Considerando as políticas públicas de arquivo, a legislação ...

A alternativa correta é a letra C:

No âmbito organizacional, quando um sistema informatizado de gestão arquivística é descontinuado ou extinto, não se deve mais realizar a inclusão de novos documentos, porém aqueles já inseridos poderão ser transferidos para outro sistema ou mesmo removidos, desde que de acordo com as diretrizes de destinação.

Vamos entender o porquê dessa resposta:

O enunciado trata de políticas públicas de arquivo, legislação arquivística e normas nacionais e internacionais de arquivo. Saber como proceder quando um sistema informatizado de gestão arquivística é descontinuado é crucial nesses contextos.

Primeiramente, é importante compreender que os sistemas informatizados de gestão arquivística (SIGA) são ferramentas essenciais para a organização, controle e acesso aos documentos arquivísticos. Eles garantem que os documentos sejam gerenciados de maneira eficiente durante todo o seu ciclo de vida, desde a criação até a destinação final.

Quando um SIGA é descontinuado ou extinto, existe uma série de procedimentos a serem seguidos para garantir a continuidade da gestão documental. De acordo com as normas arquivísticas, é essencial que novos documentos não sejam mais incluídos no sistema descontinuado, pois isso poderia gerar inconsistências e perda de dados.

No entanto, os documentos que já foram inseridos no sistema devem ser transferidos para outro sistema ativo ou removidos conforme as diretrizes de destinação. Essas diretrizes podem incluir a transferência para um arquivo permanente, a eliminação ou outras formas de destinação final, sempre respeitando as normas legais e regulatórias.

Portanto, a alternativa correta (C) reflete precisamente essas práticas e diretrizes, assegurando que a gestão documental continue de maneira adequada, mesmo com a descontinuidade do sistema original.

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TIRADO DO E-ARQ 2011:

Suspensão ou extinção do SIGAD

Quando um SIGAD é suspenso ou extinto, deve ficar acessível para consulta, e novos documentos não devem ser incluídos. Quanto aos documentos já inseridos, eles poderão ser removidos de acordo com as diretrizes de destinação ou transferidos para outros sistemas. 

O processo de suspensão ou extinção de SIGAD deve ser documentado, inclusive os planos de conversão ou mapeamento dos dados, pois essas informações detalhadas serão necessárias à verificação de autenticidade e manutenção da acessibilidade dos documentos inseridos no sistema suspenso ou extinto

Correto. Quando um sistema informatizado de gestão arquivística é descontinuado, a inclusão de novos documentos geralmente é interrompida. No entanto, a transferência ou remoção de documentos existentes deve seguir as diretrizes de destinação, garantindo conformidade com as políticas de arquivamento e preservação da informação.