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Q1182839
Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento , Arquivamento ,
Ano: 2008 Banca: CESPE / CEBRASPE Órgão: ANATEL
Q1182839 Arquivologia
Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto. 
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do setor público.
Parte da documentação de um processo, de acordo com as normas em vigor, não pode ser separada para formar outro processo.
Alternativas

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A alternativa correta é E - errado.

Vamos entender o porquê. A questão trata da gestão de documentos em um órgão público, desde a chegada até a transferência para o chamado "arquivo morto". É importante compreender que, segundo as normas arquivísticas e os princípios da gestão documental, a separação de documentos de um processo para formar outro processo é permitida em determinadas circunstâncias, desde que sejam seguidas as devidas orientações legais e procedimentais.

Explicação:

Na gestão de documentos, um processo é um conjunto de documentos que formam uma unidade administrativa e/ou jurídica. A separação desses documentos, ou a formação de novos processos a partir de partes de um processo existente, é uma prática que pode ser realizada de acordo com necessidades específicas, como a criação de apensos ou anexos, desde que sejam seguidos os procedimentos normativos para garantir a integridade e a autenticidade da documentação.

Portanto, a afirmativa de que "Parte da documentação de um processo, de acordo com as normas em vigor, não pode ser separada para formar outro processo" está incorreta, pois é possível realizar tais operações seguindo as normas de arquivamento e gestão documental.

Justificando a alternativa correta (E - errado):

As normas de arquivamento permitem a separação de documentos de um processo para formar outro processo ou criar apensos, desde que isso seja feito de maneira controlada e seguindo os procedimentos administrativos adequados. Isso é essencial para manter a organização e a funcionalidade dos arquivos, evitando a perda de informações e garantindo a acessibilidade dos documentos.

Alternativas incorretas:

A alternativa C - certo seria incorreta porque indicaria que a separação de documentos de um processo para formar outro não seria permitida de acordo com as normas vigentes, o que não corresponde à realidade das práticas arquivísticas.

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Comentários

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GABARITO: ERRADO

De acordo com a Portaria Normativa no 5, de 19 de dezembro de 2002, do Ministério doPlanejamento, Orçamento e Gestão, a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formar outro processo pode ocorrer. Este procedimento administrativo é chamado de “desmembramento”.

FONTE: Prof. Renato Valentini.

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