Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo, organização ou
firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos
futuros. A importância do arquivo para a instituição está
ligada ao aumento expressivo do volume de documentos
de que a mesma se utiliza no exercício de suas
atividades a necessidade de se estabelecerem critérios
de guarda e de eliminação de documentos, quando estes
já não são mais úteis para a organização. A adoção de
técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a
localização eficiente da informação desejada, mas
também a economia de recursos para a instituição.
O arquivo tem várias funções entendidas como principais
que têm suas finalidades, podendo-se citar dentre elas:
I.Guarda dos documentos que circulam na instituição,
utilizando para isso técnicas que permitam um
arquivamento ordenado e eficiente.II.Garantir a preservação dos documentos, utilizando
formas adequadas de acondicionamento, levando em
consideração temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos.
III.Atendimento aos pedidos de consulta e
desarquivamento de documentos pelos diversos setores
da instituição, de forma a atender rapidamente à
demanda pelas informações ali depositadas.
IV.Expedição da correspondência e criação dos modelos
para documentos.
V.Criação das normas de gestão documental da
instituição.
Marque a alternativa com a sequência de "funções
entendidas como principais".

Question

Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo, organização ou
firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos
futuros. A importância do arquivo para a instituição está
ligada ao aumento expressivo do volume de documentos
de que a mesma se utiliza no exercício de suas
atividades a necessidade de se estabelecerem critérios
de guarda e de eliminação de documentos, quando estes
 já não são mais úteis para a organização. A adoção de
técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a
localização eficiente da informação desejada, mas
também a economia de recursos para a instituição.
 O arquivo tem várias funções entendidas como principais
que têm suas finalidades, podendo-se citar dentre elas:
I.Guarda dos documentos que circulam na instituição,
utilizando para isso técnicas que permitam um
arquivamento ordenado e eficiente.II.Garantir a preservação dos documentos, utilizando
formas adequadas de acondicionamento, levando em
consideração temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos.
III.Atendimento aos pedidos de consulta e
desarquivamento de documentos pelos diversos setores
da instituição, de forma a atender rapidamente à
demanda pelas informações ali depositadas.
IV.Expedição da correspondência e criação dos modelos
para documentos.
V.Criação das normas de gestão documental da
instituição.
Marque a alternativa com a sequência de "funções
entendidas como principais". Alternativa A: Apenas, I, II e III. Ou Alternativa B: Apenas, II, IV e V. Ou Alternativa C: Apenas, I, III e V.  Ou Alternativa D: Apenas, I, II, IV e V. Ou Alternativa E: I, II, III, IV e V.

Qconcursos · Accepted Answer

Alternativa [A] Apenas, I, II e III. Alternativa correta: A - Apenas, I, II e III.

Vamos entender melhor o porquê da alternativa correta ser a opção A e analisar as funções do arquivo que são principais e suas respectivas finalidades.

Primeiramente, é necessário compreender que um arquivo é essencial para qualquer instituição, seja ela governamental, empresarial ou outra, pois armazena documentos produzidos e recebidos que são essenciais para as atividades diárias e futuras. A boa gestão documental é fundamental para a eficiência administrativa.

Agora, vamos analisar cada item da questão:

I. Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente.
Esta função é essencial! Um arquivo precisa manter os documentos de forma ordenada e eficiente para que possam ser localizados rapidamente quando necessário. Isso garante a organização e a efetividade na gestão das informações. Portanto, está correta.

II. Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos.
A preservação dos documentos é uma das principais funções do arquivo. É necessário adotar medidas que evitem danos aos documentos, como controle de temperatura e umidade. Isso assegura a longevidade e a integridade dos registros. Portanto, está correta.

III. Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas.
Outra função crucial do arquivo é o atendimento às solicitações de consulta e desarquivamento de documentos. É importante que o arquivo atenda de forma ágil à demanda por informações, colaborando para a eficiência e fluidez dos processos internos. Portanto, está correta.

IV. Expedição da correspondência e criação dos modelos para documentos.
A expedição de correspondência e a criação de modelos para documentos não são funções principais do arquivo. Essas tarefas geralmente são responsabilidades de outros setores dentro da instituição, como o setor de correspondência ou comunicação. Portanto, este item não está correto.

V. Criação das normas de gestão documental da instituição.
Embora seja importante, a criação de normas de gestão documental é geralmente uma responsabilidade de um setor específico de gestão documental ou de políticas organizacionais, e não uma função principal da operação diária do arquivo. Portanto, este item não está correto.

Para recapitular:

I, II e III são funções principais do arquivo.
  IV e V não são consideradas funções principais do arquivo dentro do contexto apresentado.

Portanto, a alternativa correta é A - Apenas, I, II e III.

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