Qual é a caracterização observada quando, ao organizar um a...

A alternativa correta é a B - Flexibilidade.

Vamos entender melhor o porquê:

Ao organizar um arquivo, é essencial considerar o acompanhamento, desenvolvimento e/ou crescimento da empresa ou órgão público. Esse processo envolve ajustar-se ao aumento de volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. A palavra-chave aqui é flexibilidade, que significa a capacidade de adaptação às mudanças e às novas necessidades emergentes ao longo do tempo.

Justificativa da alternativa correta:

B - Flexibilidade: Essa alternativa está correta porque a flexibilidade caracteriza a capacidade de o sistema de arquivamento se adaptar ao crescimento da empresa ou órgão público. Um sistema flexível pode lidar eficazmente com o aumento no volume de documentos e sua crescente complexidade, garantindo a manutenção da eficiência e da organização ao longo do tempo.

Análise das alternativas incorretas:

A - Segurança: Embora a segurança seja um aspecto fundamental na gestão de documentos, ela não se refere diretamente à adaptação ao crescimento e à complexidade do volume de documentos. Segurança está mais relacionada à proteção de informações contra acessos não autorizados e a preservação dos documentos.

C - Acesso: O acesso está relacionado à facilidade e rapidez com que os documentos podem ser recuperados e utilizados. Embora importante, não abrange a necessidade de adaptação ao crescimento e aumento da complexidade dos documentos.

D - Precisão: Precisão refere-se à exatidão e à correção dos dados e informações contidas nos documentos. Apesar de ser um atributo desejável, não aborda a questão da capacidade de ajuste ao aumento de volume e complexidade documental.

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letra B Flexibilidade

) flexibilidade – para permitir a fácil expansão do arquivo.

A flexibilidade, no contexto da organização de arquivos, refere-se à capacidade de um sistema de arquivo se adaptar e se ajustar a mudanças e crescimentos na organização. Isso significa que o sistema de arquivo pode lidar com um aumento no volume de documentos e com o aumento da complexidade dos documentos que estão sendo arquivados.

Por exemplo, uma empresa pode começar pequena, com um volume de documentos gerenciável e um sistema de arquivo simples. No entanto, à medida que a empresa cresce e se desenvolve, ela provavelmente gerará mais documentos, e esses documentos podem se tornar mais complexos. Um sistema de arquivo flexível poderá lidar com esse crescimento e complexidade, ajustando-se às necessidades em constante mudança da organização.

Portanto, quando a atenção é voltada para o acompanhamento, desenvolvimento e/ou crescimento da empresa ou órgão público, ajustando-se ao aumento de volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados, isso se caracteriza como flexibilidade no gerenciamento de arquivos.

É por isso que a opção "B) Flexibilidade" é a resposta correta para esta pergunta.

B. Ajustando-se = Flexibilidade.

GABARITO: LETRA B

Todo arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso.

Segurança: O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. 

Precisão: O arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado. 

Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento. 

Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento. 

Acesso: O arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.

FONTE:https://www.passeidireto.com/arquivo/35179362/aula-06-organizacao-dos-arquivos