Assinale a opção que representa uma das atividades de protoc...

Gab. C

Fases do protocolo

Recebimento > Registro e Autuação > Classificação > Movimentação (Distribuição e Expedição) > Controle da tramitação.

fonte: aulas GRAN

Fases do Protocolo:

1) Recebimento;

2) Registro;

3) Autuação;

4) Classificação;

5) Expedição/Distribuição;

6) Controle/Movimentação.

PROTOCOLO

⇨ A tramitação e a atividade de protocolo são EXCLUSIVAS da fase corrente

⇨ não é responsável pelo ARQUIVAMENTO.

1) Recebimento

⇨ é efetuada a separação entre os documentos particulares (apenas recebidos, separados e encaminhados aos destinatários) e oficiais (para posterior registro)

 Em seguida, são identificadas os documentos Ostensivos;

⇨ divulgação não prejudica a administração

⇨ são de interesse do órgão

⇨ devem ser abertas

⇨ são registradas

e sigilosos

2) Registro; 

⇨ identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema

⇨ Documentos particulares e sigilosos não serão registrados no protocolo.

⇨ Anota-se procedência, espécie, código e resumo do assunto

⇨ Os elementos utilizados para o registro de documentos são metadados desses documentos.

3) Autuação; 

⇨ Incluir a um processo

⇨ atividade exclusiva do protocolo

⇨ É obrigatória a autuação do documento avulso para a formação de processo se o assunto tratado requerer análises ou pareceres.

4) Classificação; 

⇨ separa os documentos de acordo com o destinatário

⇨Muitas vezes, o protocolo conta com o que chamamos de plano de classificação

5) Expedição/Distribuição; 

⇨ consiste em enviar o documento ao seu destinatário.

No próprio órgão: distribuição. 

Envio para outro órgão: expedição.

6) Controle/Movimentação.

tramitação: É a movimentação do processo de uma unidade à outra desde a sua produção ou recepção, interna ou externa, através de sistema próprio.

DIstribuição + Redistribuição + EXpedição = Tramitação do Documento

O protocolo realiza as seguintes atividades:

1. Recebimento;
2. Registro – autuação;
3. Classificação;
4. Movimentação : expedição – distribuição;
5. Controle da tramitação/movimentação.

O protocolo não realiza:

• Eliminação;
• Avaliação;
• Empréstimo;
• Arquivamento;
• Microfilmagem;
• Digitalização;
• Desarquivamento.

GABA C

GABARITO - C

Protocolo:

No ciclo vital dos documentos, a idade corrente é aquela em que os documentos estão sendo resolvidos, são muito utilizados e, por causa disso, devem ser mantidos nos próprios setores que os utilizam ou em dependências de fácil acesso. Nesta idade, é natural que os documentos circulem entre as áreas envolvidas no assunto tratado, a fim de que sejam realizados os procedimentos necessários para a sua resolução. Essa circulação é chamada de tramitação.

Encontramos na bibliografia arquivística a seguinte definição para tramitação: “Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite”. (Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional).

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Etapas de controle realizadas pelo protocolo, que são: 1. recebimento; 2. registro; 3. autuação; 4. classificação; 5. expedição/distribuição; 6. controle/movimentação

CUIDADO:

A tramitação e, consequentemente a atividade de protocolo é EXCLUSIVA da fase corrente do ciclo de vida dos documentos. Não há que se falar em protocolo nas idades intermediária e permanente, e esta é uma questão corriqueira nas bancas de concurso. Muito cuidado então.

LETRA C).

Para que não haja dúvida, há duas atividades a serem especificadas:

-ATIVIDADES DOS ARQUIVOS CORRENTES:

Protocolo;

Expedição;

Arquivamento;

Empréstimo e Consulta; e

Destinação.

-ATIVIDADES DE PROTOCOLO:

Recebimento;

Registro e Autuação;

Classificação;

Expedição e Distribuição;

Controle e Movimentação da Tramitação.

LETRA C

Classificação!

ETAPAS DE CONTROLE REALIZADAS PELO PROTOCOLO:

1. recebimento; (controle de entrada dos documentos)

2. registro; (cadastro dos dados em sistema manual ou informatizado),

3. autuação; (abertura ou formação de processo),

4. classificação; (separação por área ou assunto),

5. expedição: (encaminhamento para destinatários externos à instituição)

6.distribuição; (encaminhamento dos documentos para as áreas da própria entidade)

7. controle/movimentação (controle da movimentação dos documentos)

Fases do Protocolo:

1) Recebimento;

2) Registro;

3) Autuação;

4) Classificação;

5) Expedição/Distribuição;

6) Controle/Movimentação.

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GAB C

SÃO ATIVIDADES DO PROTOCOLO

1. Recebimento: recebe toda a documentação que irá circular no órgão;
2. Registro: ler, identifica os dados básicos do documento e cadastra em um sistema;
3. Autuação: o documento será analisado e, na maioria das vezes, transformado em processo;
4. Classificação: separa os documentos de acordo com o destinatário;
5. Expedição/Distribuição:  Quando o destinatário é externo à instituição, a entrega é chamada de expedição. Quando o destinatário é interno, a entrega é chamada de distribuição;
6. Controle/Movimentação: cada vez que o documento tramita é feito um lançamento no sistema (ou no livro ou ficha manual, se for o caso), indicando para onde o documento foi encaminhado e por onde já passou.

FONTE: MEUS RESUMOS

OBS: VENDO MEUS RESUMOS (Whatsapp: 87996271319)

Sobre a atividade de protocolo chamada Classificação...:

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará analise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes na tabela de temporalidade da instituição.

Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que nao sejam particulares (documentos nao endereçados a instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos.

Gabarito: Letra C.

Comentário: Ponto importante da matéria e muitas vezes cobrada em provas, protocolo pode ser conceituado, em linhas gerais, como sendo um “setor” da organização que recebe, expede, classifica, registra, distribui, tramita e controla os arquivos documentais. 

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Fonte: Aulas de Alexandre Oliveira - Professor de Arquivologia

Insta: @xandi.oliveirac