Em relação às atividades de protocolo e de arquivo, julgue o...

Gabarito: Certo.

Classificação → é aqui que o documento recebe uma classificação específica com base no plano de classificação arquivística feito para os documentos da organização. Trata-se de uma atividade intelectual relevante para o bom funcionamento dos arquivos. Vale lembrar que a classificação deve respeitar a proveniência (respeito aos fundos) e formar uma unidade com documentos inter-relacionados. Documentos sobre uma mesma pessoa, assunto ou evento devem ser arquivados em conjunto.

• MÉTODO IDEOGRÁFICO:

✓ É aquele que ordena os documentos por assunto ou tema;

✓ Também é chamado de método temático ou, simplesmente, método por assunto;

✓ Não é um método de fácil aplicação, pois exige a interpretação dos documentos e o conhecimento dos assuntos nele tratados;

✓ Se divide em dois grupos Alfabéticos (que se ramifica ainda em Dicionário e Enciclopédico) e Numéricos (Decimal, Duplex e Unitermo ou Indexação Coordenada).

Fonte: Estratégia Concursos + Comentários do QC.

Gabarito: C.

Etapas do Arquivamento de Documentos

→Inspeção

Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se eles se destinam ao arquivamento. Tal verificação se procede mediante a leitura do último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida.

→Estudo

Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas (referências a outros documentos que versam sobre o mesmo assunto).

→Classificação

Concluído o estudo do documento, o arquivista passa a etapa de classificação, que consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas. A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo.

→Codificação

Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores.

→Ordenação

É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas. Nessa operação, os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias.

→Guarda dos documentos

É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Da atenção dispensada a esta operação, como também às demais, dependerá o êxito do trabalho. Um documento arquivado erradamente pode ficar perdido, embora esteja “guardado” dentro do móvel.

Gabarito: Correto.

Comentário: Classificação:

      Leitura do documento para averiguar a qual código o mesmo pertence.

      Trata-se de uma Operação INTELECTUAL.

      A classificação tem três subdivisões que podem aparecer na sua prova:

A)  Funcional: Leva em conta as funções e atividades dos documentos.

B)  Organizacional/ Estrutural: De acordo com a estrutura da organização (estrutura orgânica). A classificação estrutural representa, de acordo com os organogramas institucionais, os vários níveis de divisão interna do organismo produtor.

C)  Assunto: Referente ao conteúdo registrado nos documentos.

.

Fonte: Aulas de Alexandre Oliveira - Professor de Arquivologia

Insta: @xandi.oliveirac