Julgue o item, referente a protocolo. Protocolo é o conjunto...

A alternativa C - certo é a correta. Vamos entender o porquê.

O tema da questão é o protocolo no contexto da arquivologia, especificamente relacionado ao controle de documentos que ainda estão em tramitação dentro de um órgão.

Protocolo refere-se às operações destinadas ao controle e ao acompanhamento de documentos desde a sua produção ou recebimento até o seu destino final. Dentro desse escopo, o protocolo engloba atividades como:

• Recebimento: Registro da entrada de documentos no órgão.
• Classificação: Identificação e categorização dos documentos conforme critérios estabelecidos.
• Registro: Registro formal de dados essenciais dos documentos, como data, origem e assunto.
• Distribuição: Encaminhamento dos documentos aos setores ou pessoas responsáveis pelo seu tratamento ou decisão.
• Controle de Tramitação: Acompanhamento do percurso dos documentos dentro do órgão até a sua decisão final.

Agora, vamos justificar a resposta correta:

A alternativa C afirma que "Protocolo é o conjunto de operações com vistas ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão". Isso está correto porque o protocolo, de fato, inclui todas as operações que garantem o controle e o acompanhamento dos documentos em trâmite, do momento em que são recebidos até que sejam arquivados ou destinados.

Entendendo a alternativa correta, podemos dizer que não restam alternativas incorretas a serem justificadas, já que a questão pede para julgar um único item.

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[GABARITO: CERTO]

O protocolo realiza as seguintes atividades:

– Recebimento – Registro – Autuação – Classificação – Expedição/Distribuição – Controle/Movimentação

RECEBIMENTO

É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.

REGISTRO

É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.

AUTUAÇÃO

É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.

CLASSIFICAÇÃO

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.

EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO

É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.

CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)

É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo)

FONTE: GRAN CURSOS.

CERTO ✅

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Protocolo é uma atividade que faz parte dos arquivos correntes. O protocolo faz a tramitação de documentos, via distribuição (para destinatários internos) e expedição (para destinatários externos). 

1.  Recebimento (in) - separam-se em documentos oficiais e particulares. Há verificação da presença ou ausência de anexos nos documentos.

2.  Classificação (in) - criar categorias para os documentos através da tabela de temporalidade. A classificação de um documento deve ser feita no protocolo.

3.  Registro (in) - Ele tem por objetivo precípuo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e bem como facilitar sua localização, recuperação e acesso. A identificação e a posição das informações sobre o documento (metadados) se dá na atividade de registro.

4. Movimentação (out) - Tramitação: curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Identifica o destinatário ou o assunto em uma documentação oficial (teor da mesma) para que se possa saber para quem vai a distribuição.  

5. Controle de tramitação (out) - acompanha o documento ou processo na movimentação. Ex.: Guia de encaminhamento - acompanha a movimentação de documentos, dentro e fora da instituição produtora.

6. Autuação - ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade de protocolo, visando a formação de processos. A criação de um processo em um serviço de protocolo é resultado da atividade de autuação.

PROTOCOLO => controle