No contexto da gestão de documentos no setor público, qual ...

No contexto da gestão de documentos no setor público, a principal finalidade de um plano de classificação documental é a opção D - Classificar e agrupar documentos com base em suas funções e atividades.

A gestão de documentos é um componente essencial para a eficiência administrativa e para o cumprimento de exigências legais nas instituições públicas. O plano de classificação documental é uma ferramenta que organiza os documentos de acordo com suas funções e atividades, facilitando o acesso, o armazenamento e o descarte correto.

Agora, vamos analisar cada alternativa:

Alternativa D: Esta é a alternativa correta. O plano de classificação é responsável por classificar e agrupar documentos com base nas atividades que eles registram e nas funções da organização. Esse agrupamento lógico permite identificar e acessar documentos de forma eficiente e é fundamental para garantir que os documentos sejam geridos corretamente durante todo o seu ciclo de vida.

Alternativa A: Determinar os prazos de validade dos documentos não é a função principal de um plano de classificação. Essa tarefa é geralmente associada à tabela de temporalidade, que define os prazos de guarda e o destino dos documentos.

Alternativa B: Organizar documentos por ordem cronológica de produção não é o objetivo de um plano de classificação. A ordem cronológica pode ser um critério de organização dentro de uma mesma classe de documentos, mas o plano de classificação focaliza as funções e atividades associadas aos documentos.

Alternativa C: Garantir o descarte imediato de documentos desnecessários não faz parte da função de um plano de classificação. O descarte é orientado por uma tabela de temporalidade, que define quando e como os documentos podem ser eliminados.

Para estudar mais sobre este tema, recomenda-se consultar a Resolução nº 14 do Conarq, que fornece diretrizes sobre a classificação e temporalidade de documentos públicos e privados de interesse público.

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O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.

GAB: D

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e atividade(classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação.