Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operaç...

A alternativa E é a correta.

Gestão de Documentos é um conjunto de práticas que visa organizar, avaliar e destinar documentos de forma eficiente ao longo de seu ciclo de vida. Isso inclui as fases de arquivos correntes e intermediários, com o objetivo final de eliminar documentos ou transferi-los para guarda permanente. Esse processo é essencial para a eficiência administrativa e para a preservação da memória institucional.

A alternativa E descreve corretamente a tabela de temporalidade, que é um documento formal aprovado por uma autoridade competente. Ela determina os prazos e condições de guarda de documentos, orientando sua transferência, recolhimento ou eliminação, conforme o valor atribuído a cada um. Esta tabela é crucial para o gerenciamento eficaz de documentos em qualquer organização.

Vamos analisar por que as outras alternativas estão incorretas:

A - As fases mencionadas na alternativa (recebimento, manutenção e destinação final) descrevem algumas atividades dentro da gestão documental, mas não são fases do ciclo de vida dos documentos como um todo. A correta seria produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, de acordo com a Lei de Arquivos.

B - A tramitação, diferentemente do que é mencionado, não é o processo de análise que define prazos e destino. Tramitação refere-se ao movimento dos documentos dentro da organização enquanto são utilizados, e não à avaliação de seu valor ou prazos de guarda.

C - A afirmação de que documentos de guarda temporária não possuem valor administrativo, legal ou fiscal é incorreta. Esses documentos podem, sim, ter valores importantes, mas transitórios, e são mantidos apenas pelo período necessário para atender a esses valores.

D - Esta alternativa sugere que os prazos de guarda não estão vinculados à determinação do valor dos documentos, o que é uma afirmação equivocada. Os prazos de guarda são definidos com base no valor administrativo, legal, fiscal e histórico dos documentos.

Entender a gestão de documentos é fundamental para manter a organização e eficiência em organizações públicas e privadas. A precisão no uso de tabelas de temporalidade garante que os documentos sejam preservados ou eliminados no tempo adequado, com base em sua importância e utilidade.

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a) As fases da gestão de documentos são produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos. Alguma bancas consideram de forma reduzida, ou seja, produção, utilização e destinação final. De toda forma, o item está errado porque manutenção não faz parte da gestão de documentos.

b)A tramitação seria a movimentação que o documento faz dentro ou fora da instituição.

c) Os documentos de guarda temporária possuem valor administrativo, fiscal ou legal. A questão afirma o contrário, o que está incorreto.

d) Os prazos de guarda possuem íntima relação com o valor do documento. Um documento só possui um prazo de guarda definido pela tabela de temporalidade porque em um momento anterior esse prazo foi definido na etapa de avaliação. Além do mais, os prazos são para as idades correntes e intermediárias, e não permanentes, como afirma a questão. A fase permanente é uma destinação final, assim como a eliminação.

e) Esse é exatamente o conceito da tabela de temporalidade. Pra acrescentar, a tabela é elaborada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) através da atividade de avaliação de documentos. Resposta: certa

Gabarito da Banca: E, Fonte Direção Concurso

GABARITO: LETRA E

Nos termos do dicionário brasileiro de terminologia arquivística:

Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

GABARITO: LETRA E

A tabela de temporalidade é o instrumento resultante da avaliação dos documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e intermediária, bem como sua destinação final. É o mapa do arquivista, o qual orientará o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita pela instituição e que chegam ao arquivo.

FONTE: Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

Quanto à letra C

De acordo com o prazo de guarda, os documentos têm as seguintes características:

Guarda temporária: possuem valor administrativo, retido por um tempo específico.

·        Documentos cujo textos encontram-se reproduzidos ou recapitulados em outros documentos;

·        Documentos que apresentam informações repetidas;

·        Documentos cópias ou duplicatas de originais destinados a guarda permanente;

·        Documentos originais que tenham interesse administrativo apenas por determinado período.

Guarda eventual: Não possuem valor administrativo, legal ou fiscal para o órgão.

·        Material de divulgação de terceiros;

·        Convites;

·        Correspondências recebidas que não se relacionam com o desempenho de nenhuma atividade do órgão

Guarda permanente: Considerados de suma importância, possuem valores probatório e informativo.

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo estabelece os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelo orgão/empresa no âmbito de suas funções e atividades. É o instrumento utilizado para avaliar todo e qualquer documento de arquivo já classificado.

Entende-se por “documento classificado” o documento que passou por uma sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e à atividade responsável por sua produção ou acumulação. 

Por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, é possível, entre outras análises, saber quanto tempo o documento deve permanecer em sua unidade administrativa ao cessar seu trâmite, quanto tempo este ficará no arquivo intermediário aguardando prazo precaucional e/ou prescricional, e se ele será eliminado ou guardado permanentemente.

FONTE: SENADO FEDERAL.