Em relação à gestão documental, analise o trecho e assinale...

A alternativa correta para a questão é a alternativa C - Trâmite. Vamos entender por quê.

Quando falamos em gestão documental, estamos nos referindo às práticas e processos utilizados para gerenciar documentos ao longo de seu ciclo de vida, desde a criação até a destinação final. A questão aborda especificamente uma parte desse processo, onde a movimentação dos documentos é crucial.

A lacuna no trecho “O ___________ é definido por toda a movimentação realizada por um processo ou documento, de uma unidade para outra, interna ou externamente.” deve ser preenchida com o termo que melhor descreve essa movimentação. Vamos analisar cada alternativa:

C - Trâmite: Trâmite é a palavra que define exatamente essa movimentação de documentos ou processos de uma unidade para outra, seja dentro da mesma organização (internamente) ou para fora dela (externamente). Portanto, esta é a alternativa correta.

A - Autuação: Autuação refere-se ao ato de iniciar um processo administrativo, colocando uma capa com um número de protocolo. Não tem relação direta com a movimentação contínua do documento.

B - Recebimento: Recebimento é o ato de receber um documento ou processo, seja no início ou ao longo do trâmite, mas não engloba toda a movimentação entre unidades, apenas a chegada em um ponto específico.

D - Processo: Processo é um conjunto de documentos relacionados que seguem um fluxo para alcançar um determinado fim, mas não descreve a ação de movimentar esses documentos.

E - Arquivamento: Arquivamento é a ação de guardar os documentos de forma organizada, após o encerramento do seu fluxo de trâmite, e não descreve a movimentação ao longo do ciclo de vida dos documentos.

Portanto, a alternativa que completa corretamente a lacuna é Trâmite, pois descreve a movimentação dos documentos de uma unidade para outra.

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Fases da Gestão de Documentos

De início, é importante registrar que nos termos do art. 3º da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Observe que a gestão de documento ocorre nas fases corrente e intermediária.

As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.

Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD, ok? Professor, que loucura! Gente, isso ajuda na hora da prova, acredite!

A partir de agora, vamos detalhar cada fase da gestão de documento, beleza?

Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.

Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.

Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.

GABARITO: LETRA "C"

Autuação:

As atividades de protocolo compreendem receber, registrar, classificar, tramitar e controlar a movimentação de documentos e processos. Em alguns casos, os documentos podem dar origem a um processo. Essa atividade é chamada de “autuação” – formação de processo.

Recebimento:

 Como o próprio nome diz, é onde se recebe os documentos e onde se separa o que é oficial e o que é pessoal.

Os pessoais são encaminhados aos seus destinatários.

Já os oficiais podem sem ostensivos e sigilosos. Os ostensivos são abertos e analisados, anexando mais informações e assim encaminhados aos seus destinos e os sigilosos são enviados diretos para seus destinatários.

Tramitação:

 A tramitação são procedimentos formais definidas pela empresa. É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função).Todas as etapas devem ser seguidas sem erro para que o protocolo consiga localizar o documento. Quando os dados são colocados corretamente, como datas e setores em que o documento caminhou por exemplo, ajudará a agilizar a sua localização.

Processo

É a união de diversos documentos – literalmente em uma pasta – por um motivo administrativo qualquer no qual exista a necessidade desses documentos permanecerem unidos para que não se perca o contexto e a razão que originaram o fato/evento administrativo (ex: uma licitação, um pedido de férias, a celebração de um contrato, a autorização de viagem de um servidor, etc). 

Arquivamento

é o conjunto de procedimentos que culmina com a guarda de um documento/processo no arquivo da unidade ou na Coordenação de Arquivo.

Trâmite