Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p....

Atividade destinada a orientar o usuário quanto aos documentos relativos ao tema de seu interesse e às condições de acesso e reprodução.

Limitação do acesso em virtude do estado de conservação, do estágio de organização ou da natureza do conteúdo.

Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.

Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira fração lógica do fundo, em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidade(s) administrativa(s) com competências específicas.