A gestão documental é uma atividade de grande importância pa...

A alternativa correta nesta questão é a alternativa C, que está incorreta.

A gestão documental é uma atividade crucial nas organizações, pois envolve o controle de documentos desde a sua produção até a sua destinação final, que pode ser a guarda permanente ou a eliminação. Esta questão aborda a gestão documental no contexto de um instituto educacional, destacando a importância do papel do Auxiliar em Administração.

Vamos analisar cada alternativa:

A) Uma das principais finalidades do arquivo é, de fato, servir de apoio à gestão e auxiliar nas atividades rotineiras. O arquivo fornece informações necessárias de modo eficiente e rápido, sendo um suporte valioso para o funcionamento da instituição. Portanto, esta alternativa está correta.

B) Os arquivos têm a função de tornar disponíveis as informações contidas nos documentos sob sua guarda. Isso é essencial para a transparência e para a continuidade das operações institucionais. Assim, esta alternativa também está correta.

C) A afirmação de que o Auxiliar em Administração não pode atuar com documentos considerados correntes é incorreta. Documentos correntes são aqueles que são utilizados frequentemente para a execução das atividades administrativas. Portanto, é natural e esperado que o Auxiliar em Administração lida com esses documentos, garantindo sua organização e disponibilidade.

D) Um arquivo central ou geral pode perfeitamente receber documentos correntes de diferentes órgãos, centralizando as atividades de arquivamento. Isso é uma prática comum para melhorar a eficiência e a organização documental. Assim, esta alternativa está correta.

E) A gestão de documentos tem, entre seus objetivos, a racionalização e a eficiência dos arquivos. Isso envolve a eliminação de redundâncias, a melhoria do acesso à informação e a redução de custos. Portanto, esta alternativa está correta.

Espero que esta explicação tenha sido esclarecedora. A gestão documental é uma área fundamental na Arquivologia e entender seu papel é essencial para qualquer profissional que atue na administração de documentos.
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