Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, ...

A alternativa correta é: E - errado

Vamos entender melhor o porquê.

A questão aborda um dos princípios fundamentais da Gestão de Documentos, que é a organização dos documentos de forma lógica e racional, o que permite o acesso rápido e eficiente.

Para resolver essa questão, é necessário compreender os métodos de arquivamento, em especial o arquivamento por assunto. Esse método organiza os documentos com base nos temas ou tópicos que eles abordam.

Os itens citados na questão (acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias) são categorias muito amplas e abrangentes. No método de arquivamento por assunto, os documentos são classificados de acordo com o conteúdo específico sobre o qual tratam, e não apenas por tipos ou categorias gerais.

Por exemplo, sob a categoria "correspondências", teríamos diferentes assuntos abordados em cada carta ou e-mail, e estes seriam mais bem organizados se classificados por tópicos específicos, como "correspondência financeira", "correspondência jurídica" ou "correspondência de RH".

Assim, a utilização de termos genéricos como "acordos" ou "relatórios" se alinha mais com o método de arquivamento por tipo de documento, que agrupa os documentos conforme seu formato ou função, e não necessariamente pelo assunto que abordam.

Portanto, a alternativa deve ser marcada como errada porque os exemplos fornecidos na questão são características do método de arquivamento por tipo de documento e não por assunto.

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os itens citados na questão são especies de documentos, não sendo assim, assuntos.

Assunto é o conteúdo abordado por um documento, que é de determinada espécie (ata, relatório, pauta, etc.).

Ex.:

Relatórios de Alunos Matriculados (Assunto: Educação Básica, Matrículas)

Segue abaixo o mesmo exemplo aplicado com o método de arquivamento por assunto:

EDUCAÇÃO BÁSICA

Matrículas

   Relatório de Alunos Matriculados por Turma

   Relatório de Alunos Matriculados por Idade

Metodo Ideográfico (por assunto) - é aquele  que considera o assunto na ordenção. 

Se divide em alfabético (Enciclopédico e dicionário) e númerico (Duplex, Decimal e Unitermo).

Classificaçao por espécies documentais  - classificação dos documentos segundo o espécie do documento ( ata, contrato, correspondência, processo)

Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos de classificação de documentos quanto a espécie ( conteúdo )

DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS

SUPORTE
“Material sobre o qual as informações
são registradas”
- Acetato; Papel; Fita Magnética;
Disco Óptico

FORMA
“Estágio de preparação e de
transmissão de documentos”
- Original; Cópia;
Rascunho/Minuta

FORMATO
“Configuração física de um suporte, de
acordo com a natureza e o modo como
foi confeccionado”
- Cartaz; Livro; Planta; Folhas
avulsas

GÊNERO
“Configuração que assume o
documento de acordo com o sistema
de signos utilizado na comunicação de
seu conteúdo”
- Audiovisual; Sonoro;
Iconográfico; Textual;
Cartográfico; Informático;
Micrográfico

ESPÉCIE
“Configuração que assume um
documento de acordo com a disposição
e a natureza das informações nele
contidas”
- Boletim; Certidão; Declaração;
Relatório

TIPO
“Configuração que assume uma
espécie documental, de acordo com a
atividade que a gerou”
- Boletim de Ocorrência
- Certidão de Nascimento


RESUMO DE ARQUIVOLOGIA – PROFESSOR LINO MADUREIRA