Julgue o item, referente a protocolo. Os documentos a serem ...

[GABARITO: ERRADO]

Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser recebidos pelo setor de PROTOCOLO.

COMPLEMENTANDO:

O protocolo realiza as seguintes atividades:

– Recebimento – Registro – Autuação – Classificação – Expedição/Distribuição – Controle/Movimentação

RECEBIMENTO

É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.

REGISTRO

É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.

AUTUAÇÃO

É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.

CLASSIFICAÇÃO

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.

EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO

É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.

CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)

É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo)

FONTE: GRAN CURSOS.

GABARITO: ERRADO

Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser recebidos pelo setor de PROTOCOLO.

Distribuição, Expedição e Controle de tramitação são atividades típicas de protocolo.

Movimentação (out) - Tramitação: curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Identifica o destinatário ou o assunto em uma documentação oficial (teor da mesma) para que se possa saber para quem vai a distribuição. Pode ser por:

Expedição ou Transferência (para destinatários externos);

Distribuição (para destinatários internos) A distribuição é a entrega dos documentos aos setores por onde os documentos começarão a tramitar. Normalmente é feita no mesmo dia em que os documentos deram entrada no órgão, ou, no máximo, no dia seguinte, para que assuntos que exijam urgência não sejam prejudicados por ficarem parados no Setor de Protocolo.

O protocolo realiza as seguintes atividades:

– Recebimento

– Registro

– Autuação

– Classificação: análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Documentos particulares e sigilosos deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito.

– Expedição/Distribuição

– Controle/Movimentação