De acordo com a NBC TA 580 – Representações Formais, para Fi...

Para fins das normas de auditoria, representação formal é uma declaração escrita pela administração, fornecida ao auditor, para confirmar certos assuntos ou suportar outra evidência de auditoria. Representações formais, neste contexto, não incluem as demonstrações contábeis, as afirmações nelas contidas ou livros e registros comprobatórios.

Em outras palavras é o e-mail de resposta do cliente sobre uma indagação.