No gerenciamento eletrônico de documentos (GED), a etapa de...

Olá, aluno! Vamos entender melhor a questão sobre o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e a etapa de indexação.

A alternativa correta é: B - arquivar, juntamente com o documento alvo, informações capazes de permitir sua rápida recuperação.

A indexação é uma etapa crucial no GED, pois envolve adicionar metadados ao documento. Esses metadados são informações que descrevem o conteúdo do documento, como título, autor, data de criação, palavras-chave, entre outros. Eles permitem que o documento seja rapidamente recuperado através de buscas no sistema.

Vamos analisar as alternativas para entender melhor por que a B é a correta e as outras não se aplicam:

A - armazenar um documento por meio de um código criptográfico

Esta alternativa descreve um processo relacionado à criptografia, que envolve proteger a informação por meio de códigos, e não à indexação. A criptografia visa garantir a segurança dos dados, mas não facilita diretamente a recuperação rápida do documento.

C - converter o documento para formatos que ocupem o menor espaço possível de armazenamento

Essa descrição é mais apropriada para a etapa de compressão ou conversão de formatos, que visa otimizar o uso do espaço de armazenamento, e não se refere à indexação ou à recuperação rápida de documentos.

D - gerar um certificado de validação e confirmação do documento alvo

Esta opção se refere a um processo de validação e certificação de documentos, o que é importante para garantir a autenticidade e a integridade dos documentos. No entanto, não está relacionado com a função da indexação de facilitar a recuperação dos documentos.

E - permitir apenas o acesso por parte de usuários com ingresso autorizado no sistema

Esta alternativa está relacionada com o controle de acesso e a segurança dos documentos, garantindo que apenas usuários autorizados possam acessar o sistema e os documentos armazenados. Embora isso seja crucial no GED, não é a função da indexação.

Em resumo, a indexação desempenha um papel vital no GED ao permitir que documentos sejam encontrados e recuperados rapidamente através de informações associadas a eles. É fundamental compreender essa etapa para qualquer gestão eficiente de documentos.

Espero ter ajudado a esclarecer! Se tiver mais dúvidas, estarei aqui para ajudar.

Correta B

Indexação - sistema de indexação permite criar um modo de arquivamento organizado e eletrônico, possibilitando a pesquisa futura de maneira simples e eficiente. A indexação é feita nomeando cada documento e indexando-o através de informações obtidas do próprio documento como:  títulos, nomes, datas ou outras identificações

http://www.iterasolucoes.com.br/Site/images/stories/Itera/SalaLeitura/ged_gerenciamento_eletronico_de_documentos.pdf

Vamos por parte:

Indexação, no âmbito do gerenciamento eletrônico de documentos (GED), "[...] é a chave para a localização dos documentos" (https://www.marilia.unesp.br/Home/Instituicao/Docentes/EdbertoFerneda/ged-07.pdf, pág. 7). Posto de outra forma, para que características/informações do documento sejam recuperadas posteriormente, metadados (ou seja, as informações/dados do próprio arquivo, que, per se, é uma informação) precisam ser gerados e organizados. É a esse processo que a indexação se refere. Agora, vamos às alternativas da questão:

Essa não precisava nem entender do assunto. Era só saber o significado da palavra indexar

b-

Ferramentas p/ GC:

Ferramentas Baseadas na Intranet, Gestão Eletrônica de Documentos (GED), Groupware, Workflow, Sistemas para Construção de Bases Inteligentes de Conhecimento, Business Intelligence (BI), Mapa de Conhecimento e Ferramentas de Apio à Inovação:

1 caracteristica das Ferramenetas para prática de GC é facilidade p/ encontrar informação.