Acerca do tema arquivos correntes e intermediários, julgue o...
Acerca do tema arquivos correntes e intermediários, julgue o item.
O arquivo intermediário evita a eliminação
descontrolada de documentos, além de permitir
uma política de conservação de arquivos. Tais
arquivos intermediários têm dupla vantagem, que
é a de centralizar e de administrar os documentos
que perderam sua utilidade corrente para as
administrações.
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Gabarito comentado
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Nos arquivos intermediários são armazenados os documentos que já cumpriram as funções pelas quais foram criados, mas ainda podem ser consultados em caso de necessidade. Além disso, os arquivos aguardam a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente.
Quando a questão afirma que o arquivo intermediário evita a eliminação descontrolada, têm-se uma afirmativa correta, pois os documentos que estão nos arquivos intermediários só o estão porque já cumpriram as suas funções e aguardam a eliminação ou o recolhimento por um tempo determinado, a depender do seu valor para a instituição. Nesse sentido, evita-se eliminações incorretas e fora do tempo.
A política de conservação também é aplicada nos arquivos intermediários, assim como em todas as fases do ciclo documental.
Quanto às vantagens do arquivo intermediário, de fato é um espaço que centraliza os documentos que cumpriram as funções, que podem ser acessados em algum momento, mas que não possuem a necessidade de ocupar os setores de trabalho, que são os arquivos correntes. Além disso, a administração desses documentos é necessária, além do armazenamento, acesso e aplicação da destinação final.
Portanto, as três afirmações contidas na alternativa estão corretas.
Gabarito do Professor: certa
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Comentários
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Gab: CERTO
O arquivo intermediário desempenha um papel importante na gestão documental, evitando a eliminação descontrolada de documentos e permitindo uma política de conservação estruturada. Ele atua como uma transição entre os arquivos correntes e os arquivos permanentes.
Os arquivos intermediários centralizam e administram documentos que perderam sua utilidade corrente para as administrações, mas que ainda não atingiram o prazo para eliminação ou transferência para os arquivos permanentes. Isso ajuda a organizar o ciclo de vida dos documentos, garantindo sua preservação ou descarte adequado conforme as políticas e regulamentos estabelecidos.
Perfeito! Somente uma observação. Quando o arquivo vai para a fase permanente é recolhido e não transferido.
não perde a utilidade por completo.
CERTO
CORRENTE ou 1º IDADE: composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu produtor/ acumulador, possuem valor primário. São arquivos ATIVOS.
INTERMEDIÁRIO ou 2º IDADE: constituído por documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário.
PERMANENTE ou 3º IDADE: formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.
É um tanto quanto presunçoso afirmar que os arquivos intermediários '' perderam sua utilidade''. Eles são úteis para gerenciar informações que, embora não sejam mais necessárias no dia a dia, ainda podem ter valor legal ou administrativo. A utilidade deles pode variar de acordo com as necessidades de cada organização, e muitos ainda consideram esses arquivos essenciais. Enfim.
GAB C
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