Os arquivos devem ser organizados e bem administrados. Tais ...

Vamos analisar a questão sobre a administração de arquivos. A alternativa correta é a E: Espaço físico consistente, métodos e sistemas eficazes e apoio da administração superior.

A questão aborda a importância de uma organização eficiente dos arquivos, baseando-se em três elementos fundamentais: infra-estrutura, metodologias/sistemas e suporte administrativo. Para resolver esta questão, é necessário entender os princípios básicos da arquivologia e da gestão de arquivos.

Vamos justificar por que a alternativa E é correta e analisar as demais alternativas para compreender por que estão incorretas.

E - Espaço físico consistente, métodos e sistemas eficazes e apoio da administração superior: Esta é a alternativa correta porque aborda três pilares essenciais para a administração de arquivos:

• Espaço físico consistente: Um local adequado e bem organizado é crucial para a preservação e o fácil acesso aos documentos.
• Métodos e sistemas eficazes: Utilizar métodos arquivísticos garantem a eficiência no gerenciamento, classificação e recuperação dos documentos.
• Apoio da administração superior: Sem o suporte da alta direção, os recursos necessários (financeiros, humanos, tecnológicos) podem ser insuficientes, comprometendo a gestão dos arquivos.

A - Espaço compatível, recurso financeiro, órgão capacitado: Embora espaço e recursos financeiros sejam importantes, a expressão "órgão capacitado" é vaga. Além disso, falta a menção explícita a métodos e sistemas de gestão de arquivos.

B - Pessoal treinado, layout moderno, gestores democráticos: Ter pessoal treinado é essencial, mas um layout moderno e gestores democráticos não são elementos fundamentais no contexto específico da administração de arquivos. A questão não aborda diretamente a eficácia de métodos e sistemas.

C - Trabalho em equipe, layout moderno, gestores democráticos: Similar à alternativa B, a ênfase em trabalho em equipe e layout moderno desvia do foco específico em métodos e sistemas eficazes e no apoio administrativo crucial.

D - Métodos e sistemas avançados, acervo de qualidade, apoio instrumental: Embora métodos e sistemas sejam mencionados, "acervo de qualidade" e "apoio instrumental" são conceitos vagos e não diretamente relacionados ao contexto de administração de arquivos de uma forma abrangente como a alternativa E.

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PARECER DA BANCA

Segundo Valentini (2009), no que diz respeito a organização e administração de arquivos, existem ações fundamentais para uma boa administração de arquivos, destacando-se dentre elas:

Apoio da cúpula organizacional (administração superior): este requisito está ligado ao chamado “recurso institucional”, ou seja, tudo aquilo que pode facilitar ou dificultar a vida do profissional dentro da organização. Com o apoio das chefias, consegue-se atingir os objetivos com mais tranquilidade, superando um menor número de obstáculos. O trabalho fluirá de forma bem consistente.

Métodos e sistemas de arquivamento eficazes: para a rápida recuperação da informação.

Espaço físico consistente: evita-se o “acúmulo documental”, e, consequentemente, preserva-se os documentos armazenados nesses espaços.

Em face da argumentação apresentada, a Comissão indefere o recurso e ratifica o gabarito oficial.

Requisitos para uma boa administração de arquivos

 a) apoio da cúpula organizacional

Este requisito está ligado ao chamado “recurso institucional”, ou seja, tudo aquilo que pode facilitar ou dificultar a nossa vida dentro do organismo. Óbvio que, com o apoio das chefias, vamos conseguir atingir os nossos objetivos com mais tranqüilidade, superando um menor número de obstáculos. O trabalho fluirá de forma bem consistente.

 b) trabalho em equipe

Fundamental em qualquer área. Trabalhar em grupo é muito importante. Por exemplo: um determinado profissional é especialista em conservação e restauração de documentos; o outro, em documentos eletrônicos. Logo, poderão trocar conhecimentos, quando for necessário. 

c) pessoal treinado de forma adequada 

capacitar os recursos humanos, mantendo-os em contato com profissionais gabaritados, a fim de atingir a melhor qualidade possível nos serviços prestados nos arquivos.

 d) métodos e sistemas de arquivamento eficazes  

Para a rápida recuperação da informação.

e) espaço físico compatível com o acervo existente  

Evita-se o “acúmulo documental”, e, evita-se o “acúmulo documental”, e, consequentemente, preserva-se os documentos armazenados nesses espaços.

Fonte: ARQUIVOLOGIA. Capítulo 1. Conceitos Fundamentais

É

Todos, oxente!

Resposta: E