Quanto ao arquivamento de documentos em uma empresa, há inú...

A alternativa E é a correta.

O arquivamento de documentos em uma empresa é um processo essencial para a gestão eficiente da informação. Ele envolve práticas que garantem a organização, preservação e acesso adequado aos documentos, tanto físicos quanto digitais.

Vamos analisar cada alternativa para entender por que a opção E é a correta:

A - Guardar todos os documentos em uma única pasta, sem categorizar, com o intuito de facilitar o acesso a esses documentos.

Essa prática é inadequada, pois a falta de categorização dificulta a localização e o acesso rápido às informações necessárias. A organização dos documentos em categorias ou classificações específicas é fundamental para otimizar o tempo e a eficiência na busca por documentos.

B - Autorizar que os funcionários arquivem a documentação da empresa em qualquer formato pessoal, não havendo a necessidade de seguir as diretrizes determinadas pela organização.

Permitir que cada funcionário utilize um formato pessoal para arquivar documentos compromete a padronização e a consistência do sistema de arquivamento. Diretrizes claras e uniformes são essenciais para garantir a integridade e acessibilidade dos documentos ao longo do tempo.

C - Armazenar documentação velha em local úmido e baldio, para maximização de espaço físico.

Essa prática é inadequada, pois locais úmidos e inadequados podem danificar documentos importantes. É crucial preservar documentos em ambientes controlados para garantir sua longevidade e conservação.

D - Eliminar documentação sempre que não forem mais úteis, não dependendo do nível de importância legal e administrativa.

A eliminação de documentos deve ser baseada em critérios claros, considerando seu valor legal, administrativo e histórico. Descartar documentos sem essa análise pode resultar na perda de informações importantes e necessárias futuramente.

E - Utilizar exclusivamente um sistema de arquivamento digital permitindo uma busca via palavras-chave, elevando a eficiência e eficácia de uma organização.

Esta alternativa é a correta porque a digitalização e o uso de sistemas de arquivamento digital facilitam a busca, recuperação e gerenciamento dos documentos de forma eficiente. A busca via palavras-chave aumenta a acessibilidade e produtividade, permitindo uma gestão documental moderna e eficaz.

Adotar um sistema digital não só facilita o acesso e a segurança dos documentos, mas também promove uma organização mais sustentável ao reduzir a necessidade de espaço físico.

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QUESTÃO MAL ELABORADA!

Utilizar exclusivamente um sistema de arquivamento digital permitindo uma busca via palavras-chave, elevando a eficiência e eficácia de uma organização

Não precisa ser apenas um sistema de arquivamento digital, pode ser um não digital.

E esse exclusivamente em?!

A pior questão de arquivologia dos últimos concursos.

PQP, mal pago esse(a) examinador.