Qual das atividades abaixo é considerada a chave do gerenci...

Alternativa correta: B - Classificação

O tema central desta questão é a gestão de documentos arquivísticos, com foco em identificar a atividade que melhor mantém a relação orgânica de um documento com os demais. Compreender este tema é essencial para o gerenciamento adequado dos arquivos, garantindo que os documentos sejam organizados e acessíveis de forma eficiente.

Na gestão de documentos, a classificação é um processo fundamental. Ela envolve a atribuição de códigos ou categorias aos documentos, de acordo com um plano de classificação, que reflete a estrutura e as funções da instituição produtora. Este processo é crucial porque estabelece e preserva a relação entre os documentos, permitindo que sejam localizados e utilizados adequadamente em seu contexto original.

De acordo com a Resolução nº 14 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a classificação é um passo essencial no ciclo de vida dos documentos, pois organiza documentos de forma hierárquica, facilitando tanto o arquivamento quanto a recuperação das informações.

Justificativa para a alternativa correta: A alternativa B, Classificação, é a correta porque esta atividade é a chave para manter a relação orgânica entre os documentos, conforme mencionado no enunciado. A classificação garante que os documentos sejam agrupados de acordo com suas funções e contextos, assegurando a integridade e a continuidade das informações dentro de um acervo.

Análise das alternativas incorretas:

A - Manutenção de uso: Esta atividade refere-se à conservação dos documentos em condições de serem utilizados, mas não está diretamente relacionada à organização ou à relação orgânica entre os documentos.

C - Controle de acesso: Esta atividade é importante para proteger a informação e garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar determinados documentos, mas não estabelece uma relação orgânica entre eles.

D - Arquivamento: Embora seja um passo crucial no ciclo documental, o arquivamento em si é mais relacionado ao armazenamento físico e à guarda dos documentos, não à organização em termos de conteúdo ou relação funcional.

E - Pesquisa, localização e apresentação: Estas são atividades relacionadas ao uso e recuperação de informações, mas não à organização inicial dos documentos ou à manutenção de suas relações orgânicas.

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B) Classificação.

A classificação é a atividade fundamental no gerenciamento de documentos arquivísticos, pois estabelece e mantém a relação orgânica entre os documentos dentro de um sistema. Ela organiza os documentos com base em sua função e contexto dentro da instituição ou entidade produtora, garantindo que sejam acessados e recuperados de forma eficiente.

• (A) Manutenção de uso – Refere-se à conservação e preservação dos documentos enquanto são necessários para uso contínuo, mas não estabelece a relação orgânica entre eles.
• (C) Controle de acesso – Relaciona-se à segurança e restrição de acesso aos documentos, sem relação direta com a organização e estruturação dos arquivos.
• (D) Arquivamento – É o ato de guardar os documentos, mas sem necessariamente estabelecer sua relação com outros documentos.
• (E) Pesquisa, localização e apresentação – Refere-se ao uso e recuperação da informação, mas depende da classificação para ser eficiente.

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detalhes sobre a classificação

A classificação é uma atividade essencial na gestão documental, pois organiza os documentos conforme sua função e relação orgânica dentro de uma instituição ou entidade produtora. Esse processo permite a localização rápida, a preservação da autenticidade e a racionalização do uso da informação.

• Manter a relação orgânica entre os documentos, respeitando sua proveniência e contexto de produção.
• Facilitar o acesso e a recuperação da informação, otimizando a busca por documentos.
• Assegurar a correta destinação dos documentos, apoiando a avaliação e eliminação dos que não têm valor permanente.
• Garantir a autenticidade e a integridade documental, preservando sua estrutura original.

Os documentos podem ser classificados com base em diferentes critérios, como:

1. Função administrativa – Agrupando documentos conforme as atividades desempenhadas pela instituição.
2. Assunto ou tema – Organizando documentos por temas, independentemente da entidade produtora.
3. Estrutura organizacional – Classificando conforme os setores ou departamentos que os geraram.
4. Forma documental – Separando documentos textuais, audiovisuais, digitais, entre outros.
5. Temporalidade – Considerando o tempo de guarda e o ciclo de vida do documento.

Para facilitar a aplicação da classificação, utilizam-se instrumentos normativos como:

• Plano de Classificação – Estrutura hierárquica que organiza os documentos com base nas funções e atividades da instituição.
• Código de Classificação – Numeração específica para identificar e agrupar documentos dentro do sistema de gestão documental.

A correta classificação documental é a base para uma gestão eficiente de arquivos, garantindo que a informação seja bem organizada, acessível e preservada ao longo do tempo.

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