Quando é necessário elaborar um instrumento de pesquisa para...

A alternativa correta é D - guia.

Vamos entender melhor o tema da questão. A elaboração de um instrumento de pesquisa é fundamental para a gestão de arquivos permanentes, pois permite ao pesquisador ter uma visão clara dos recursos disponíveis, da natureza e do interesse dos fundos arquivísticos.

Os guias são instrumentos de pesquisa que fornecem uma visão geral dos serviços de arquivo, detalhando os fundos, coleções ou séries documentais que o arquivo abriga. Eles são essenciais para orientar os pesquisadores sobre o que pode ser encontrado no arquivo e como acessar esses recursos.

Vamos agora justificar cada alternativa:

Alternativa D - Guia: Esta é a alternativa correta. O guia tem a função de oferecer uma visão abrangente dos fundos e coleções de um arquivo, descrevendo-os e destacando suas características principais, o que facilita a pesquisa e a compreensão do acervo pelo usuário.

Alternativa A - Inventário sumário: O inventário sumário é um instrumento que descreve de forma resumida os documentos de um fundo ou coleção, geralmente sem entrar em muitos detalhes. Não oferece uma visão do conjunto dos serviços do arquivo, mas sim uma descrição concisa de documentos específicos.

Alternativa B - Inventário preliminar: O inventário preliminar é utilizado para fornecer uma descrição inicial dos documentos, geralmente ainda em fase de organização. Ele não tem a abrangência necessária para permitir uma visão completa dos serviços de arquivo.

Alternativa C - Anuário: O anuário é uma publicação anual que geralmente reúne informações e atividades realizadas por uma organização durante o ano. Embora útil, não é um instrumento de pesquisa voltado especificamente para descrever os fundos de um arquivo.

Alternativa E - Índice seletivo: O índice seletivo é um instrumento que lista e descreve documentos ou informações de um arquivo de forma seletiva, ou seja, inclui apenas partes do acervo que são consideradas mais relevantes. Não oferece uma visão completa do conjunto dos serviços de arquivo.

Entender a função específica de cada instrumento de pesquisa é crucial para a gestão eficaz dos arquivos permanentes, garantindo que os pesquisadores tenham acesso rápido e eficiente às informações de que precisam.

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A guia é o instrumento de pesquisa mais genérico, se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo, sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.