Um sistema de informação visa fornecer acesso a informações,...
empresa como os recursos humanos, materiais ou financeiros,
sem os quais ela não conseguiria viver. Como qualquer outro
recurso, a informação deve ser gerida eficazmente, o que
necessita, como corolário, de um reconhecimento oficial da
empresa. Para desempenharem as suas respectivas funções, todos
os membros do organismo têm necessidade de informação que
pode ser orgânica, isto é, elaborada, enviada ou recebida no
âmbito da sua missão, ou não orgânica, isto é, produzida fora do
âmbito desta.
J. Rousseau e C. Couture. Os fundamentos da disciplina
arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998, p. 63-4 (com adaptações).
A partir do texto acima e considerando os conceitos fundamentais
da arquivologia, noções de gestão de informações e documentos
e a legislação arquivística brasileira, julgue os itens de 01 a 07.
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Gabarito comentado
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Vamos explorar a questão e entender o motivo pelo qual a alternativa correta é a letra C - certo.
A questão aborda a importância da informação nas organizações, comparando-a a outros recursos essenciais, como os recursos humanos, materiais e financeiros. O texto destaca a necessidade de uma gestão eficaz da informação, que deve ser reconhecida oficialmente pela organização.
Para resolver essa questão, é crucial entender dois conceitos fundamentais: Sistema de Informação e Sistema de Gerenciamento Arquivístico.
- Sistema de Informação: é um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações para apoiar a tomada de decisão e o controle dentro de uma organização. Ele fornece acesso a informações, sejam elas orgânicas (produzidas dentro da organização) ou não orgânicas (produzidas fora da organização).
- Sistema de Gerenciamento Arquivístico: foca no controle, organização e recuperação de documentos, que podem ser tanto físicos quanto digitais. Seu principal objetivo é garantir que os documentos sejam acessíveis, autênticos e preservados ao longo do tempo.
Ambos os sistemas são vitais para a tomada de decisões administrativas, mas cada um desempenha um papel distinto:
- O Sistema de Informação é mais amplo e envolve o gerenciamento de dados e informações que suportam diversas funções organizacionais.
- O Sistema de Gerenciamento Arquivístico é mais específico, focando na gestão de documentos e garantindo que eles estejam disponíveis e preservados de maneira adequada.
A alternativa C está correta porque reconhece essa diferença e a complementaridade entre os sistemas: ambos fornecem insumos valiosos para a tomada de decisões, mas o fazem de maneiras distintas e com focos específicos diferentes.
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São visões distintas de administração de dados, como as diferenças entre biblioteca e arquivo. A primeira é um órgão colecionador, com o objetivo de instruir e educar, com fins culturais, e como público estudantes, pesquisadores e outros, já o arquivo possui fins funcionais, é um órgão receptor, com o bjetivo de provar e testemunhar acontecimentos anteriores, e como público os administradores e pesquisadores espec´ficos.
"Sistema de gerenciamento arquivístico de documento
Conjunto de procedimento e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia em produção, tramitação, uso, avaliação e destinação de documentos arquivisticos correntes e intermediários de uma organização.
Sistema de informação
Conjunto de políticas, procedimentos e pessoas que armazenam, processam e dão acesso à informação."
(Rondinelle, 2002)
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