar cada alternativa para entender melhor:

A - a distribuição de documentos deve ser realizada de forma aleatória entre os setores, evitando padrões que possam facilitar a localização pelos servidores;

Esta alternativa está incorreta porque a distribuição aleatória de documentos comprometeria a eficiência do processo. Idealmente, deve-se ter um método organizado que facilite a rápida localização e entrega dos documentos.

B - documentos sigilosos podem ser entregues diretamente aos destinatários por qualquer servidor, sem a necessidade de controle rigoroso;

Esta alternativa também está incorreta. Documentos sigilosos exigem um controle rigoroso para garantir a confidencialidade e evitar acessos não autorizados.

C - o protocolo de distribuição é dispensável, uma vez que a confiança nos servidores é suficiente para garantir a correta entrega dos documentos;

Mais uma alternativa incorreta. A confiança nos servidores é importante, mas não elimina a necessidade de um protocolo de distribuição formal para garantir a segurança e a precisão na entrega dos documentos.

D - a distribuição eletrônica de documentos não requer medidas adicionais de segurança, já que os sistemas digitais são inteiramente seguros;

Esta resposta está incorreta. Embora sistemas digitais avancem em termos de segurança, eles ainda exigem medidas adicionais para proteger contra ameaças como hackers e vazamentos de dados.

E - a adoção de um sistema de registro e controle é crucial para monitorar a distribuição de documentos, rastreando datas, destinatários e assuntos.

Esta alternativa está correta porque um sistema de registro e controle é essencial para garantir tanto a eficiência quanto a confidencialidade na distribuição de documentos. Esse sistema permite rastrear o fluxo dos documentos, verificando datas, destinatários e assuntos, o que facilita auditorias e investigações, além de assegurar que somente pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis.

Em resumo, a alternativa E reflete a melhor prática administrativa, alinhada aos princípios de eficiência, eficácia e efetividade no serviço público.

Gab letra E