Assinale a alternativa que apresenta o conceito correto sobr...

Alternativa correta: B - Não há necessidade de serem conservados próximos aos setores em que foram produzidos, de forma que aguardam a sua destinação final.

A gestão de documentos em uma organização pode ser dividida em três fases principais: documentos correntes, intermediários e permanentes. Os documentos intermediários são aqueles que, embora não sejam mais de uso diário pelos setores que os produziram ou que não necessitam estar imediatamente disponíveis, ainda possuem valor legal ou administrativo e podem ser solicitados eventualmente. Eles não estão em uso ativo, mas ainda não é o momento de serem descartados ou arquivados permanentemente. Essa categoria serve como uma espécie de estágio intermediário antes de decidir se um documento deve ser preservado permanentemente ou eliminado.

Justificativa:

A alternativa B está correta porque captura essencialmente a natureza dos arquivos intermediários. Esses documentos "não há necessidade de serem conservados próximos aos setores em que foram produzidos", indicando que eles não são mais necessários para as operações diárias da organização e, portanto, podem ser movidos para um local de armazenamento menos acessível, mas ainda sob custódia e controle da organização. A expressão "de forma que aguardam a sua destinação final" refere-se ao fato de que esses documentos ainda precisam de uma decisão sobre sua preservação permanente ou eliminação, conforme determinado pelas políticas de retenção de documentos e legislação aplicável.

Essa compreensão é fundamental para a gestão eficaz da informação, pois garante que os documentos importantes sejam mantidos e organizados de maneira a facilitar o acesso quando necessário, ao mesmo tempo em que otimiza o uso do espaço e dos recursos. Além disso, auxilia no cumprimento de requisitos legais e de compliance, protegendo a organização e assegurando a preservação da memória institucional, quando aplicável.

A "Teoria das Três Idades" é baseada no ciclo vital dos documentos, segundo o qual, os mesmos passam por três fases: corrente, intermediária e permanente.

Arquivo corrente (Primeira idade): "Conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados”. Essa idade corresponde a produção do documento, sua tramitação, a finalização do seu objetivo e a sua guarda.

Arquivo Intermediário (Segunda idade): “Conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final” (D.T.A. 1996, p. 7). Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de precaução.

Arquivo permanente (Terceira idade): “Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor”. Constitui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas instituições administrativas públicas ou privadas .